Miksi yritysten tulisi olla kiinnostuneita Microsoft 365 (M365) -pilviympäristön muutoshallinnasta?
Tähän kysymykseen etsittiin vastausta Haaga-Helian tietojenkäsittelyohjelman (AMK) opinnäytetyössäni. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Elisa Oyj. Opinnäytetyö toteutettiin keväällä 2022.
Toimeksiannon esittely
Elisa Pilvikumppani –palvelussa yritys saa kokonaisvaltaista tukea Microsoft 365 –pilvisovellusten ja palveluiden kanssa. Yritystä autetaan hyödyntämään M365-palveluita päivittäisessä työssä ja kunkin asiakkaan omassa liiketoimintaympäristössä.
Pilvikumppani tarjoaa asiakkaalle apua Microsoft 365 -pilviympäristön muutoksien hallitsemisessa ja niiden läpikäymisessä. Elisan pilvikonsultti esittelee asiakkaalle M365-pilviympäristöön kohdistuvat muutokset ja päivitykset säännöllisesti sekä tiedottaa ajankohtaisista asioista ja konsultoi tarvittaessa asiakasta.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää Elisan Pilvikumppani –palvelua Microsoft 365 -pilviympäristön muutoshallinnassa. Opinnäytetyöstä syntyneistä tuloksista on koottu käytännönläheinen opas, jota Elisalla hyödynnetään palvelun kehittämisessä.
Tutkimuksen tulokset
Toteutetun tutkimuksen perusteella havaittiin, että ilman toimivaa muutoshallintaa M365-pilviympäristön palveluiden ja tuotteiden tuottavuusominaisuudet eivät saavuta käyttäjiä, koska niiden käyttöönottoon vaaditut toimenpiteet jäävät helposti tekemättä.
Yritykset ja organisaatiot, jotka eivät sopeudu tulevaisuuteen ja jatkuviin muutostarpeisiin pilviympäristössä, eivät kykene pysymään liiketoiminnan kehityksen mukana ja jäävät näin jälkeen kilpailussa.
Muutoksien käyttöönotto liian hitaasti tai ei ollenkaan johtaa siihen, että työntekijät joutuvat työskentelemään yrityksissä ja organisaatioissa, joissa on vanhanaikaiset ja kömpelöt järjestelmät.
Työn tehokkuus ja työvälineiden oikea hyödyntäminen liittyy myös vahvasti siihen, millä tavoin modernien tuottavuustyökalujen muutoshallintaa toteutetaan liiketoiminnan tukena.
Tuottavuustyökaluilla tarkoitetaan tässä asiayhteydessä M365-pilviympäristön tuotteita ja palveluita. Nämä ovat suunniteltu työntekijöiden tuottavuuden parantamiseen ja niitä kehitetään myös samalla ajatuksella.
HR ja johto mukaan onnistuneeseen muutoshallintaan
Jokaista muutosta ei ole järkevää käydä erikseen läpi, sillä kaikkia muutoksia ei ole välttämätöntä analysoida perusteellisesti. Yrityksien tulee miettiä vastaus kysymykseen: pystyykö yritys käsittelemään nopeat muutokset nykyisten menettelyjen mukaisesti vai jätetäänkö muutokset ottamatta käyttöön koska julkaisujen tahdissa ei pysytä.
Yrityksillä ei myöskään välttämättä ole riittävää resursointia tai budjettia muutoksien käsittelyyn. Tämän suora seuraus on tiedostettu riski, jossa modernien työkalujen hyödyntäminen jää heikoksi, tuotteiden ja palveluiden toimivuus epävarmaksi ja työnteon malli voi olla hidas ja kankea. Loppukäyttäjien osaaminen on myös siten helposti puutteellista
Pelkkä IT ei ole riittävä taho onnistuneeseen M365-pilviympäristön muutoshallintaan. Käsitys, että IT hallitsee koko M365-pilviympäristön eri liiketoiminta-alueet, on monessa paikassa virheellinen.
