Otava katsoo 5G:n läpi koronan jälkeiseen aikaan

Etätyö on tullut jäädäkseen, ja siksi siitä on tehtävä työntekijöille entistä vaivattomampaa, Otava-konsernin tietohallintojohtaja Maarit Laakkonen sanoo. Perinteikäs mediatalo kokeilee nyt, miten nopea 5G voi muuttaa etätyön tekemistä.

Kuvat: Otava-konserni

Kun Suomen hallitus viime keväänä ilmoitti koronaviruksen vaatimista rajoituksista, myös Otavalla siirryttiin etätöihin.

”Meillä oli tehty työkulttuurin muutosta ja valmiuksia jo parin vuoden ajan, mutta kyllä me muiden mukana keväällä hyppäsimme suoraan altaan syvään päähän. Vuorokaudessa lähes koko konserni työskenteli etänä”, Otava-konsernin tietohallintojohtaja Maarit Laakkonen kertoo.

Otava-konsernin liiketoimintaa ovat kirjojen kustantaminen ja oppimisen palvelut, aikakauslehdet, yritysjulkaisut ja lukuisat digitaaliset palvelut sekä kauppa. Konsernin yritykset työllistävät tuhatkunta henkeä. Konserniin kuuluvan Suomalaisen kirjakaupan ja kirjakauppa Jameran henkilöstöä lukuun ottamatta kaikki ovat työskennelleet etänä.

Alkuvuodesta Otavalla alettiin kokeilla testihenkilöiden avulla, miten uuden sukupolven nopea 5G-yhteys voi tuoda lisää vauhtia ja vaivattomuutta paikkariippumattoman työn tekemiseen.

”Tavoite on, että meillä on aina nopea ja tarkoituksen mukainen yhteys käytössämme. Se mahdollistaa aidosti paikasta riippumattoman työn.”

Hybridikokoukset tulivat jäädäkseen

Tärkein syy 5G:n kokeilemiseen on aika koronan jälkeen. Jos viime keväänä digiloikka olikin nopea, kuluneen vuoden aikana etätyö on alkanut muuttua aidosti sujuvaksi arjen osaksi. Aikaan ennen koronaa ei ole enää paluuta.

”Hybridimalli jää elämään. Kun toiset ovat toimistolla ja toiset etänä, tarvitaan nopeaa ja varmatoimista verkkoyhteyttä nykyistäkin enemmän”, Laakkonen kertoo.

Hän näkee, että yhdessä vakiintuneen etätyökulttuurin kanssa nopea 5G-yhteys voi tuoda työntekijät paikasta riippumatta kuin virtuaaliseen avokonttoriin. Ei ole väliä, onko työkaveri sermin takana vai 5G-yhteyden päässä kauempana.

”Hybridimallin edellytys on nopea, varmatoiminen ja viiveetön tiedonsiirto, sillä yhteiset palaverit kuvayhteydellä on voitava pitää häiriöttä ja ilman yhteyden tuomaa viivettä.”

Videotuotanto hyötyy suuresta lähetysnopeudesta

Suuressa mediatalossa ammattiryhmien kirjo on mittava. Kaikille ei heti alkuvaiheessa ole tarvetta 5G-yhteydelle.

”Tavallinen toimistotyö onnistuu 4G-verkossakin, ja siihen nopeammat yhteydet tulevat normaalin laitekannan uusimisten yhteydessä.”

Koronarokotteen tapaan Otavalla edetään 5G:n käyttöönotossa työn kriittisyyden ehdoilla. Tärkeitä ryhmiä ovat suuria kuva- ja taittotiedostoja etänä käsittelevät tuotannon ammattiryhmät, sekä liikkuvaa työtä tekevät videotuotannonhenkilöt.

”Videot lisääntyvät jokaisessa mediassa. Usein puhutaan vain latausnopeudesta, mutta tuotannon ja videoiden ammattiryhmät hyötyvät erityisesti 5G:n suuresta lähetysnopeudesta.”

5G-verkossa upload eli lähetysnopeus on noin viisinkertainen vanhaan verrattuna. Se mahdollistaa sujuvan työskentelyn isojenkin tiedostojen kanssa paikasta riippumatta.

”Korona-aikanakin videotuotannon on pitänyt mennä varta vasten toimistolle lataamaan tiedostoja ja tähän on nyt etsitty muita ratkaisuja. On suuri etu, jos saman voi tehdä paikasta riippumattomasti.”

Nopea yhteys mahdollistaa sujuvat videokokoukset

Vaikka kriittisimmät ammattiryhmät varustetaan ensin, Laakkonen näkee 5G:lle tarvetta Otavan etätöissä laajemminkin. Tärkeä peruste on työssä jaksaminen, joka on noussut koronavuoden ja etätöiden aikana yhä tärkeämmäksi.

”On selvää, ettei tekniikan ja verkkoyhteyksien toimimattomuus tai hidastelu saa aiheuttaa työntekijälle minkäänlaista lisästressiä.”

5G ja etätyössä jaksaminen linkittyvät toisiinsa myös mutkan kautta. Laakkonen pitää tärkeänä sitä, että työntekijät kykenevät säilyttämään rutiinit ja aikataulut myös etätyössä.  Ne auttavat päivän rytmittämistä ja näin myös jaksamista.

Siksi Laakkonen haluaakin, että esimerkiksi Teams-palavereissa kamera on päällä.

”Se tuo toisen ihmisen lähemmäksi, ja samalla voimme huolehtia yhdessä yhteisestä hyvinvoinnistamme – etänäkin lähdemme töihin. Kun verkkoyhteydessä riittää kapasiteettia, ei kameraa ole syytä pitää pois päältä.”

Testaa, tutki ja hanki vasta sitten

Kokemukset 5G:stä ovat olleet Otavalla hyviä. Tarve sujuvalle, paikkariippumattomalle työlle ei ole häviämässä, päinvastoin.

”Kokeilkaa. Kannattaa lähteä rohkeasti mutta rauhassa liikkeelle – katsoa mitkä oman yrityksen tarpeet ovat ja miettiä sen perusteella, mihin 5G:stä voisi saada hyötyä.”

Laakkonen itse työskentelee etänä Espoossa, Iitissä ja Kuopiossa. Hän uskoo, että 5G-verkon laajentuminen tekee etätyöstä nykyistäkin sujuvampaa.

”Omien ja testiryhmämme havaintojen perusteella yhteyden nopeus vaihtelee jonkin verran. Tosin on huomattava, että 5G:n nopean lähtötason vuoksi pieniä vaihteluja ei työssään edes havaitse”, Laakkonen kertoo.

Lue lisää 5G:stä