Uusi normaali vaatii etäneuvotteluvälineitä, jotka taipuvat kaikkiin kohtaamisiin. Tietohallinnon tehtävänä on näyttää suunta ja varmistaa uudenlaista liiketoimintaa tukevat etätyöskentelyn keinot.
Yritysjohdon on nyt aika nostaa katse ylös akuutista kriisistä tulevaan. Moni perinteinen toimiala ravintoloista videolääkäripalveluita tarjoaviin lääkärikeskuksiin on pakon edessä ottanut valtavia harppauksia ja onnistunut yli yön mukauttamaan liiketoimintaansa.
“Monilla aloilla, joilla on vuosia hoettu mantraa, ettei työtä voida turvallisuussyistä hajauttaa, on muutamassa päivässä saatu aikaiseksi hajautetun työn malli”, Pasi Mäenpää, Elisan Uudet palvelut -yksikön johtaja kuvaa.
“Yritysten johdon pitäisi nyt miettiä innovoinnin näkökulmaa: Jos yrityksessä kaikki jo pystyvät osallistumaan videokokouksen, miten opitut toimintamallit voitaisiin viedä liiketoimintaan? Kuinka myynti osaa kohdata asiakkaat videoiden välityksellä? Ja miten yrityksen omat toimintamallit ja tekemisen tavat jatkossa toimivat parhaalla mahdollisella tavalla virtuaalisesti ja hajautetun mallin mukaisesti?”
Uusi normaali näkyy muuttuneissa työtavoissa ja rutiineissa
Uusi tilanne vaatii tekniikalta paljon ja pakottaa yritykset ja tietohallinnon käymään läpi valittujen järjestelmien yhteensopivuutta kaiken muun kanssa. Palveluntarjoajat joutuvat myös miettimään, ovatko ratkaisut tietoturvallisia.
“Ajatus siitä, että poikkeustila kestää vain muutaman viikon tai kuukauden, ei ole tosi. Enää ei ole paluuta vanhaan normaaliin. Etätyön mahdollisuutta tullaan jatkossa vaatimaan uudella tavalla ja etätyön mahdollistaviin, ammattimaiseen käyttöön tehtyihin välineisiin tullaan myös panostamaan. Väitän, että tämä globaali fast forwarding -kokeilu tulee leikkaamaan jopa kolmasosan liikematkustamisesta pois.”
Myös verottaja on linjannut, että kotiin ostettavat työvälineet voi nyt vähentää verotuksessa.
“Kun omaan käyttöön hankitaan kuulokkeita ja työtuoleja, on päivänselvää ettei niistä investointien jälkeen luovuta, vaikka tilanne taas sallisikin työpaikalle palaamisen.”
Hyväksy väistämätön muutos ja osoita luottamusta
Nyt viimeistään on aika päästää irti vaatimuksesta tehdä töitä toimistolla. Kotoa tehtävän etätyön kieltäminen kielii epäluotamuksesta, joka nakertaa suoraan työntekijöiden motivaatiota.
“Etätyöhon siirtymisessä on ennen kaikkea kyse haasteesta yritysjohdon osaamiselle: pystyvätkö esimiehet ja johto rakentamaan etätyölle toimintamallin, jonka avulla rakennetaan tavoitteita ja saadaan ihmiset antamaan täysi työpanos etäpisteestä käsin. Parhaimmillaan etätyössä ihmisten tehokkuus ja toiminnan tehokkuus paranee ja nousee, kun kaikki siirtymät jäävät pois.”
“Jos luottoa ei synny ja annetaan ymmärtää, että olisi hyvä olla toimistolla, työntekijöille jää kalvava tunne että johto ei luota heihin, vaikka he kuinka antaisivat täyden panoksensa yrityksen käyttöön.”
Mäenpää muistuttaa, että kolikolla on kaksi puolta: Tehokkuuteen kannustavat mittarit ja tavoitteet, jolla kokonaisuutta johdetaan, ovat tärkeitä. Mutta ihan ensin pitää miettiä, miten työntekijät jaksavat ja miten heitä johdetaan.
“Moni tekee nyt kotoa käsin kaksitoistatuntisia työpäiviä. Miten varmistetaan että työajat ovat tolkullisia? Ja miten tuetaan sosiaalista kanssakäymistä, joka helposti jää nyt pois?”
Mitä johtoryhmän pitäisi vaatia etätyön välineiltä ja toimintamalleilta?