Muutokset voidaan jakaa teknisiin ja kulttuurillisiin muutoksiin. Palvelun omistajat tulee nimetä ja heidän kanssaan tulisi sopia, kuinka uudesta palvelusta tai ominaisuudesta viestitään, koulutetaan ja ohjeistetaan käyttäjiä.
Kun puhutaan kulttuurillisista muutoksista, joilla on vaikutusta käyttäjien arkeen ja työskentelytapoihin, olisi syytä yrityksen HR:n olla kiinnostunut ja asiassa mukana. Modernien palveluiden ja työkalujen omistajuus tulisi myös löytyä kokonaan tai osittain HR:ltä, sillä IT-osasto vastaa ainoastaan lähinnä järjestelmien ylläpidosta ja alustan toiminnasta.
Näillä muutoksilla on vaikutusta siihen, miten ihmiset toimivat paremmin, miten he käyttävät aikansa, miten aivot kuormittuvat vähemmän. Puhutaan siis ihmisten tehokkuudesta.
HR:n myötä myös organisaation johdolla pitäisi olla näkemys ja ymmärrys asiasta, jolloin muutokset saavat ansaitsemansa tuen ja budjetin. Usein muutoksissa jätetään huomioimatta koulutukseen tarvittava budjetti. Ilman koulutusta muutokset eivät mene onnistuneesti läpi ja ihmiset eivät välttämättä edes ala käyttämään uutta ominaisuutta tai palvelua.
Johtoryhmästä olisi hyvä olla kokonaan tai osittain esimerkiksi it-johtaja mukana, jolle tuodaan ymmärrystä missä modernien työkalujen osalta mennään. It-johtajan tulisi ymmärtää, miten loppukäyttäjä käyttää moderneja työkaluja ja millä tasolla osaaminen on. Tällöin olisi helpompaa tuoda esille kyseiset koulutustarpeet.
Kun osaamisen taso nousee moderneissa työkaluissa, suora seuraus näkyy työntekijöiden tuottavuudessa positiivisesti ja siten myös yrityksen liiketoiminnassa
Microsoft 365 -pilviympäristön muutoshallinta prosessina myös menee tehokkaammin maaliin, jos mukaan saadaan sidottua johtoa.
Tietämyksen jakaminen
Suuremmat muutokset on hyvä sisällyttää olemassa olevaan viestintäsuunnitelmaan, jotta yrityksen sisällä tiedetään, mitä ja milloin viestitään – ja ketkä ovat ne yhteyshenkilöt, joille viestitetään ensimmäisenä.
Microsoftin muutokset sellaisenaan viestikeskuksessa voivat olla vaikeaa sisäistää, kuten mitä muutos tarkoittaa konkreettisesti juuri meidän yrityksemme kannalta. Sen takia on hyvä, että muutokset pureskellaan ensin läpi henkilöiden kanssa, jotka ne ymmärtävät – kuten kumppanin tai sisäisen IT:n kanssa. Tämän jälkeen ne voidaan esitellä HR:lle ja viestinnälle niin, että hekin sen ymmärtävät.
Viestintää on suositeltavaa tehdä myös pienemmistä muutoksista ja päivityksistä esimerkiksi pieninä uutisina yrityksen intranettiin tai muuhun tiedotukseen käytettävässä kanavassa. Käyttäjät arvostavat lyhyitä ”tietoiskuja”, joissa joku taho käy läpi tehokkaasti oleellisimmat päivitykset tuotteissa ja palveluissa.
Kun uusi ominaisuus otetaan yrityksen M365-pilviympäristössä käyttöön, on käyttöönotossa varmistettava, että käyttäjät saavat riittävän koulutuksen – oli se sitten kumppanin, HR:n, viestinnän tai jonkin muun funktion kautta, jotta sitä osataan hyödyntää.
On hyvä myös huomioida, että ominaisuudelle tai uudelle palvelulle on oltava saatavilla riittävä tuki ensimmäisestä päivästä lähtien.
Tämä varmistuu sillä, että myös tuotannon henkilöiden tietoperustaa pidetään yllä esimerkiksi ohjemateriaalia päivittämällä tai että käyttöönoton yhteydessä tuotannon henkilöt koulutetaan myös. Käyttäjille on tehtävä selväksi, että uusi ominaisuus auttaa heitä. Käyttäjät on saatava motivoitua ominaisuuden käyttöön ja opetteluun.
