Ohjeet Microsoft 365 -palvelun pääkäyttäjälle

Tilattuasi Microsoft 365-palvelun saat muutaman päivän sisällä tilausvahvistuksen sähköpostitse. Tilausvahvistus ei vaadi sinulta toimenpiteitä. Tilausvahvistuksesta voit tarkistaa tekemäsi Microsoft 365 -tilauksen sisällön sekä muut tilauksen tiedot, kuten laskutustavat.

Tilausvahvistuksen jälkeen saat pääkäyttäjän käyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan sähköpostitse osoitteesta no.reply@elisa.fi.

Sähköpostissa on osoite Microsoft 365 -palvelun hallintaportaaliin, johon pääset kirjautumaan saamallasi käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Portaalissa voit esimerkiksi lisätä uusia käyttäjiä sekä päivittää teknisen yhteyshenkilön tiedot. Palvelu pyytää sinua vaihtamaan salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä.

Etkö saanut tunnussähköpostia? Jos et löydä sinulle lähetettyä tunnussähköpostia, saat pääkäyttäjätunnukset soittamalla Vikapalveluun 010 80 4400 (kello 7-20).

Unohtuiko pääkäyttäjän salasana? Pääkäyttäjän salasanan palauttaminen onnistuu soittamalla Elisan Vikapalveluun.

Toimitusvahvistuksen saatuasi palvelun perusominaisuudet, kuten Word ja Excel ovat käytettävissäsi. Toimitusvahvistuksesta voit tarkistaa tekemäsi tilauksen tiedot. Mukana on myös linkki ohjesivulle, johon on koottu kaikki ohjeemme Microsoft 365 -palvelun käyttöönottoon.

Jos siirsit verkkotunnuksen Elisalle, saat myös erillisen toimitusvahvistuksen verkkotunnuksesi siirtymisestä.

Microsoft 365 domainin toimitusvahvistus

• Lähetämme sinulle erillisen toimitusvahvistuksen, kun yrityksesi verkkotunnus eli domain on liitetty tilaamaasi Microsoft 365 -palveluun.
• Kun olemme liittäneet domainin, pääset käyttämään Microsoft 365:n sähköpostia ja Skypeä yrityksesi omalla verkkotunnuksella.
• Palvelu on nyt kokonaan valmis käytettäväksi.

Jos otat uuden verkkotunnuksen Elisalta, sinun ei tarvitse huolehtia mistään. Elisa tekee tarvittavat ohjaukset ja hoitaa domainin verifioimisen. Jos siirrät fi-päätteisen verkkotunnuksen Elisalle ylläpitoon, siirrossa kestää noin 1-3 päivää. Com-päätteisen verkkotunnuksen siirrossa kestää noin 1-3 viikkoa.

Lue tarkemmat ohjeet verkkotunnuksen ylläpitoon täältä.

Olet saanut pääkäyttäjätunnukseen Microsoft 365 -palveluun. Pääkäyttäjätunnuksella hallinnoit kaikkia oman organisaatiosi Microsoft 365 -palveluun liittyviä asetuksia ja käyttäjiä. Pidäthän pääkäyttäjätunnuksen tallessa ja turvassa!

Pääkäyttäjätunnukset ovat muotoa admin@yritys.onmicrosoft.com.

Pääkäyttäjätunnus on tarkoitettu palvelun hallinnoimista varten, emmekä suosittele lisenssin lisäämistä tälle tilille.

Tietoturvan parantamiseksi suosittelemme, että otat käyttöön kaksivaiheisen todentamisen pääkäyttäjätunnukselle. Lue lisää kohdasta 2.

Microsoft 365 -palvelun hallintaliittymä löytyy osoitteesta https://office.com/.

Hallintaliittymään kirjaudut pääkäyttäjätunnuksella, joka on toimitettu organisaatiollesi erikseen esim. toimitusvahvistuksessa. Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä pyydetään vaihtamaan pääkäyttäjätilin salasana.

1. Jos hallintaliittymä avautuu englanninkielisenä, voit tehdä kielen vaihdon helposti. Klikkaa kirjautumisen jälkeen oikeassa yläreunassa näkyvää ratas-symbolia ja valitse sen alta kohta Language and time zone.

