Tekniikalla voi tukea johtamiskulttuurin muutosta

Elisan johtoryhmä otti käyttöönsä edistyneet videoneuvottelulaitteet etäjohtamisen vuorovaikutteisuuden parantamiseksi ja johtoryhmätyöskentelyn debatin mahdollistamiseksi.

Debatti. Sen sujuvuutta ei moni osannut erikseen miettiä ennen siirtymistä kokonaan etätöihin, vaikka johtamiseen liittyy olennaisena osana myös asioista eri mieltä oleminen. Tarve sujuvan debatin käymiselle johtoryhmätyöskentelyssä oli yksi syy Cisco Webex DX80 -videoneuvottelulaitteiden käyttöönotolle Elisan johdossa.

“Huonoilla laitteilla muut ovat hiljaa, kun joku aloittaa puheen. Kunnon laitteilla voidaan käydä kunnon debatti. Uudet laitteet mahdollistavat paremmin päälle puhumisen, mikä on tärkeä osa debattia. Kanssakäymisen rikkautta on, että pystytään olemaan avoimesti eri mieltä ja sanomaan se”, sanoo Elisan uusien palveluiden johtaja Pasi Mäenpää.

Elisalla johtamiskulttuurin keskiössä on aina ihminen, ei laite. Kun ihmisiä johdetaan ja kohdataan etänä, sujuvan vuorovaikutuksen mahdollistavilla välineillä on silti iso merkitys. Videoneuvottelujen käymiseen suunnitellut laitteet mahdollistavat keskittymisen henkilöön laitteen sijaan. “Häsä jää pois, kun laite toimii.”

“On iso ero näkyykö kuva postimerkin vai oikean kokoisena.”

Etätyö on ollut Elisan organisaatiokulttuurissa sisäänrakennettuna jo vuosia. Organisaatio toimii normaalistikin useasta maasta ja eri paikkakunnilta käsin, joten pandemian aikaansaama muutos ei ollut valtavan suuri. Organisaation täysipainoinen siirtyminen etätyöhön on kuitenkin tuonut työn johtamiseen omat haasteensa, jotka vaativat oikeanlaisia etätyön johtamista helpottavia työvälineitä.

Elisan henkilöstöjohtaja Merja Ranta-aho on muiden Elisan johtoryhmäläisten tavoin ottanut Cisco Webex DX80 -videokokouslaitteen vastikään käyttöön kotitoimistollaan ja on tyytyväinen.

“Esimerkiksi one-to-one-tapaamisissa on iso ero näkyykö kuva postimerkin kokoisena vai näenkö ihmisen ja hänen reaktionsa käytännössä live-kokoisena. Vuorovaikutuksen kannalta äänen ja kuvan laatu on tärkeä, sillä yhteenkuulumisen tunne vahvistuu sitä kautta, että saa palautetta toisilta.”

Ciscon Suomen ja Baltian alueen toimitusjohtaja Janne Tägtström vahvistaa, että videoneuvottelulaitteissa teknisten hyötyjen lisäksi olennaista on juuri niiden mahdollistama vuorovaikutteisuus.

“Yllättävän paljon viestinnästä on ei-verbaalista: ei niinkään mitä sanon, vaan kuinka katson, kuinka toimin, miltä näytän. Videoneuvottelupäätelaitteiden kamera, mikrofoni ja ajurit on rakennettu juuri videokokoustamista varten, eikä esimerkiksi pelaamista tai musiikin kuuntelua varten. Laitteen tarjoama luonnollinen kuvakulma tuo jo itsessään videoneuvottelun lähemmäksi fyysistä tapaamista.”

Kotitoimiston lisäksi neuvottelulaitteita on mahdollista hankkia myös toimistolle yhteiskäyttöön. Osassa laitteista kamera pystyy ottamaan sekä lähikuvaa että laajempaa kuvaa, jolloin ne pystyvät automaattisesti keskittymään puhujaan äänen mukaan. Jos kameran edessä on kaksi henkilöä puhumassa, lähikuvaan tarkentuu puhujaan, ja kun kumpikaan ei puhu, nähdään koko tila.

Etätyö vaatii johtamiskulttuurin muutosta

Etätyön yleistyminen vaatii johtamiselta uusia toimintamalleja ja osaamista. Yritysten johtamiskulttuuri ja tavat henkilöstön sparraamiselle, tavoitteenasetannalle ja arvioinnille sekä rekrytoinnille ovat monilla edelleen sidottuja fyysiseen tapaamiseen.

“Tavoitteiden on etänä oltava aiempaakin selkeämpiä, on luotava yhteisiä toimintatapoja tiimeille ja one-to-one-käytännöt yksilöiden kohtaamiseksi. Rutiineiden luomiselle täytyy ottaa oma aikansa. Jos niitä ei vielä ole, nyt on hyvä aika kehittää”, Merja Ranta-aho toteaa.

Henri Korpi, Elisan kansainvälisten digitaalisten palveluiden johtaja, luotsaa tiimejä yli kahdessakymmenessä maassa Ruotsista Kanadaan ja Singaporeen. Etätöihin tottunut Korpi painottaa etäjohtamisessa erityisesti kommunikaation tärkeyttä.