Kun tiedetään, että toteutettavat muutokset auttavat käyttäjää, parantavat työtapoja tai säästävät aikaa, ei muutos kohtaa yhtä isoa vastarintaa. Tämän suora seuraus on, että muutokseen osallistuminen on varmempaa.
Muutoksien sisäänajo ja jatkuva seuranta osaksi prosessia
Miten päästään testaamaan etukäteen uusia muutoksia, miten ymmärretään mitä on tulossa, millä aikataululla ja millainen vaikutus sillä on ympäristöön? Tähän korvaamaton apu on champions-verkosto.
Championeiksi kutsutaan yrityksen sisälle muodostettua ryhmää, jonka tarkoitus on olla mukana heti alusta alkaen uusien toimintojen ja toimintamallien käyttöönottamisessa ja testaamisessa – jo ennen muuta henkilöstöä. Heiltä saa arvokasta palautetta muutoksesta jo varhaisessa vaiheessa.
Roolitus ja työnjako on hyvä miettiä tarkasti. Mitä muutoksia pystyisi hyväksymään kevyemmin, vain muutamalla roolilla esimerkiksi palvelun omistaja ja muutoshallinnon vetovastuussa oleva? Pieni osa muutoksista on laajoja muutoksia, joilla on paikkansa perinteisessä CAB käsittelyssä.
Kun mietitään perinteistä muutoshallintaa ja CAB käsittelyä IT-alalla, se on rakennettu vanhan on premises -maailman ympärille. Tällöin alusta on omassa hallinnassa ja on tiedossa, milloin huoltoikkuna pidetään, sovitaan selkeä suunnitelma ja tarvittaessa muutokset perumisesta.
Microsoft 365 -pilviympäristössä taas ei välttämättä tiedetä etukäteen mitä on tulossa ja milloin. Kun ollaan Microsoftin tiedotteiden varassa, aikataulut voivat muuttua. Tällöin pitää miettiä, kuinka M365-pilviympäristön muutoshallintaa viedään organisaatiossa läpi.
Käsittelyn ei pidä olla liian raskas eikä tarvitsekaan, sillä suurin osa muutoksista on pieniä toimenpiteitä ylläpitäjän puolelta. Muutoksen peruminen on myös pieni tehtävä, joten muutosten ylläpito on paljon nopeampaa ja ketterämpää verrattuna perinteiseen muutoshallintaan.
Muutoksien seuranta onnistuneessa Microsoft 365 -pilviympäristön muutoshallinnassa on kaiken perusta. Niitä voidaan seurata suoraan viestikeskuksesta ja tarvittaessa viestit voidaan ohjata Planneriin seurannan helpottamiseksi ja muutosten koordinoimiseksi.
Haasteena on, että suuri osa viestikeskuksen viesteistä eivät välttämättä ole relevantteja ja voi olla vaikea sisäistää, mitä kukin asia tarkoittaa juuri meidän yrityksellemme ja mitä toimenpiteitä tämä nyt vaatii.
Tämän vuoksi on tärkeää, että muutokset ovat etukäteen pureskeltuja IT:n toimesta ennen kuin ne esitellään esimerkiksi HR:lle tai viestinnälle. On tärkeää, että yrityksellä on joko sisäinen tai ulkoinen resurssi, joka käy näitä läpi säännöllisesti ja saa riittävän tuen liiketoiminnan muilta osa-alueilta.
Microsoft 365 -pilviympäristö on elävä ja ekosysteemissä vallitsee jatkuva muutos, ja siksi on suositeltavaa, että muutoksia seurataan kokoaikaisesti yrityksessä.
Lue myös
Vaihda ennakkoluulot pilvipalvelun hyötyihin viimeistään nyt
Miksi jokainen yritys tarvitsee julkipilveä?
Microsoft Basic Authentication päättyy – miksi muutos on kriittinen?
Solutions Partner for Microsoft Cloud -tunnustus Elisalle
Kaikki artikkelitKirjoittanut