2. Valitse tiputusvalikosta haluttu kieli. Tallenna lopuksi muutokset Save (Tallenna) painikkeella.

3. Muutoksen jälkeen käyttöliittymän kieli on vaihdettu haluamaasi ja voit jatkaa hallintaliittymän käyttöä normaalisti. Huom! Vaihtaminen voi vaatia uudelleen kirjautumisen palveluun.

Löydät lisää ohjeita tiliasetusten muuttamiseen Microsoftin ohjesivustolla.

Sisäänkirjautumisen jälkeen valitse Admin/Hallinta -kuvake, jotta pääset hallintanäkymään.

Hallintanäkymän avulla voit hallita organisaatiotason asetuksia ja palvelukohtaisia asetuksia, jokaisen palvelun omasta hallintakeskuksesta (esim. Exchange). Palvelukohtaisiin hallintakeskuksiin pääset vasemman alalaidan A-ratas-symbolia.

Hallintanäkymässä hallinnoit myös käyttäjäkohtaisia asetuksia kuten käyttäjätilejä, määrität lisenssejä käyttäjille (kytket palveluita päälle) tai hallinnoit käyttäjien salasanoja.

Hallintaliittymän etusivulla voit lisätä kortteja usein suoritettaville tehtäville. Lisätäksesi uuden kortin, valitse Lisää kortti. Korttien järjestystä pystyy muuttamaan tarttumalla kortin yläreunasta ja siirtämällä korttia haluttuun sijaintiin. Kortin pääsee poistamaan valitsemalla kortin oikeasta yläreunasta Lisää toimintoja ja sitten Poista. Yhteenvedon palvelun tämän hetkisestä tilanteesta näet Palvelun kunto -kortista. Viestikeskus-kortti tarjoaa tietoa tulevista päivityksistä ja niiden mahdollisista vaikutuksista palvelun käyttöön.

Hallintaliittymässä navigoit klikkaamalla symboleita näytön vasemmassa reunassa.

Pääkäyttäjänä pystyt resetoimaan oman unohtuneen salasanasi, jos pääkäyttäjätunnukseesi on määritetty toissijainen (vaihtoehtoinen) sähköpostiosoite. Voit määrittää admin-tilillesi toissijaisen sähköpostiosoitteen Aktiiviset käyttäjät -valikon kautta. Valitse pääkäyttäjätilinne > Roolit > Muokkaa > Lisää vaihtoehtoinen sähköpostiosoite.

Pääset resetoimaan salasanan hallintaliittymän kirjautumissivulta valitsemalla linkin ”Etkö pysty käyttämään tiliäsi?”.

Määritä avautuvalle sivulle pääkäyttäjätunnuksesi (oletuksena muodossa admin@yritys.onmicrosoft.com) ja seuraa ohjeita. Toissijaiseen sähköpostiosoitteeseesi lähetetään salasanan palautusohjeet.

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä yritysasiakas- tai vikapalveluumme.

Monimenetelmäinen todentaminen (MFA) on henkilöllisyyden varmistustapa, joka edellyttää käyttäjänimeä ja salasanaa enemmän tunnistetietoja. Kun MFA on käytössä Office 365 -käyttäjillä, heidän on hyväksyttävä puhelu, tekstiviesti tai sovelluksen ilmoitus älypuhelimessaan, kun he ovat antaneet salasanansa. He voivat kirjautua vasta, kun molemmat todennukset on tehty.

Monimenetelmäisen todentamisen määrittämisen aloitat kohdasta ”Aktiiviset käyttäjät”. Avautuvasta ikkunasta valitse ”Monimenetelmäinen todentaminen”.

Avautuvasta Active Directoryn monimenetelmäinen todentaminen -näkymästä hae tai valitse käyttäjä listasta ja valitse oikealta ”Ota käyttöön”.

Valitse lopuksi ”Ota multi-factor auth käyttöön”.

