“Puheenjohtajan tehtävään kuuluu määrittää välineistöt ja miten osallistutaan – se on kaikki hyvää kokouskäytäntöä”, Elisan hallituksen puheenjohtaja Anssi Vanjoki sanoo.
Virtuaalinen kokoustyöskentely on ollut Elisan hallitukselle tuttua jo vuosia.
“Olemme syöneet omaa lääkettämme jo aiemmin”, Elisan hallituksen puheenjohtaja Anssi Vanjoki sanoo. “Fyysisiä, telekonferensseja, puhelinkokouksia ja muita välineitä on käytetty rytmittäen kokoustamiseen. Siksi hyppy ei ollut kovin valtava, kun covidin myötä pääväyläksi valikoituivat videokonferenssikokoukset.”
Nokian johtokunnasta ja Lappeenrannan teknillisen yliopiston professuurista tunnetuksi tullut Vanjoki kokee virtuaalisen kokoustamisen ennen kaikkea positiivisena asiana.
“Valtava ajansäästö, matkustus vähenee ja tehokkaampi kokousajan käyttö”, Vanjoki listaa etäkokoustamisen hyviä puolia.
Tilannekontekstia saa lisättyä ottamalla etäisyyttä kameraan
Fyysisestä kokoustamisesta Vanjoki kaipaa ennen kaikkea sen mahdollistamaa tilannekontekstuaalisuutta – mahdollisuutta lukea tilannetta ihmisten eleistä ja käyttäytymisestä.
“Vaikka virtuaaliset kokoukset valmistellaan hyvin, spontaani tilanteen lukeminen ja kontekstuaalisuus ei videomaailmassa vielä toimi yhtä hyvin kuin fyysisesti tavattaessa”, Vanjoki sanoo.
“Etäkokoukset ovat siksi puheenjohtajalle paljon vaativampia kuin fyysiset: monen eri kuvan tarkkailu yhtä aikaa vaatii tarkkaavaisuutta, jotta havaitset, että joku haluaa puhua, ja näet, miten esitysten sisältöön reagoidaan, kun dia näkyy isona ja naamat pienenä.”
Puheenjohtajana Vanjoki viljeleekin kokouksissa ohjetta “älkää olko niin staattisia kameran edessä”.
“Jos kaikkien kasvot ovat koko ajan kiinni kamerassa ja ruudulla näkyy rivi tuijottavia naamoja, se käy fyysisesti ja henkisesti raskaaksi. Ohjeeni on, että ota vähintään metri etäisyyttä kameraan, välillä kaksi, siten että tilanteesta tulee miellyttävää itselle ja muille. Ympäriinsä ei tarvitse päästä kävelemään, mutta kun kuuntelee, voi ottaa etäisyyttä, ja tulla sitten kertomaan tärkeää asiaa lähemmäs kameraa.”
Puheenjohtaja vastaa hyvistä kokouskäytännöistä
Keväällä 2020 Elisan hallituksen siirtyessä pysyvään etämoodiin Anssi Vanjoki esitteli ja kävi läpi perussäännöt, joiden avulla kokouksia pyritään käymään läpi. Hän muistuttaa, että puheenjohtajan tehtävään kuuluu määrittää hyvät kokouskäytännöt: välineistöt ja se, miten osallistutaan.
“Käden nostaminen on hyvä sääntö. Se, että viitataan, odotetaan vuoroa ja puheenvuorot pyritään jakamaan järjestyksen mukaan. Toisaalta kokoustamiseen liittyy myös päälle puhuminen, mitä pidetään huonona tapana, mutta välillä se ilmaisee erityistä mielenkiintoa tai intohimoa aiheeseen, eikä sitä siksi saa kitkeä kokonaan pois.”
Vanjoen tärkein vaatimus on, että kaikki osallistuvat kokoukseen saman median kautta. Videokokoukseen ei siis ole sallittua osallistua video kiinni tai puhelimella.
“Pyrin ehdottomasti välttämään hybridimallia. Jo ennen korona-aikaa oli sellaisia tilanteita, jolloin joku olisi joutunut olemaan videokokouksessa mukana pelkällä audiolla ja puheella, mutta en ole voinut sallia sitä, että ollaan eri mediassa. Oli kyseessä fyysinen tai puhelinkokous, haluan että kaikki ovat siinä tasavertaisesti. Erityisesti väittelytilanteiden kannalta on tärkeää, että ollaan samassa mediassa samoin valmiuksin.”
