Etätyö vaatii johtajalta aikaa, empatiaa ja selkeyttä

Etätöissä johtajan on nähtävä entistä enemmän vaivaa huomatakseen, miten yrityksessä jaksetaan, Jabran Tero Tolonen sanoo.

Kuva: Jabran mediapankki

Kun koronakartat alkoivat hohtaa keväällä punaisena, siirryttiin Jabralla monen muun yrityksen tavoin etätöihin. Tilannetta helpotti ennestään vahva etätyökulttuuri.

”Olimme jo ennen korinavirusta huomanneet, että matkustaminen vähenee ja etätyöt lisääntyvät. Kun koronapandemia alkoi, työntekijöidemme piti lähinnä napata tarvikkeet mukaansa ja pystyttää toimisto kotiin”, Jabran tuotteista sekä kuluttajaliiketoiminnasta vastaava johtaja Tero Tolonen kertoo.

Kööpenhaminassa pääkonttoriaan pitävä Jabra on noussut etätyötä tukevien tuotteiden parissa käsitteeksi – kutsutaanhan konferenssikaiuttimia merkistä riippumatta yleisesti jabroiksi. Vaikka tekniikka ja työkulttuuri olivat valmiina, on myös Jabralla huomattu koronavuoden aikana tuttuja haasteita.

”Kun ihmiset eivät näe toisiaan, spontaanit kohtaamiset lounaalla tai kahviautomaatila sekä niistä syntyvät ideat jäävät pois. On haaste, miten etätyössä luodaan ja mahdollistetaan ajattelun ja ajatusten ilmaisun vapaus.”

Arvokasta aikaa saa vain karsimalla

Tolonen työskentelee Suomessa ja kommunikoi päivittäin verkon yli tiiminvetäjien sekä johtoryhmän jäsenten kanssa eri maihin. Hän on huomannut kahden asian olevan ylitse muiden: aikatauluttaminen ja ihmisten kohtaaminen luovat pohjan toimivalle etäjohtamiselle.

”Kun ihmisiä tavataan kasvotusten, voi sanattomasti aistia, jos jokin asia painaa toisen mieltä. Tehokkaissa digikohtaamisissa se on vaikeaa.”

Tolonen pyrkii varaamaan riittävästi ylimääräistä aikaa yhteydenpitoon tiimien kanssa. Koska työn sisällön ulkopuoliset stressitekijät eivät nouse vahingossa esiin, on johtajan tehtävä keksiä keinot asioiden käsittelyyn ja työhyvinvoinnin ylläpitoon myös etänä.

”Tapanani on soitella tai ottaa videopuheluita ihmisille myös varsinaisten työasioiden ulkopuolella. Hyvä työkulttuuri kestää sen, että emme tapaa toisiamme, mutta nyt pelkästään etätöissä olleessa meidän on nähtävä sen ylläpitoon tavallista enemmän vaivaa.”

Väljät aikataulut vaativat tiukkaa ajanhallintaa toisaalla, tai muuten aika ei riitä. Etätyö johtaa helposti tiiviiseen ruutupalaverien ruuhkaan.

”Jokaisen on opittava päättämään, mikä on tärkeää ja mikä palaveri jätetään väliin. On opittava pitämään tasapaino työ- ja vapaa-ajan välillä, ja on myös kyettävä rauhoittamaan työpäivää hiljaisille töille.”

Viestintä vaatii tarkkuutta

Etäjohtaminen vaatii johtajalta entistä enemmän kykyä aktiiviseen empaattisuuteen, mutta samalla johtajan on kyettävä olemaan myös aiempaa täsmällisempi, Tolonen näkee. ”Nyt ei voi huudella sermin yli ja tarkastaa epäselviä asioita toiselta nopeasti.”

Esimerkiksi Teams-palaverissa on viestittävä selvästi tavoite, toimenpiteet ja se, miten ja millä aikataululla etenemisestä raportoidaan. Jokainen viestii tavallaan, yhdelle on luontaisempaa kirjoittaa, toiselle puhua.

Tolosella itsellään on tapana keskustella asiat ensin suullisesti, jonka jälkeen muuten tulkintavirheille altis kirjoitettu viesti voi täydentää ja vetää yhteen sovittua. Viestintä ja koko johtaminen etänä vaatii luottamusta. Sitä joko on tai ei, Tolonen sanoo. ”Luottamus on kaiken perusta. Johtaja ei voi valvoa jatkuvasti muita, eivätkä muut halua, että heitä kytätään.”

Päivittäinen etätyö vaatii kunnon varusteet

Kun korona-aika keväällä alkoi, monessa yrityksessä oli tärkeintä saada ’linjat auki’ ja ihmiset yhdistettyä toisiinsa. Etätyön jatkuessa kotitoimisto on syytä päivittää.

”Kerran viikossa soittaessa läppärin äänellä ja kuvalla pärjää, mutta kun ollaan päivittäin etäkokouksissa tärkeiden asiakkaiden tai johtoryhmän kanssa, monia alkaa kiinnostaa miltä toinen näyttää ja kuulostaa.”

Tolosen neuvo on selvä. Kotitoimistolla on investoitava laadukkaaseen kameraan ja kuulokkeisiin. Jos koti on päiväsaikaan tyhjä, voi pöydälle asetettava kaiutinpuhelin tuoda vaihtelua työhön. Hyvän ergonomian lisäksi se riittää: kodin on pysyttävä kotina.

”Valaistus on videopuhelussa tärkeää, mutta on epärealistista ajatella, että ihmiset alkaisivat valaista kotinsa etäpalaverien ehdoilla. Siksi olemme alkaneet tehdä yhä enemmän töitä sen eteen, että saamme tekoälyn avulla videokuvasta nykyistä kirkkaampaa.”

5G palvelee koronanjälkeistä aikaa

Mobiiliyhteyksissä eletään siirtymää 5G:n aikakauteen. Se mahdollistaa monikymmenkertaiset nopeudet ja lyhyen viiveen. 5G:n laajan kapasiteetin ansiosta voimme linkittää luotettavasti aiempaa suuremman määrän päätelaitteita. ”Etätyö kärsii, jos yhteys ei ole luotettava”, Tolonen sanoo.

Uudet nopeat mobiiliverkot merkitsevät suurta askelta etenkin paikkariippumattomalle työlle. Korona-aika on opettanut videoneuvotteluihin, jotka jatkuvat rokotusten jälkeenkin. Ihmiset alkavat tosin taas myös liikkua, jolloin yhä useampi videotapaaminen tehdään mobiiliyhteyden avulla. 5G:n kapasiteetti mahdollistaa hyvän kuvanlaadun myös tien päällä.

”Roaming-hinnat ovat nykyisin kohtuullisia, ja jo pelkästään turvallisuussyistä oman puhelimen verkkoyhteyden käyttö on yleisiä wifi-verkkoja turvallisempaa. Paikasta riippumattoman työn sujuvuuden kannalta 5G onkin suuri askel”, Tolonen sanoo.