Etätyön johtaminen on tullut minulle tutuksi, sillä suurin osa tiimistäni toimii eri paikkakunnilla. Myyntiorganisaatiostamme osa työskentelee myymälöissä ympäri Suomea. Tampereella on iso keskitetty myyntiyksikkö ja itse teen töitä Helsingistä käsin. Nyt, kun etätyön merkitys on kasvanut, jaan mielelläni muutaman etätyön johtamiseen liittyvän oppimani arvokkaan käytännön, josta toivottavasti on apua juuri sinulle.
1. Varaa etätyössä enemmän aikaa henkilökohtaiselle etäläsnäololle
Saattaa kuulostaa oudolta, mutta virtuaalisessa yhteydenpidossa läsnäoloa on oltava enemmän ja siksi aikaa on varattava kalenteriin riittävästi. Tämä on oleellista, kun käytävällä ei sattumalta näe tiimin jäseniä, eikä ennen kokouksia tule vaihdettua nopeita kuulumisia.
Olen itse varannut ajat henkilökohtaisille, kahdenkeskisille keskusteluille kaikkien alaisteni kanssa joka viikolle. Myös tiimini on kokenut tämän käytännön positiiviseksi. Näin aikaa on tarpeeksi käytännön asioille mutta myös sparrailulle.
2. Anna tiimille riittävästi aikaa ja pidä video päällä etäkokouksissa
Myös tiimin kokoontumisiin pitää varata riittävästi aikaa ja niitä on oltava tarpeeksi usein tiimin kesken. Näin tiimiytyminen on ylipäätään mahdollista etäyhteydessä. Yhteistapaamisia on hyvä olla mieluummin liian usein kuin harvoin.
Me kokoonnumme kerran viikossa johtoryhmäni kanssa ja toisen kerran laajennetun työryhmän kanssa taktisempien toimenpiteiden ohjaamiseksi. Suurin osa osallistujista on molemmissa virtuaalisesti mukana ja videolla on näissä iso merkitys. Videoyhteyden ansiosta osallistujat ovat selkeästi paremmin mukana kokousten kulussa. Viestinnässä ilmeillä ja eleillä on uskomattoman suuri merkitys. Siksi ehdottomasti videoyhteyden pitää olla etätapaamisissa päällä.
3. Laadi etätapaamisille selkeä agenda ja johda hyvin kokouksia
Varsinkin kun kokouksissa on useita osanottajia, kokouksen puheenjohtajan rooli on kriittinen. Agendan on oltava tavallista kokousta tarkemmin suunniteltu, osallistujien on tiedettävä, mikä on kokouksen tavoite ja mitä heiltä odotetaan. Muuten voi olla varma siitä, että osa osallistujista ei ole aidosti läsnä ja huomio voi siirtyä muihin asioihin.
4. Ota käyttöön apuvälineet kuten Teams
Olen itse hurahtanut täysin Teamsiin. Meillä on johtoryhmäni, laajennetun taktisemman työryhmän ja koko myyntiyksikön kanssa omat Teams-kanavat. Kaikilla tiimeillä on lisäksi vielä omat kanavansa. Niissä on todella helppoa jakaa matalalla kynnyksellä erilaisia ryhmään liittyviä asioita, kommentoida ja saada keskustelua aikaan. Useimmiten saamme jopa arjen päätöksiä aikaiseksi keskusteluiden päätteeksi.
Aiemmin tarvitsimme huomattavasti enemmän kokouksia kuin nyt asioiden edistämiseen ja päättämiseen. Teamsissa asioita ratkaistaan, niitä kommentoidaan ja niistä sovitaan äärettömän nopeasti. Tietoisuus niistä on myös hetkessä kaikilla, joita asia kiinnostaa. Teamsin käytön myötä sähköpostin määrä on romahtanut. Lähes kaikki sellaiset keskustelut, jotka aiemmin pyörivät sähköpostissa, jaetaan nyt Teamsiin.
5. Käytä Teamsin chat-ryhmät yksittäisten asioiden työstämiseen
Olemme ottaneet käytännöksi sen, että kun haluamme sparrata jotain tiettyä aihetta ryhmän kesken, emme perusta tälle aina Teamsin kanavaa vaan oman chat-ryhmän. Se voi olla lyhytkestoisempi ryhmä. Chat-ryhmään on helppoa jakaa aiheeseen liittyvät kommentit ja dokumentit suoraan kaikkien kesken. Esimerkiksi asiakastilaisuus, jonka valmisteluun osallistuu useita eri tahoja, on hyvä chat-ryhmän aihe. Työryhmässä jaetaan tilaisuuden suunnitelmat, puheenvuorojen materiaalit ja voidaan käydä tilanteesta sujuvasti keskustelua.
6. Jaa keskeiset dokumentit aina Teamsissa
Oma periaatteeni on jo vuosia ollut se, että en tallenna mitään dokumenttia, esitystä tai suunnitelmaa koneeni kovalevylle. Mietin aina, minkä ryhmän työhön dokumentilla voisi olla lisäarvoa ja jaan dokumentit sille ryhmälle Teamsissa, vaikka ne olisivat keskeneräisiä.
Kun muutkin toimivat vastaavasti, niin esimerkiksi asiakasesitysten työstäminen, uudelleenkäyttö ja jatkojalostaminen helpottuvat. Dokumentit eivät enää jää hautumaan jonkun omalle läppärille, eikä niistä kerry keskenään ristiriitaisia versioita.
7. Jaa koulutukset, tiedotustilaisuudet ja yksikön infotilaisuudet aina verkossa
Oman yksikköni periaate on ollut jo vuosia, että tapaamme vain kerran vuodessa koko porukalla. Kaikki muut tilaisuudet pidetään verkon yli. Tällöin puhujalla on oltava videoyhteys auki, tästä ei oikeastaan ole poikkeuksia.
Verkon yli toimiminen on helppoa ja antaa tasapuolisen mahdollisuuden kaikille seurata tilaisuutta. Me myös nauhoitamme ja jaamme sisällöt aina jälkikäteen, koska on selvää, että isossa organisaatiossa on aina joku, joka ei pääse osallistumaan. Tämä on jo niin selvä osa omaa arkeani, että huomaan hämmästyväni, jos johonkin koulutukseen tai infotilaisuuteen on mahdollista osallistua vain paikan päällä.
Kiitos, kun luit vinkit omasta etätyön arjestani. Autamme mielellämme myös sinua muotoilemaan omia etätyön arkirutiinejasi, joten varaa etätapaaminen yritysmyyjämme kanssa verkossa tai soita meille numeroon 0800 04411.
Katso myös lisää vinkkejä etätyöskentelyyn. Kattavan valikoiman työvälineitä sujuvaan etätyöhön löydät verkkokaupastamme.
Kaikki artikkelitKirjoittanut
