Miksi hybridityötä ei kannata jättää suunnittelematta?

Elisan uunituore tutkimus (* osoittaa, että uusi työn tekemisen malli on tullut jäädäkseen, mutta organisaatiot eivät ole täysin jäsentäneet sitä, mitä tämä käytännössä tarkoittaa johtamisen ja työn tekemisen näkökulmasta. Suurimmalla osalla suomalaisista organisaatioista ei vielä ole suunnitelmaa siitä, miten fyysiset tai digitaaliset työskentelyolosuhteet suunnitellaan tukemaan jatkuvaa hybridityöskentelyä.

Hybridityöstä tulee uusi normaali, käytännön toteutus edellyttää suunnittelua

Suuryritysten ja muiden isojen organisaatioiden johtajat ovat lähes yksimielisisiä siitä, että etätyö ja hybridityöskentely ovat tulleet jäädäkseen. Tämä käy ilmi tuoreessa Prior Oy:n tekemässä ja Elisan teettämässä tutkimuksessa: Kuinka yritykset ja organisaatiot panostavat etätyön välineisiin ja 5G:n käyttöönottoon? Miksi hybridityön jatkuminen sitten vaatii suunnitelman?

Hybridityön johtamisessa korostuu entistä enemmän luottamus ja yksilön kannustaminen asiantuntijuuden sekä erinomaisuuden käyttämiseen. Hajallaan olevaa työtä ja osaajia tuetaan säännöllisillä one-to-one -tapaamisilla, jotka sekä valmentavat työssä, mutta tukevat myös työssä jaksamista. Valmentamista tehdään yksilöiden sekä ryhmien välillä ja tällä tuetaan myös psykologista turvallisuutta.

Tavoitteellisuus ei ole poistunut, vaan luottamuksen kulttuuri korostuu ja antaa enemmän vapautta suorittaa työn tavoitteet haluamallaan tavalla paikkariippumattomasti, kun taas henkilö- ja tiimikohtainen tavoiteasetanta edellyttää esimieheltä uudenlaista panostusta. Merkitystä on entistä enemmän sillä, mitä saadaan aikaiseksi, kuin sillä,  kuinka paljon ja missä työskennellään.

Organisaation yksi tapa lähestyä etätyötä on suunnitella työn tekemistä yhdessä työskentelyn tarpeen näkökulmasta. Tällöin pohditaan, voidaanko työtä tehdä tulevaisuudessa täysin digitaalisesti ja onko työ sellaista, että työskentelypaikan voi valita vaikeuttamatta tiimin yhteisten tavoitteiden saavuttamista?

Ymmärrämmekö organisaatiossa, mikä työ on monipaikkaista ja mitä työ on samapaikkaista? Kuinka rakennetaan työympäristö, jossa yhteistyö rakentuu ensisijaisesti digitaaliseen maailmaan ja joka takaa kaikille yhdenvertaisen digitaalisen osallistumisen Digital First -toimintamallin mukaisesti.  Vai onko työmme samapaikkaista Co-located -tiimissä työskentelyä, jossa yhteistyö on järjestetty tiettyyn, yhteiseen paikkaan.

Miten organisaation kokouskulttuuri toimii jatkossa? Ovatko kokoontumiset ensisijaisesti digitaalisia vai fyysisiä? Mitä jos yksi tai useampi onkin etänä ja loput osallistujat samassa paikassa, tai jos kaikki ovatkin etänä? Miten tätä johdetaan ja raamitetaan etupainotteisesti, jotta kaikilla tarpeellisilla läsnäolijoilla on yhdenvertainen osallistumismahdollisuus? Millaisia työvälineet ja -yhteydet työntekijä tarvitsee, jotta etäällä työskentelevä ei unohdu läsnäolevilta ja voi osallistua yhdenvertaisesti tapaamiseen? Entäpä millaisia taitoja puheenjohtajalta tai koollekutsujalta odotetaan?

Hyvien etätyökonseptien merkitys korostuu etätyön monipuolistuessa

Koronapandemian alkaessa etätyöhön siirryttiin yhdessä yössä ja työntekoa jatkettiin niillä välineillä ja yhteyksillä, joita kukin oli kotiinsa hankkinut. Nopeassa muutostilanteessa kukaan ei ehtinyt miettiä, mikä merkitys näillä etätyövälineillä on organisaation brändi-, ja työntekijämielikuvaan tai vaikkapa työn tehokkuuteen ja digitaaliseen turvallisuuteen. Elisan juuri valmistuneen tutkimuksen mukaan hyviä etätyövälineitä ja  -yhteyksiä pidetään kriittisen tärkeinä työntekijätyytyväisyyden ja organisaation brändin kannalta, kun yhteistyötä tehdään hybridimallilla.