“Olen johtajana sparraaja ja minulla on ollut tapana käyttää paljon aikaa kommunikoimiseen niin kahdenvälisissä kuin johtoryhmätyyppisissä tapaamisissa. Jos tämä ei olisi jo ollut käytäntö, se olisi pitänyt muuttaa. Kun ihmiset ovat erillään toisistaan, voivat ajatukset lähteä väärään suuntaan. On kommunikoitava tarkkaan, jotta ei ymmärretä toisia vahingossa väärin.”

Korpi näkee, että johdon on nyt suunniteltava omaa ajankäyttöään tarkemmin kuin aiemmin.

“Johtaminen organisatorisena tekemisenä ei etätyössä muutu paljon, mutta aikaa täytyy tietoisesti järjestää niille asioille, jotka aiemmin ratkesivat satunnaisissa kohtaamisissa toimistolla. Etätyö korostaa myös kielitaidon merkitystä. Kun olet fyysisesti läsnä, pystyt vahvistamaan käsillä ja eleillä sanomaasi. Ruudulla tulee helpommin väärinymmärryksiä, jos kielitaito ei ole kohdallaan. Kun kaikki ovat etänä, pitää olla tarkka sanomisistaan.”

Etätyön tehokkuus vaatii tietoisia taukoja

Myös etätyön jaksottamista on osattava johtaa. Janne Tägtström naurahtaa, kun häneltä kysyy, auttaako laadukas videoneuvottelulaitteisto lisäämään jaksamista etätyössä.

“Jos istuu 12 tuntia päivässä virtuaalipalaverissa, on ihan sama mikä laite on käytössä – rangaistus se on kuitenkin. Fyysisen maailman tapoja hyödynnetään yrityksissä edelleen liikaa. Seuraavaksi pitää miettiä, ovatko kaikki nämä palaverit järkeviä ja kuinka pitkiä niiden tarvitsee olla.”

Ciscon toimintakulttuuriin kuuluvat 22-minuuttiset ja 51-minuuttiset palaverit, Elisan Pasi Mäenpää pyrkii enintään 45 minuutin mittaisiin neuvotteluihin, jotta aikaa jää vartti ennen seuraavaa.

Myös vapaalle vuorovaikutukselle on löydettävä aikaa. Merja Ranta-aho on harkinnut spontaanien kohtaamisten lisäämiseksi jopa avointen videoneuvotteluaikojen järjestämistä kalenteriinsa, ikään kuin pitäisi työhuoneensa ovea auki satunnaisia kävijöitä varten.

“Säännöllinen vapaamuotoisten kuulumisten vaihto on muodostunut nyt poikkeusaikana tosi tärkeäksi – että säännöllisesti puhutaan yhdessä läpi, mitä muiden on hyvä tietää toisten asioista. Nyt pitää aiempaa tietoisemmin johtaa yhteisöllisyyttä ja yhteisen näkemyksen muodostumista. On ymmärrettävä, että sen syntyminen vaatii työtä.”

Innovaatioiden syntymiselle pitää luoda olosuhteet

Etätyössä epämuodolliseen tiedon välittymiseen liittyviä kohtaamisia tapahtuu vähemmän kuin toimistolla ihmisten liikkuessa tiloista toiseen. Siksi myös kohtaamisissa spontaanisti syntyviä ideoita syntyy vähemmän.

“Etätyöskentelyssä tietynlainen fokus ja asioihin keskittyminen vahvistuvat, mutta lennokkaita ideoita ei välttämättä lentele. On hyvä kysyä, millä tavalla etätyössä pidetään kiinni innovatiivisuudesta ja satunnaisuuden luomista ideoista”, Ranta-aho sanoo.

Innovoimista ja liiketoiminnan kehittämistä helpottaa, kun tekniset työvälineet tukevat viestintää ja vuorovaikutusta sen sijaan että hankaloittaisivat sitä, Tägtström muistuttaa.

“Webexin kaikilla videopäätelaitteilla kokouksessa kuka tahansa voi ottaa käyttöön whiteboard-toiminnon ja lähteä luomaan. Pohjalle voi ottaa vaikka kuvakaappauksen tai esityspohjan, johon lähdetään rakentamaan yhteistä liiketoimintamallia tai scrum-tarinaa.”

Olennaista on kuitenkin tekemisen tavan muuttaminen. “Ei riitä että otetaan teknisiä työvälineitä käyttöön ja jatketaan kuten ennenkin, virtuaalisesti työskentely vaatii omat toimintatapansa.”

Kun teknologiaa käytetään oikein ja oikeaan aikaan, se myös aidosti tukee digitaalisen liiketoiminnan kehittämistä. Tämän on valmis allekirjoittamaan myös Cisco Webex DX80 -laitteeseen tykästynyt Henri Korpi.

“Kotona on nyt käytännössä sama kokemus kuin olisi neuvotteluhuoneessa: päätelaitteella esitys ja isolla näytöllä ihmiset. Se tekee töistä huomattavasti tehokkaampaa ja miellyttävämpää. Erinomaisesti toimiva konsepti.”