Näin etäjohdan poikkeusoloissa

Pandemia ja sen aiheuttama poikkeustila on vienyt meidät kaikki etäjohtamisen, -työskentelyn ja -asioinnin laboratorioon. Avain uuteen johtamisen arkeen on uudistettu ketterä päivittäisjohtaminen. Tässä ovat omat käytännön kokemukseni siitä.

Päivittäisjohtamisen uudessa mallissa olennaista on vuorovaikutteinen viestintä, josta välittyy välittäminen. Miten johtajana kohtaan etäällä olevat henkilöt päivittäin ihmisinä? Miten pidän heidän jaksamisestaan huolta? Kuinka pidän huolta arjen työrutiineista ja tuen ihmisiä pysymään arjessa kiinni, kun heitä mietityttävät myös henkilökohtaiset huolet? Miten samalla varmistan, että organisaationi hoitaa sille kuuluvat välttämättömät asiat laadukkaasti?

Näin johdan ihmisiä etänä

Olen huomannut, että Ihmisten jaksamisesta huolehtiminen ja organisaation yhteenkuuluvuuden tunteen ylläpitäminen pitää muuttaa nyt digitaaliseksi. Työn tauotukset ja yhteiset epäviralliset aamu- ja päiväkahvit antavat äänen etänä työtä tekeville.

Aamun epäviralliset kohtaamiset ja huomenet työpaikan käytävillä ovat vaihtuneet säännöllisiin etäkahveihin videoyhteyden äärellä. Samalla hoituvat päivän tärkeät ajankohtaiset asiat, työtä edistävien monimutkaisempien ongelmien käsittely sekä kriittisen markkina- ja asiakastiedon kerääminen ja jakaminen.

Kasvotusten kohtaaminen on edelleen ihan yhtä tärkeää. Siksi etätyökulttuurissa kannattaa ottaa käytännöksi videoyhteyden auki pitäminen, kasvojen ilmeiden ja hymyjen näkeminen. Silloin olemme toisillemme paremmin läsnä. Olen myös lähtenyt hakemaan uudenlaista etäkokoustamisen tapaa: Jos asia hoituu ilman jaettavia materiaaleja, kalenteroidaan kokous suoraan kävelykokoukseksi. Vuorovaikutuksen välineenä ovat tällöin kuunteleminen ja puhuminen.

Tauoilla on tärkeä merkitys

Olen huomannut, että entistäkin tärkeämpää on jättää etäkokousten väliin taukoja. Mitä jos pidämmekin kokoukset perinteisen tunnin sijaan 50 minuutin mittaisina? Lyhennetty malli antaa mahdollisuuden valmistautua seuraavaan tai pitää huolta pienestä taukojumpasta ja fyysisestä kunnosta.

Vinkkinä ja kiitoksena lapseni ranskan opettajalle, joka toi etäkoulun mukana käytännön, jossa oppituntiin kuuluu varsinaisen asian jälkeen kiva osio: vuorovaikutteinen sisältö, jossa tehtävänä voi olla muutaman minuutin tanssi ja energian keräys seuraavaan koitokseen. Onhan meillä työpaikoillakin kokousten alussa ja lopussa hetki small talkille. Työn perinteisten rytmien toisto säännöllisillä tavoilla ja samalla uusien tapojen synnyttäminen ovat muuttuneet vakiintuneeksi toimintamalliksi.

Fyysinen jaksaminen on tärkeää

Fyysisestä jaksamisesta huolehtiminen on noussut tärkeäksi osaksi hajautettua työtä. Liikkuminen työpäivän aikana jää helposti vähäisemmäksi kuin perinteisessä toimistoympäristössä. Jo pelkkä siirtyminen neukkarista toiseen on ollut pieni fyysinen ja henkinen irtiotto asiantilasta toiseen siirtymisessä.
Siksi oma työpäivä kannattaa aloittaa kuten ennen poikkeavaa tilannetta. Itse käytän työmatkaan kuluneen ajan ulkoiluun, joka johdattaa työpäivään sisään ja siitä ulos. Etäneuvottelujen väliin kannattaa aikatauluttaa säännöllisiä venyttelyn ja jaloittelun tuokioita.

Myös asiakkaat tarvitsevat uudenlaista tukea

Arjen muuttuessa jatkuvasti ympärillä myös asiakkaat tarvitsevat uudenlaista tukea ja kohtaamisia. Oman liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaminen herättää huolta ja edellyttää keskustelua kumppaneiden kanssa. Itse yritän poistaa huolia osoittamalla välittämistä ja toimimalla organisaationa proaktiivisesti asiakkaidemme suuntaan. Kivijalka on muuttunut online-kivijalaksi.

Voimme olla läsnä ja tukea asiakkaiden varautumista poikkeustilaan puheluilla ja videokokouksilla. Lisäksi voimme näkyä verkkopalvelussa automaattisten chatbottien sijaan henkilökohtaisilla kasvoilla kuten perinteisessäkin kivijalassa. Samalla voimme vastata asiakaskohtaiseen kysymykseen juuri oikealla tavalla inhimillinen näkökulma huomioiden. Voimme myös nähdä perinteisten tapahtumien sijaan “livenä” online-tapahtumissa kuten webinaareissa ja sosiaalisen median kanavissa.

Osaamisen kehittäminen ei ole tarpeena poistunut poikkeustilankaan aikana. Koulutukset tehdään virtuaalisesti, lähituki etänä ja suorat webinaarit tallennetaan myöhempää käyttöä varten. Samalla nousevat esille uudet tavat kiteyttää asia, esimerkiksi lyhytvideoiden avulla.

