Hanki etätyön välineet käyttäjän mukaan
Digitaaliset työvälineet on yrityksissä opittava näkemään strategisena työkaluna, jotka parantavat työn tuottavuutta. Niistä muodostuu myös osaltaan yrityksen digitaalinen ilme.
Kun työvälineet hankitaan erilaisten käyttäjäryhmien tarpeiden mukaan, ne kasvattavat viihtyvyyttä työssä ja parantavat rekrytoinneissa tärkeää työnantajamielikuvaa.
Kun hiiren tilalla kädessä oli vielä täytekynä, asiakaskokemus syntyi yrityksen tyylikkäästä konttorista. Yrityksen kotipesällä on edelleen arvonsa, mutta asiakastyön siirtyessä verkkoon digitoimiston ilmeestä on tullut yrityksille yhä tärkeämpi käyntikortti.
”Viimeistään nyt on korkea aika miettiä, investoidaanko vielä komeaan marmorilattiaan vai siihen, että asiakastapaaminen verkossa sujuu helposti ja tyylikkäästi”, Elisan liiketoimintajohtaja Petteri Svensson sanoo.
Korona-aika sai digitalisaation jälkijunassakin tulevat yritykset hoitamaan niin yrityksen sisäistä kuin asiakasviestintääkin verkossa. Se mikä riitti alussa, ei kuitenkaan riitä enää.
”Kun etätyöt yleistyivät, oli suuri saavutus, että ääni ja kuva toimivat, ja että asiat saatiin hoidettua. Nyt tästä on tullut normaalia ja ihmisten vaatimustaso etäkokouksien ilmettä, äänenlaatua ja videokuvaa kohtaan on kasvanut”, Svensson jatkaa.
Pärjääminen edellyttää siistiä digi-ilmettä. Se onnistuu vain oikein kohdennetuilla digitaalisilla työkaluilla.
Tasa-arvo on määriteltävä uusiksi
Perinteisesti yrityksissä on hankittu jokaiselle työntekijälle samanlainen puhelin, liittymä tai tietokone. Tapa on tasa-arvoinen, mutta työn siirtyessä digitoimistoihin tasa-arvo on opittava ajattelemaan uudella tavalla.
”Asiaa voi verrata palkkaan. Jokaisella firman työntekijällä ei tarvitse olla samoja varusteita, mutta sen sijaan samaa työtä tekevillä pitää olla samanlaiset ja yhtä hyvät laitteet, joilla oman työn tekeminen sujuu helposti”, Elisan kehitysjohtaja Anton Helander sanoo.
Digitoimiston varustaminen kannattaa nähdä yrityksessä yhtenä tulokseen vaikuttavana työkaluna. Kun tieto, omat työntekijät ja asiakkaat ovat verkossa, ei ole yhdentekevää minkälaisilla laitteilla työtehtäviä hoidetaan. Ensimmäinen askel oikeiden työvälineiden hankkimiseksi onkin yrityksen erilaisten käyttäjäryhmien ja niiden tarpeiden tunnistaminen.
”Digitaaliset työvälineet ovat perinteisesti olleet IT-puolen hankintoja. Koska kyse on tulosta luovasta resurssista, olisi hyvä, että käyttäjäryhmien tunnistamisesta ja sopivien työvälineiden hankinnasta tulisi IT:n, henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johdon yhteinen asia”, Helander sanoo.
Jotta oikeat työvälineet voi hankkia, on tiedettävä, mitä niillä pitäisi saavuttaa.
Laitteet käyttäjien tarpeen mukaan
Hyvä esimerkki erilaisista käyttäjäryhmistä ovat kenttätyöntekijät, tietotyön ammattilaiset sekä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille näkyvät yrityksen brändilähettiläät.
”Kenttätyössä korostuu työntekijän saavutettavuus. Mobiililiittymän pitää olla nopea ja varma ja puhelimen tai tabletin sellainen, että asiat hoituvat suoraan näytöltä. Hyvät kuulokkeet mahdollistavat palaverit mukavasti mistä vain”, Svensson konkretisoi.
Tietotyötä tekevät ovat monessa yrityksessä liiketoiminnan laaja ja kova ydin. Tyypillistä tietotyölle ovat yhä suurempikokoiset tiedostot, jotka sovellusten ohessa ovat siirtyneet lähes tyystin pilvipalveluihin.
”Paikkariippumattoman työn tehokkuus edellyttää niiden sujuvaa käyttöä. Perustasoisen liittymän sijaan heille olisi hyvä harkita 5G:n edistyneimpiä nopeuksia tai kiinteitä yhteyksiä”, Svensson sanoo.
Oma lukunsa ovat yrityksen johto sekä asiakastyötä tekevät brändilähettiläät. Heidän työssään tyylikäs, toimiva ja helppokäyttöinen kokoustekniikka nousee tärkeimpään rooliin. Verkkotapaaminen on ikkuna yritykseen, jonka kautta nykypäivän asiakkaat katsovat sisään.
”Hyvän kokemuksen luomiseen tarvitaan enemmän kuin Teamsit ja tietokoneen kamerat. Myös esimerkiksi taustakuvien tulee olla yhteneviä ja yrityksen ilmeen mukaisia, sillä amatöörimäisyyteen ei oikein enää ole varaa”, Svensson sanoo.
Oikeat välineet auttavat rekrytoinneissa
Vasaralla on hyvä naulata, mutta äärettömän vaikea katkaista lautaa. Asiakastyön ohessa toinen tärkeä näkökulma digitaalisten työkalujen valinnassa liittyykin juuri työntekijöiden viihtyvyyteen.
”Asiantuntijatöissä on nyt todella kova kilpailu hyvistä työntekijöistä. Työhön hyvin istuvat työvälineet kertovat arvostuksesta työntekijää kohtaan ja rakentavat osaltaan rekrytoinneissakin tärkeää työnantajamielikuvaa”, Helander huomauttaa.
Työkalujen valinnassa työntekijöitä kannattaakin kuulla mahdollisuuksien mukaan. Kun yrityksen tarjoamat laitteet ovat huippuluokkaa, työasioita ei aleta hoitaa omilla laitteilla. Kyberrikollisuuden kasvaessa samaan aikaan digitaalisen liiketoiminnan kanssa myös mobiililaitteiden tietoturvasta tulee liiketoiminnalle yhä kriittisempi kysymys.
Tämä tarkoittaa sitä, että digitaalisten työkalujen tulee olla jollain tapaa keskitetysti yrityksen hallinnassa.
”Edelläkävijäyritykset hankkivat hyville työntekijöille ne laitteet, joita he haluavat käyttää. Tarvittaessa yksilöllisiä tarpeita arvostaville työntekijöille voidaan tarjota mahdollisuus maksaa itse yrityksen päätelaitteelle asettaman kattohinnan ylittävä osuus. Tämä on malli, joka kasvattaa tällä hetkellä suosiotaan. Sen sijaan että hankintoja katsotaan kuluna, on aika siirtyä miettimään sitä, miten hyvin suunnitellut laitehankinnat kasvattavat tyytyväisyyden kautta liiketoimintaa ja tulosta”, Svensson sanoo.
Lue myös
Vinkkejä hybridityön parhaisiin käytäntöihin
Miten Elisa auttaa hybridityön käytäntöön viemisessä?
Fiksu työnantaja tukee hybridityötä – valmiina kolmeen työtapaan
Mikä on paras netti mökille? Vinkit kesän etätyöhön
Kaikki artikkelit