Koreat pääkonttorit ja neuvotteluhuoneet eivät enää takaa laadukasta asiakaskohtaamista. Tapaamisen laatu määräytyy yhä useammin digitaalisen työympäristön kautta. Sallivatko organisaation digitaaliset työvälineet ja ympäristöt aidon tuntuisen videoneuvottelun, jossa ilmeet ja eleet välittyvät kuvan kautta osallistujille? Miten palveluiden koeajot onnistuvat digitaalisissa vierailuissa asiakkaalle ennen ostopäätöstä? Mahdollistaako kotiyhteyksien nopeus ja laatu tämän mahdollisuuden myyntiorganisaatiollenne?

Toimistotilan tarve vähenee ja panostuksia aiotaan siirtää etätyön välineisiin ja etäyhteyksiin

Useilla toimialoilla pohditaan toimitilan tarvetta ja roolia. Tarpeen ennakoidaan vähenevän, kun iso osa henkilöstöstä on säännöllisesti etätöissä useita päiviä viikossa. Toimistolla tapahtuva työskentely ja tilat suunnitellaan jatkossa yhteistyötä vaativien tehtävien tarpeiden mukaisesti hybridityön toimintamallia tukien.

Joka toinen organisaatio, jonka toimistotilan tarve vähenee, on panostamassa vahvasti etätyön digitaalisten välineiden laatuun ja ottamassa haltuun digitaalisen työskentelyn kokonaiskonseptia.  Tietoturvan tarve tulee korostumaan, kun osa asiakastapaamisista korvautuu säännöllisesti etäpalavereilla.

Organisaatioiden on selkeytettävä vastuullinen taho johtamaan digitaalisen työn välineitä, yhteyksiä ja työympäristöjä. Samaan tapaan, kuten perinteisestä toimitilajohtamisesta on linjattu, hybridityö tarvitsee linjaukset organisaation IT:n, HR:n, toimitilapalveluiden sekä liiketoiminnan välillä. Kuka sinun organisaatiossasi omistaa ja kehittää hybridityön konseptia sidosryhmien kanssa? Kuka teillä on hybridityön toimitilapäällikkö?

Hybridityön eturintaman yritykset haluavat erottua joukosta

Tutkimuksemme mukaan, joka toisessa suuryrityksessä on tunnistettu etätyöläisiä, jotka hyötyisivät nykyistä paremmista laadukkaammista etäyhteyksistä, kuten 5G:stä. Luotettavissa 5G-etäyhteyksissä nähdään monia bisneskriittisiä ominaisuuksia, kuten parempi tietoturva ja luotettavuus.

Paremmista etätyöyhteyksistä hyötyisivät yritysten mukaan erityisesti ne työntekijät, jotka käsittelevät suurikokoisia tiedostoja työssään, työskentelevät jatkuvasti videon yli asiakkaiden ja oman organisaation kanssa tai tekevät työtä, jossa näytön yli jaettavat virtuaaliset mallinnukset tukevat asian konkretisointia. Kuulostaa tämän päivän etätyöskentelytarpeilta lähes kaikissa organisaatioissa.

Hybridityön eturintaman yritykset ovat tunnistaneet jo hyödyt organisaatiolleen. Säästöt vähentyneissä sairauspoissaoloissa, toimitilan tarpeessa, matkakustannuksissa tai vaikkapa työn tuottavuuden lisääntyminen, toimivien työvälineiden ansiosta. Toimivat yhteydet johtavat myös pienempiin IT-tukipalvelukustannuksiin. Puhumattakaan työntekijätyytyväisyydestä, hiilijalanjäljestä tai asiakaskokemuksen hyödyistä. Olen vakuuttunut, että hyödyt ovat panostuksia suuremmat.

Lue lisää tuoreesta tutkimuksestamme >>

*Tutkimuksen suunnittelusta, tiedonkeruusta, analyysista ja raportoinnista vastasi Prior Konsultointi Oy. Tutkimuksen toimeksiantaja oli Elisa Oyj. Aineisto kerättiin nettikyselynä 10.5.-2.6.2021. Tutkimukseen vastasi 231 henkilöä, jotka edustavat 200 suomalaista yritystä ja organisaatiota. Tutkimuksen kohderyhmänä ovat laajasti eri toimialojen suuret yritykset ja organisaatiot. Aineistoa täydentää 30 keskisuuren yrityksen tai yhteisön vastausta. Pääkohderyhmänä olivat näiden organisaatioiden liiketoimintajohto sekä ICT-, HR- ja brändi-/markkinointipäättäjät.

Kirjoittanut

Blogin kirjoittaja Anna-Mari Ylihurula työskentelee Elisan Yritysasiakasliiketoiminnassa johtajana. Anna-Marilla on kymmenien vuosien kokemus liiketoiminnan johtamisesta, ratkaisujen sekä prosessien rakentamisesta asiakaslähtöiseksi niin perinteisessä kuin digitaalisessa maailmassa useilla eri toimialoilla.