Yritysjohdolta vaaditaan kykyä uudistua, rakentaa luottamusta ja kohdata ihmiset videon välityksellä, kun poikkeustilanne pakottaa muutokseen etätyökäytännöissä.
Luottamus työntekijöihin, selkeä työn ohjeistaminen, esimerkillä johtaminen. Siinä kolme tärkeintä tekijää etätyön johtamiseen.
“Etätyön tekemisestä on puhuttu pitkään, tekniikkaa siihen on olemassa ja monelle nuorelle työntekijälle etätyömahdollisuus on jo yksi työhöntulon kriteereistä. Viikkojen tai kuukausien etätyö poikkeustilanteessa pakottaa yritykset kuitenkin johtamisen muutokseen, joka ei onnistu, ellei yrityksen johto lähde täysillä mukaan ja itsekin hyödynnä etäkokoustamisen malleja”, sanoo Elisan Uudet palvelut -yksikön johtaja Pasi Mäenpää.
Mäenpää johtaa kansainvälistä myyntitiimiä, joka on hajaantunut ympäri maailmaa. Etäjohtaminen on tullut tutuksi, kun ihmisiä ei ole mahdollista saada viikottaisiin myyntikokouksiin paikan päälle.
“Elisalla on jo 13 vuotta sitten aloitettu näiden asioiden harjoittelu, ja itse olen johtanut etätyötä vuosikausia. On luonnollista, että ihmiset haluavat kanssakäymistä, mutta se voidaan hoitaa virtuaalisestikin. Kokoukset ovat kokouksia, eikä fyysinen läsnäolo ole mikään vaatimus sille että osallistuu”, Mäenpää sanoo.
Luottamuksen rakentaminen on avain etäjohtamiseen
Selkeiden tavoitteiden antaminen ja niiden läpikäyminen on etänä työskenteleville vielä tavallistakin tärkeämpää. Työn johtaminen on silti ihmisten johtamista silloinkin, kun töitä tehdään pitkään kotoa käsin.
“Etäjohtaminen ei voi olla vain Powerpoint-sulkeisia, eikä webcast-tyylinen etukäteisnauhoitusten lähettäminen ole enää tästä maailmasta. Etätyön johtamisessa lähdetään siitä, että pitää olla kohtaamisia ja ihmisillä pitää olla mahdollisuus kysyä”, Mäenpää sanoo.
Mäenpää suosittelee pitämään etätyössä oleville samanlaiset kokoukset kuin toimistollakin on tapana. Asiaa voi ajatella myös kotona olevan työntekijän näkökulmasta, joka miettii, kuinka tekisi itsensä ja tekemisensä näkyväksi, jotta kaikki uskovat että tekee töitä.
“En voi liikaa painottaa luottamuksen merkitystä. Johtajien on luotettava siihen, että ihmiset pystyvät etänäkin tuottamaan hyvän työpanoksen. Etätyöhön siirtyvissä yrityksissä tehdään usein alkuun se virhe, että videokokouksen jälkeen alkaa sähköpostirumba, jossa kysellään työntekijöiltä, onko sitä ja tätä tehty. Jos töiden edistymiseen etänä ei uskota vaan pitää kysellä perään ja varmentaa, on sähköpostin lähettelyn sijaan parempi pitää uudestaan videokokous, jossa tilanteesta taas puhutaan.”
Myös asiakkaat täytyy osata kohdata etänä
Etätyökäytännöissä ei ole kyse enää vain yritysten sisäisestä kokoustamisesta. Yritysjohdon pitää pystyä kokoustamaan myös ulkopuolisten tahojen kanssa niin, että vuorovaikutus saadaan toimimaan.
Mäenpää kritisoi legendaa, jonka mukaan asiakkaita ei voisi tavata videolla tai että vähintään ensimmäisellä tapaamiskerralla pitää tavata fyysisesti.
“Elisa Videralla on paljon isoja asiakkaita, jotka käyttävät neuvotteluihin pääasiassa videoyhteyttä. Itselläni saattaa olla kokouksia kolmella tai neljällä mantereella saman vuorokauden aikana. Joissain kulttuureissa kuten Etelä-Euroopassa asiakkuuden hoitaminen saattaa vielä vaatia jossain vaiheessa fyysisen tapaamisen, mutta Pohjoismaissa ja Suomessa ei välttämättä tarvitse kohdata kasvotusten, jos videon avulla saadaan rakennettua sujuva kommunikaatio.”