Jokainen johtaja haluaa nähdä, että ihmiset onnistuvat. Haasteena on uusi johtamistilanne: ihmisten kohtaaminen ja johtaminen kriisiajassa videon kautta. Miten saada ihmiset aktivoitua mukaan ja miten kääntää yrityksen voimavaraksi ne asiat, joita nyt harjoitellaan?
Mäenpää näkee, että tietohallintojohtajien paikka on nyt olla sateentekijä ja tuoda käyttöön oikeanlaisia välineitä ja toimintatapoja. On paljon asioita, joilla motivoida tietohallintoa ja innostaa heidät innovoimaan uusia tapoja ratkaista näitä haasteita.
“Kaikki lähtee siitä, miten rakennetaan sellainen tapaamisten ja kokoustamisen kulttuuri, että ihmiset osallistuvat aktiivisesti. Paljon pitää harjoitella, eikä saa kompastua ensimmäiseen ongelmaan. Tietohallinnon vastuulla on tukea kulttuurin käyttöönotossa ja tarkoitukseen sopivien työkalujen valinta”, Mäenpää kuvaa.
Henkilökunnan joukosta voi kouluttaa nopeasti henkilöitä, jotka pystyvät fasilitoimaan virtuaalisia kokouksia ja tilanteita, tai ottaa palvelukseen parhaat fasilitaattorit.
“Kaikille asioille, joita neukkarissa on totuttu tekemään, löytyy kyllä digitaalinen vaihtoehto, kunhan muistaa, että ihmisten kohtaaminen on ensisijaista ja kalvosulkeiset toissijaisia. Jopa stressiä saadaan karsittua kasvokkain kohtaamisen avulla.”
“Pitää myös ymmärtää, ettei riitä, jos kokouksiin onnistutaan osallistumaan talon sisällä. Osallistumisen ja osallistamisen kokouksiin on sujuttava yhtä hyvin myös ulkopuolisten kanssa.”
Nyt kun matkustamiseen liittyviä kuluja ei tule, uusiin tietojärjestelmiin investoimalla lisätään yrityksen tuottavuutta ja reagointikykyä. Voidaan ehkä miettiä myös sitä, että tuottavuuden parantuessa ja toimistotilan tarpeen vähentyessä laadukkaasta etätyöstä voidaan jopa maksaa parempaa palkkaa.
“Tämän tilanteen ratkaisu ei ole se, että kaikki standardoidaan viimeiseen asti, vaan työntekijöillä ja johdolla tulee olemaan erilaisia tarpeita, joihin tarvitaan vaihtelevia ratkaisuja. Kun on hyvät kamerat, voidaan tehdä paljon asioita, eikä edes VPN-yhteyksiä tarvitse käyttää, jos valittu videopalvelu on valmiiksi tietoturvallinen ratkaisu. Oikeat laitteet pitää hankkia nyt.”
Vinkit etätyökalujen hankintaan
● Johdon ja tietohallinnon on yhdessä sovittava, millaista etätyöskentelyn tapaa tullaan noudattamaan. Työkalut valitaan valittujen toimintatapojen ja tarpeiden mukaan.
● Mitä tärkeämpiä kokouksia videon kautta järjestetään, sitä tärkeämpää on, että osallistujilla on ammattimaiset kuulokkeet ja näytöt. Paljon kokoustaville suositellaan hankittavaksi kotiin pöytäkoneen näköiset videoneuvottelulaitteet.
● Lähestulkoon kaikilla on nykyisin laajakaistayhteys kotona, mutta yritys voi miettiä, kannattaako sen nopeutta päivittää yrityksen puolesta nopeammaksi. Työntekijöille voi myös viestiä verottajan tuoreesta ilmoituksesta, että puolet laajakaistan hinnasta voi tänä vuonna vähentää verotuksessa.
● Tietoturvasta ei voida tinkiä. On hyvä huomioida, että VPN-yhteyksiä ei tarvitse käyttää, jos videopalvelu on itsessään tietoturvallinen ratkaisu.
● Etäkokoustamisen arkkitehtuuri tulisi suunnitella kokonaisuutena ottaen huomioon käyttäjien erilaiset tarpeet. Ratkaisu ei ole kokoelma erilaisia työkaluja vaan kuhunkin tarpeeseen sopiva ratkaisu, joka on yhteensopiva osana kokonaisuutta.
Lue myös Pasi Mäenpään vinkit etäjohtamiseen globaalissa liiketoimintaympäristössä.
Tutustu tarkemmin Elisa Videran videoneuvottelupalveluihin ja päivitä työvälineet kuntoon etätöihin Elisan avulla.
Kaikki artikkelit