Vanjoki tarkentaa, että asioita ei silti aina tarvitse käydä läpi videon välityksellä. “Voidaan sopia, että tietyt asiat työstetään fyysisesti, puhelimella tai pikaviestimellä, mutta kun pidetään kokous, kaikki käyttävät samaa mediaa. Kun risteytetään mediaa, kommunikaation laatu heikkenee, ja se on väärin yksittäisille osallistujille.”
Videokokouksessa pitää vaatia laatua myös yhteydeltä ja välineiltä
Anssi Vanjoki uskoo, että pandemian jälkeenkin suuri osa hallitusten kokoustamisesta tulee olemaan virtuaalista. Video ei korvaa kaikkea, mutta sen osuus tulee kasvamaan. Siksi hän vaatii osallistujia noudattamaan hyviä kokouskäytäntöjä myös välineistöön satsaamisen osalta. Koska hallitustyöskentelyä säätelee vahva juridiikka, vaaditaan myös virtuaalisilta kokouskäytännöltä ja välineiltä lainsäädännön ja tietoturvanäkökulmien huomioimista.
“Videokokouksissa laatu on hirmuisen tärkeä, jotta kokous ei kaadu teknisiin yksityiskohtiin. Pitää varmistaa, että kaikilla on samanlainen mahdollisuus osallistua ja laadullisesti ensiluokkainen ja tietoturvallinen yhteys. Ei voida sallia, että joku nykii huonolla yhteydellä ja toinen on laadukkaasti mukana.”
Laadukkaiden etäyhteyksien lisäksi Elisan hallitustyöskentelyssä on koettu hyödylliseksi fyysisten laitteiden ja ohjelmistojen standardoiminen.
“Meilläkin on ollut laitekirjosta johtuen hankaluuksia, eikä esityksiä ole saatu pelaamaan. Nykyisin hallitus käyttää Elisa Videran Cloud Connectia yhteisessä työskentelyssä, sen laatu on ollut hyvä ja toimiva.”
“Muutkin kokouskäytännöt toteutetaan nykyisin virtuaalisina. Niistä monet ovat nopeuttaneet työskentelyä ja tulleet jäädäkseen. Allekirjoitus tehdään autentikoiduilla digitaalisilla välineillä ja neljännesvuosittain annettavat hallituksen tiedotteet on helpompaa editoida digitaalisessa muodossa, kun yhteisesti valmistettavat dokumentit pitää saada määräaikaan mennessä valmiiksi.”
Vanjoki näkee virtuaalisuuden luovan uusia mahdollisuuksia hallitustyöskentelyyn myös tulevaisuudessa.
“Hallitustyö on lainsäädännön mukaan formaalia ja sitä määrittävät tietyt muotoseikat, mutta uskon, että digitalisaation kehitys tuo hallitustyöhönkin enemmän spontaaniutta. Esimerkiksi lisää lyhyempiä temaattisia virtuaalisia tapaamisia ja hallitusta hieman lähemmäs päivittäistä pulssia. Uskon, että välineiden ja osaamisen muuttuessa nähdään jotain tämänkaltaista kehitystä”, Anssi Vanjoki toteaa.
Anssi Vanjoen vinkit virtuaaliseen hallitustyöskentelyyn
- Puheenjohtajan tehtävään kuuluu määrittää ja käydä yhteisesti läpi hyvät kokouskäytännöt sekä vaatia, että niitä myös noudatetaan.
- Välineistöön tulee satsata tarpeeksi, jotta kokoustaminen ei kaadu teknisiin haasteisiin. Tämä tarkoittaa vähintään erillistä kameraa ja näyttöä sekä ensiluokkaista verkkoyhteyttä kaikille osallistujille.
- Osallistumisen kokoukseen pitää lähtökohtaisesti olla tasa-arvoista. Jotta kaikilla on yhtäläinen mahdollisuus osallistumiseen, pitää kaikkien olla samassa mediassa.
- Ota vähintään metri etäisyyttä kameraan, jotta pystyt myös liikkeillä ja kehon asennolla tuomaan tilanteeseen tilan tuntua ja osoittamaan reaktiota asiaan.
- Uudet digitaaliset ratkaisut tarjoavat paljon mahdollisuuksia myös hallitukselle. On kuitenkin muistettava, että virtuaalisilta kokouskäytännöltä ja välineiltä vaaditaan hallitustyöskentelyssä tavallistakin tarkempaa tietoturvanäkökulmien huomioimista.
Kaikki artikkelit