Mäenpää muistuttaa kuitenkin, että kokoustaminen tarkoittaa aina vuorovaikutusta toisten kanssa. Liian usein videoyhteys on neuvottelussa sivuroolissa ja diaesitys pääroolissa, vaikka asian pitäisi olla toisin päin.
Johdon etätapaaminen vaatii kunnon kameran ja ison näytön
“Suomalainen videoneuvottelukulttuuri on jotenkin ajautunut tilaan, jossa kokoustetaan omalla tietokoneella ilman että kamera on päällä. Tämä täytyy muuttaa. Jos kansainvälisten pörssiyritysten johtajat haluavat tavata, he haluavat luotettavan videoneuvottelujärjestelmän lisäksi kunnon kameran ja ison näytön. Jokainen haluaa nähdä kokouksen muut ihmiset ja sen, millainen on muiden osallistujien kehon kieli.”
Väliä on myös teknisen ratkaisun toimivuudella. Monessa yrityksessä on sisäisesti toimivat videoyhteydet mutta haasteena kokouslinkkien lähetys talon ulkopuolelle.
“Vaatimuksena pitäisi olla, että teknisestä alustasta voidaan lähettää kokouskutsulinkkejä myös talon ulkopuolelle. Nykyaikaisissa joustavissa ratkaisuissa ei tarvitse enää miettiä sitä, millainen laite vastaanottajalla on, kun lähetetään kutsu videokokoukseen.”
Etätyö vaatii esimerkillä johtamista ja uusia toimintatapoja
Pasi Mäenpää suosittelee, että etätyötä tekevissä yrityksissä pidetään henkilöstön kanssa infokokous vähintään kerran viikossa.
“Eikä vain johtoryhmäinfoja, vaan että kutsutaan enemmän ihmisiä siihen kokoukseen. Etätyötä tulee johtaa edestä ja ylhäältä, jotta muutos tapahtuu.”
Mäenpää kuulee usein asiakkailta harmittelua siitä, että innovointi ja suunnittelu pitää laittaa jäihin, kun totutut työtavat tarralappujen liimaamisineen eivät onnistu etänä. Useimpiin tarpeisiin löytyy nykyisin kuitenkin myös digitaalinen ratkaisu.
“Etäkokouksen johtaminen ei sinällään poikkea mitenkään fyysisen tapaamisen johtamisesta. Tärkeintä on, että kaikki pitävät kameran auki. Jokaisella on oma tapansa johtaa kokouksia, ja jokaisen johtajan itse pitää käyttää mielikuvitustaan ja miettiä, miten vie parhaalla tavalla kokouksen läpi etänä. Kukaan ei tuo näitä toimintamalleja johdolle avaimet käteen, vaan sen verran pitää olla uudistumiskykyä, että pystyy heittäytymään myös tähän maailmaan.”
Vinkkejä etäjohtamiseen
- Rakenna luottamusta. Usko ihmisten toimintakykyyn myös silloin, kun he eivät ole toimistolla. Ethän toimistollakaan ole jatkuvasti ihmisten vieressä.
- Kerro odotukset ja tavoitteet selkeästi. Se tarve ei muutu etätöissä.
- Johda esimerkillä. Harjoittele itse yhdessä muiden kanssa. Jos työskentelette etänä ensimmäistä kertaa, älä luovuta ensimmäisestä vastoinkäymisestä.
- Hae avoimin mielin uudenlaisia tapoja johtaa työtä. Ryhmätöitä voi tehdä ja post-it-lappuja liimailla myös virtuaalisesti.
- Pidä positiivista henkeä yllä. Ihmiset kaipaavat nähdä toinen toisensa ja hiljaisuus herättää epäluuloja. Napakat tiimikokoukset verkossa ovat oiva tapa sparrata ja vaihtaa ajatuksia.
Lue lisää https://www.mvcvidera.com/ ja muista etätyöskentelyyn liittyvistä vinkeistä.
Kaikki artikkelit