Liiketoiminnan johtamiseen lisää aikaa

Vaikka poikkeustilassa reagoidaan nopeasti, johdon pitää katsoa samalla pidemmälle niin kolmen kuukauden kuin kolmen vuoden päähän. Oman liiketoiminnan taloudellisten vaikutusten ymmärtäminen perustuu vaihtoehtoisten mallien puntarointiin.

Pitkän tähtäimen suunnittelu kattaa makrotason näkymän sovittamisen omaan liiketoimintaan vaikutusten arvioimiseksi. Nyt perinteinen liiketoiminnan kuukausittain päivittyvä tuloskorttimittaristo on saanut rinnalleen poikkeusajan mittariston: miten uusi päivittäin muuttuva tilanne ja sen ajurit vaikuttavat omaan ja asiakkaiden liiketoimintaan? Nyt pitää yrittää ymmärtää, miten tämä kaikki vaikuttaa omaan liiketoimintaan pitemmällä tähtäimellä. Pidemmän tähtäimen johtamiselle pitää kaiken kiireen keskellä varata aikaa.

Viestinnältä vaaditaan aiempaakin enemmän

Myös viestintä nousee erittäin kriittiseksi. Miten jaamme yhteistä tilannekuvaa ja poikkeustilanteen vaikutuksia organisaatiossa eri tasoilla? Useaan kertaan viikossa tapahtuvat vuorovaikutteiset tiedotustilaisuudet eri kohderyhmille onnistuvat virtuaalisesti. Niissä on myös mahdollisuus antaa kaikille ääni ja kaikille kokemus tulla kuulluksi. Yhteinen tilannekuva kehittyy, kun varmistamme useat näkemykset huomioiduksi päätöksenteon ympärillä.

Itse olen joutunut jo pohtimaan, miten palaamme uuteen normaaliin tämän muutoksen jälkeen. Viimeiset päivät ovat korostaneet johtamisessa henkilöiden välistä vuorovaikutteisuutta ja tuoneet mukanaan oivia arjen esimerkkejä: kaipuumme vuorovaikuttaa toistemme kanssa on sisäistä. Se synnyttää yhteenkuuluvuuden tunteen.

Elisa auttaa etäjohtamisen ja -työn tavoissa

Nopea muutos etäjohtamisen ja -työskentelyn tapaan on varmasti helpompaa Elisan kaltaisessa organisaatiossa, jossa etätyön käytännöt ovat ennestään tuttuja. Haasteelliseksi muutos nousee organisaatioissa, jotka ovat täysin uuden äärellä ja joissa etätyöskentely ei ole ollut rutiinia. Miten pystymme auttamaan tällaisia organisaatioita poikkeustilan aikana?

Poikkeustila haastaa meidät teknologiayhtiöt jakamaan tukea ja oppeja etäjohtamisesta ja etätyöskentelystä. Lisäksi meidän tulee rakentaa tukikanavia ja palvelumuotoilla palveluitamme sekä arjen etätyövälineitä uuteen malliin. Ihmiset ovat nyt kotona töissä, yksin valtavan henkisen paineen alla töitään tehden, läheisistään huolehtien ja samalla taistellen etätyövälineiden käytön kanssa.

Olemme koonneet omia oppejamme etätyöstä, etätyövälineiden käytöstä ja käytön tuesta verkkosivuillemme ja autamme niiden käyttöönotossa tarpeen mukaan. Vinkkejä ja tietoa löydät löydät yrityksille.elisa.fi/ideat-kanavalta. Tuotamme sinne sisältöä aktiivisesti ja olemme käytettävissä tukeaksemme uutta normaalia niin arjen muotoilussa kuin työskentelyn sujuvuuden varmistamisessa.

Olemme muutostilanteessa, jossa yhdessä rakennetaan digitalisaation avulla kestävää tulevaisuutta henkilöstöstä, asiakkaista, turvallisuudesta ja yhteiskunnallisesti toisistamme välittäen. Teemme sitä näin sosiaalisen välimatkan aikakaudella virtuaalisia kanavia voimakkaasti hyödyntäen. Johtamisemme on puntarissa ja vaikuttaa merkittävästi siihen, millaisen arjen kohtaamme akuutin muutostilanteen jälkeen.

On vaikea ennustaa, mikä kaikki jää pysyväksi, mutta siitä olen varma, että poikkeustilan elävä laboratorio muuttaa tapojamme, palveluitamme ja asenteitamme pysyvästi. Organisaatiot, jotka rakentavat päivittäisjohtamisen avulla jatkuvaa uutta ymmärrystä, ovat voittajia. Uusi normaali on syntymässä.

 

Blogin kirjoittaja Anna-Mari Ylihurula työskentelee Elisan Yritysasiakasliiketoiminnassa johtajana. Anna-Marilla on kymmenien vuosien kokemus liiketoiminnan johtamisesta, ratkaisujen sekä prosessien rakentamisesta asiakaslähtöiseksi niin perinteisessä kuin digitaalisessa maailmassa useilla eri toimialoilla.

Kirjoittanut

Blogin kirjoittaja Anna-Mari Ylihurula työskentelee Elisan Yritysasiakasliiketoiminnassa johtajana. Anna-Marilla on kymmenien vuosien kokemus liiketoiminnan johtamisesta, ratkaisujen sekä prosessien rakentamisesta asiakaslähtöiseksi niin perinteisessä kuin digitaalisessa maailmassa useilla eri toimialoilla.