Seuraavalla kirjautumiskerralla hallintaliittymä ilmoittaa kyseisen ominaisuuden aktivoimisesta:

Määritä tapa, jolla haluat hoitaa monimenetelmäisen todentamisen. Näitä voivat olla soitto puhelimeen, tekstiviesti tai älypuhelinsovellus. Lisätietoa ja oppaan todentamisen käyttöönotosta löydät Microsoft-ohjesivulta.

Käyttäjienhallinta hoidetaan hallintaliittymästä https://admin.microsoft.com/. Käyttäjien hallinnointi on mahdollista tunnuksilla, joille on annettu organisaation pääkäyttäjäoikeudet. Käyttäjien hallinnointiin liittyvät työkalut löydät hallintaportaalin kohdasta ”Käyttäjät”. Yleisimmät toiminnot on lisätty suoraan Aktiiviset käyttäjät-osion alle.

Hallintaportaaliin kirjautumisen jälkeen uuden käyttäjän luominen aloitetaan seuraavalla tavalla.

1. Valitse Aktiiviset käyttäjät-osion alta kohta Lisää käyttäjä.

2. Luotavalle käyttäjälle annetaan Etunimi ja Sukunimi, joiden pohjalta käyttäjän näyttönimi muodostuu automaattisesti. Käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen syöttämisen jälkeen tarkista, että käyttäjän toimialue (@-merkin jälkeen) on oikea (esimerkiksi yrityksendomain.fi). Vaihtaminen onnistuu tarvittaessa tiputusvalikosta.

3. Mikäli käyttöön otetaan sähköpostipalvelu (Exchange Online) muodostetaan käyttäjän sähköpostiosoite käyttäjätunnuksen perusteella.

4. Palvelu luo käyttäjälle oletuksena salasanan, joka näytetään yhteenveto-sivulla. Oletusasetuksia käytettäessä käyttäjän tulee vaihtaa salasanansa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä.

Uutta käyttäjää luodessa lisää käyttäjälle haluttu käyttöoikeus (lisenssi). Se määrittelee, mitä palveluja käyttäjällä on Microsoft 365-palvelussa käytettävissä. Käyttäjän voi halutessaan luoda myös ilman että hänelle määrittää käyttöoikeutta. Käyttöoikeuden voi lisätä käyttäjälle myös myöhemmin.

5. Luonnin jälkeen näytetään yhteenvetosivulla luodun tunnuksen tiedot. Tämän jälkeen voit toimittaa käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttäjälle.

Käyttäjän tulee kirjautua ja vaihtaa väliaikainen salasana osoitteessa portal.office.com. Huomaa, että esimerkiksi Outlook työpöytäsovellusta tai sähköpostia älypuhelimeen ei voi määrittää väliaikaisella salasanalla.

Voit pääkäyttäjänä resetoida käyttäjän unohtuneen salasanan. Aloita salasanan vaihto kirjautumalla hallintaportaaliin ja valitse kohdan ”Aktiiviset käyttäjät” alta käyttäjä jonka salasanan haluat vaihtaa.

1. Hae käyttäjä hakuruudun avulla tai valitse käyttäjä listalta. Voit tämän jälkeen ”Palauta salasana” painikkeen kautta palauttaa salasanan.

2. Pääset määrittämään käyttäjälle salasanan tai valitsemaan, että salasana luodaan automaattisesti (oletus).

3. Vaihdon jälkeen käyttäjän uusi salasana näytetään yhteenveto-sivulla. Salasanan voi toimittaa käyttäjälle esimerkiksi käyttäjän vaihtoehtoiseen sähköpostiosoitteeseen. Mikäli pakotettu salasananvaihto oli valittuna, täytyy käyttäjän vaihtaa salasana seuraavan kirjautumiskerran yhteydessä.

Microsoft 365 -palveluun kuuluvien sovellusten (sähköposti, OneDrive for Business, SharePoint jne.) käyttö edellyttää, että käyttäjälle on kytketty käyttöön lisenssi. Yrityksen pääkäyttäjänä voit hallinnoida lisenssejä (kytkeä käyttöön ja pois käytöstä).

