Uudenmaan Metsäurakointi Oy:n toimitusjohtaja Anssi Vainiola tarvitsi yritykselleen mobiilin toimiston, joka toimii luotettavasti joka paikassa. Nyt Elisa Toimisto 365 -palvelu auttaa yritystä ja sen metsureita pysymään metsässä työn touhussa.
Kun rytisee, Uudenmaan Metsäurakoinnin puhelin alkaa piristä. Hyvä esimerkki oli elokuinen, Kiiraksi ristitty myrsky. Etelä-Suomessa jopa 32,5 metriä sekunnissa puhaltanut tuuli rikkoi omaisuutta ja kaatoi kasapäin puita.
”Kun myrsky alkoi riehua seitsemän aikaan illalla, ensimmäiset soitot puiden raivaamiseen tulivat meille tunnin sisällä”, toimitusjohtaja Anssi Vainiola kertoo.
Ne ovat tilanteita, joissa yrityksen metsurit liikkuvat rivakasti paikasta toiseen. Moottorisahojen laulaessa myös tiedonkulun, byrokratian ja laskutuksen on pysyttävä vauhdissa mukana.
Kiira-myrskyn aikaan Vainiolaa joukkoineen auttoi Elisan tarjoama Toimisto 365 -tuotepaketti, jonka yritys oli ottanut kesäkuussa käyttöönsä. Akuutteja töitä riittikin koko illaksi ja vielä seuraaviksi päiviksikin.
”Tein Toimisto 365:een Kiira-myrskylle oman Outlook-ryhmän. Meitä oli samassa ryhmässä kymmenen henkeä, joilla oli samaan aikaan pääsy kaikkiin työn kannalta keskeisiin dokumentteihin. Tieto liikkui hyvin.”
Liikkuvat metsurit tarvitsivat liikkuvan toimiston
Suurin osa yhtiön töistä tulee kuitenkin Suomen suurilta metsäyhtiöiltä, sahateollisuudelta, erilaisilta rahastoilta sekä yksityisiltä metsänomistajilta, joiden metsiä se hoitaa ja kaataa puuta jalostettavaksi.
”Jos piirrän kartalle nykyisen toimialueemme, Kotkasta suora viiva kulkee Jyväskylään ja sieltä länteen merelle. Toimimme sen sisällä.”
Metsäalan yrittäjä Vainiolasta tuli vuosi sitten kesällä, kun hänen sijoitusyhtiönsä Vainiola-Yhtiöt osti myynnissä olleen Uudenmaan Metsäurakoinnin. Yritys oli hyvä ja kunnossa, mutta tietohallinto kaipasi päivitystä.
Yrityksen tärkein voimavara eli henkilöstö on alati liikeessä. Vainiola tarvitsikin mobiilin toimisto-ohjelmiston, joka toimii luotettavasti ja ketterästi siellä, missä ihmiset ovat.
”Ennen Toimisto 365:ttä meillä ei ollut muuta kuin tavalliset sähköpostit ja excelit. Dokumenttien lähetteleminen metsurille maastoon tai kenelle vain oli hankalaa.”
Hyvä myyjä tunnisti tarpeen
Vastaukseksi Vainiolan ongelmaan löytyi Elisan tarjoama Toimisto 365. Palvelun löytyminen tosin vaati vähän sattumaa.
”Huomasin, että yritykseen oli hankittu yksi lisenssi Office 365:ta, mutta sitä ei edes ollut otettu käyttöön, joten aioin sanoa sen irti. Menin Jumbo-kauppakeskuksen yritysmyyntiin selvittämään asiaa, missä myyjä ymmärsi heti tarpeemme ja osasi suositella sopivaa pilvipalvelua tilalle.”
Kun kaupat oli hierottu, asentaminen tapahtui Elisa Yritysgurun avustuksella. Vainiola antaa erityistä kiitosta siitä, että asennustalkoissa tuskailemisen sijaan asiakas pystyy näin käyttämään aikansa oman liiketoimintansa pyörittämiseen.
”Jos itse yrittäisin tehdä samaa, menettäsin siinä parissa päivässä muutaman asiakkaan. Erityisesti piha-ala on niin kilpailtua, että jos ei samana päivänä mene, se asiakas on entinen asiakas.”
Premium-lisenssi toimii missä vain
Nyt Toimisto 365 on yrityksessä ahkerassa käytössä. Sen Word- ja Excel-sovellusten avulla hoidetaan tavalisimmat toimistotyöt, mutta erityisen hyödylliseksi ovat osoittautuneet mainitut Outlookin ryhmät.
”Esimerkiksi ison metsäyhtiön työmaalla on tietty määrä aluepäälliköitä. Tämän avulla pystymme rakentamaan kullekin aluepäällikölle oman tilan, missä hän näkee reaaliaikaisesti kaiken tarvittavan. Voimme myös helposti muokata sisältöä tarpeen mukaan ilman pelkoa siitä, että sähköpostissa edes takasin läheteltävät versiot menevät sekaisin.”
Vainiola itse käyttää 365:ttä niin tietokoneella, tabletilla kuin matkapuhelimellakin. Käyttö on sujuvaa laitteesta ja sijainnista riippumatta. Vaikka kyseessä on pilvipalvelu, Elisan premium-lisenssin ansiosta sovellukset toimivat myös ilman verkkoyhteyttä.
”Jos verkkoyhteyttä ei ole esimerkiksi laivassa, voin kirjoitella tarjouspyynnöt valmiiksi ja lähettää ne sitten, kun pääsen taas verkkoon.”
Suunnitteluohjelma Planner auttaa isoissa projekteissa
Toimistopaketin sovelluksista muistikirjamainen One Note on Vainiolalta vielä tutkimatta. Sen mahdollisuuksiin kuuluu muun muassa puhuttujen muistiinpanojen muuttaminen tekstiksi. Sen sijaan suunnitteluohjelma Planner on Uudenmaan Metsäurakoinnissa vihitty hanakasti käyttöön.
”Teemme sen avulla kaikkien isojen projektien, kuten nyt alkavien metsien syysistutusten suunnitelmat, jotka päivittyessään ilmoittavat siitä mukana olevien puhelimeen.”
”Tässä kaikessa on iso ero, kun aiemmin viestimme suunnilleen kirjekyyhkyillä”, Vainiola karrikoi.
Hanki Office 365 -työvälineet sujuvaan arkeen
Elisan Microsoft 365 -paketissa yrityksille saat Office-sovellukset, sähköpostin, kalenterin, videoneuvottelun, tallennustilaa pilvestä sekä verkkotunnuksen yrityksesi nimellä.
Kaikki artikkelit