Hallintaliittymässä voit tarkastella palvelun käyttöön liittyviä lisenssejä ja niihin liittyviä tietoja.

Tiedot löydät hallintaliittymästä valitsemalla vasemman reunan navigoinnista kohdan ”Laskutus” alta ”Käyttöoikeudet”.

Avautuvalla sivulla esitetään yhteenveto kaikista käytössä olevista ja vanhentuneista lisensseistä.

”Käytettävissä olevien määrä” -sarakkeessa näet palveluun kytkettyjen lisenssien määrän, eli montako lisenssiä on maksimissaan mahdollisuus kytkeä käyttäjille. ”käyttöoikeutta määritelty” kohdasta näet montako kyseisistä lisensseistä on kytketty käyttäjille.

Yrityksen entisen työntekijän käyttöoikeus eli lisenssi on hyvä poistaa tai määrittää käyttöoikeus uudelle käyttäjälle. 

Käyttöoikeuden poistaminen hallintaliittymässä:

1. Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksilla (Yleinen järjestelmänvalvoja/Global Admin) hallintaliittymään osoitteessa https://admin.microsoft.com/.  Huom. Pääkäyttäjätunnukset ovat muotoa admin@yritys.onmicrosoft.com.

2. Avaa Office 365 -hallintakeskus ja valitse Käyttäjät.

3. Valitse työntekijä, jonka käyttöoikeuden haluat poistaa, ja valitse sitten Muokkaa käyttäjäruudun Tuotteen käyttöoikeudet -kohdan vieressä.

4. Siirrä Tuotteen käyttöoikeudet -ruudussa käyttöoikeuden ilmaisin Ei käytössä -asentoon ja poista käyttöoikeus valitsemalla Määritä.

5. Kun poisto on valmis, ruudussa näkyy teksti Tuotteet poistettu.

Jos et siirrä käyttöoikeutta toiselle työntekijälle ja haluat vähentää maksamiesi käyttöoikeuksien määrää, ota yhteyttä Yritysasiakaspalveluumme sen jälkeen, kun olet tehnyt käyttöoikeuksien poiston hallintaliittymässä.

Huom. Kun olet poistanut käyttöoikeuden, kyseisen käyttäjän tietoja säilytetään 30 päivän ajan. Voit myös palauttaa tilin tarvittaessa. 30 päivän jälkeen käyttäjän kaikki tiedot (SharePoint Onlineen tallennettuja tiedostoja lukuun ottamatta) poistetaan pysyvästi Office 365:stä, eikä niitä voida palauttaa.

Lue myös mitä muuta on hyvä huomioida käyttäjän poistamiseen liittyen Entisen työtekijän poistaminen -ohjeesta.

Voit hoitaa lisensseihin kohdistuvat muutostilaukset OmaElisassa kohdassa Laitteet ja liittymät > Muut tilaukset > Microsoft 365 (2022) ja rastita kohta Muutos/lisätilaus. Automatisoimme muutoksiin liittyviä tilauksia, jotta voimme jatkossa palvella sinua vieläkin paremmin ja nopeammin.

Huomaathan, että

• kun tilaat käytössä olevan lisenssin vähennyksen, tulee se vapauttaa käyttäjältä ennen muutoksen tilaamista.
• muutettaessa lisenssityyppiä, tulee uusi lisenssi tilata ensin. Tämän jälkeen voit lisätä uuden lisenssin pääkäyttäjätunnuksilla oikealle käyttäjälle ja poistaa vanhan lisenssin.
• tilatessasi lisää tai vähentäessäsi lisenssejä, ilmoita tilauslomakkeella kuinka monta lisenssiä haluat lisätä/poistaa (esim. sinulla on 3 lisenssiä ja haluat lisätä 2, merkitse tilauslomakkeelle 2).

Saat luotua Oma Elisa tunnukset helposti itse, jos sinulla on yrityksesi nimenkirjoitusoikeus. Kirjaudu palveluun yrityksesi OmaElisa-tunnuksilla tai luo tunnukset kyseiseltä sivulta. Tilausasioihin liittyen voit ottaa yhteyttä myös Yritysasiakaspalveluun 010 80 8088.