Paikkariippumattoman työn ensiaskeleet otettiin Elisalla jo vuonna 2005. Tavoitteena oli helpottaa työntekoa ja parantaa tuottavuutta erilaisin virtuaalisin työvälinein. Vuonna 2013 tapahtui iso harppaus, kun etätyö vapautettiin kokonaan. Matkan varrella on opittu paljon – myös johtamisen näkökulmasta.
Tampereelta Helsingin Pasilaan yhtä sisäistä palaveria varten. Pari kertaa päivässä taksilla tapaamiseen toiselle puolelle kaupunkia. Nyt hieman hulluiltakin tuntuvat kokouskäytännöt jäivät kertaheitolla taakse, kun Elisalla otettiin vuonna 2013 käyttöön uudet, paikkariippumatonta työntekoa edistävät käytännöt.
Tuolloin Elisalla linjattiin, että kaikkiin sisäisiin kokouksiin pystyy jatkossa osallistumaan myös virtuaalisesti – ja niihin matkustaminen kiellettiin määrätyksi ajaksi kokonaan. Aiemminkin etätyö oli ollut mahdollista, mutta esimiesten käytännöissä oli isoja eroja. Monella oli edelleen kova kaipuu kontrolliin. Etätyön vapauttaminen yhtenäisti toimintatavat.
Elisalla yli 15 vuotta työskennellyt henkilöstöpäällikkö Helena Nousiainen on ollut isossa roolissa Ideal Work -konseptin jalkauttamisessa. Konsepti perustuu ajatukseen fiksua ja tehokasta työtekoa, sinulle sopivalla tavalla. Matkalta kohti uutta työkulttuuria on jäänyt jaettavaksi monta oppia muidenkin HR-ammattilaisten hyödynnettäväksi.
Muuttuva johtaminen on uuden työn kivijalka
”Uudet tilaratkaisut ja teknologiat mahdollistavat paljon, mutta kaikista isoin muutos koskee johtamista: se on uuden tekemisen perusta. Emme itsekään osanneet arvata, kuinka suuri muutos etätyön vapauttaminen lopulta oli. Kokemuksemme mukaan esimiehille on annettava perusteellinen perehdytys siihen, mitä paikkariippumaton työ merkitsee johtamisen kannalta”, Helena avaa Elisan muutoksen alkumetrejä.
Kun esimiehet ymmärtävät, mistä uudessa työssä on kyse, he pystyvät viemään muutoksen koko organisaatioon. Samoin kuin henkilöstö osallistetaan suunnittelemaan tilaratkaisuja, esimiehet kannattaa osallistaa miettimään millaista tukea he tarvitsevat omaan työhönsä – ja miten tavoitteet asetetaan silloin, kun johdetaan tulosten sijasta tekemistä.
Ratkaisujen käyttöönotossa pakko on paras muusa
Elisalla toteutettu etätyön vapauttaminen oli Helenan mukaan jopa rajukin toimenpide, joka pakotti henkilöstön muutoksen äärelle. Vaikka virtuaaliset ratkaisut olivat olleet tarjolla aiemminkin, asiat etenivät kuitenkin hitaasti.
”Paikkariippumattoman työskentelyn edistämiseksi laadituilla pelisäännöillä on ollut meillä iso merkitys. Ne tekivät siirtymisen uusiin tapoihin helpoksi, kun matkustus kiellettiin, kaikkiin kokouksiin pääsi mukaan Skypellä eikä etätyöskentelyyn tarvinnut enää kysyä lupaa.”
Esimiehet etujoukoissa
Johdon esimerkillä on ollut iso vaikutus Elisan Ideal Work -konseptin onnistuneeseen jalkauttamiseen.
”Aloimme esimerkiksi pitää isommat henkilöstöinfot pääasiassa virtuaalisina. Johto ja esimiehetkin takeltelivat aluksi uusien työvälineiden kanssa – ja viesti oli harvinaisen selvä: opettelemme tätä kaikki yhdessä. Koko henkilöstö sai koulutusta ja etiketin jämäkkään verkkokokoustamiseen.”
Työtilojen uudistaminen sekä asianmukaiset teknologiat, työvälineet ja yhteydet ovat tärkeä osa Elisan muutosta. Ympäri Suomea sijaitsevat perinteiset toimistotilat ovat muuttuneet vaiheittain paikkariippumatonta työtä tukeviksi monityötiloiksi. Samalla on luovuttu turhista neliöistä.
”Tuimme uusiin työtapoihin siirtymistä järjestämällä hyvin symbolisia siivoustalkoita: mapit ja muut turhaksi muuttuneet toimistotarvikkeet saivat kyytiä – samalla luovuttiin myös vuosien aikana juurtuneista tavoista. Pyrimme pitämään muutosviestinnän mahdollisimman avoimena: kuuntelimme ihmisiä ja otimme kantaa heidän huoliinsa”, Helena kertoo.
Luottamus ja henkilökohtaiset hyödyt muutoksen ajureina
Koko uudistuksen perustana on lopulta luottamus: kaikki viisaus ei suinkaan asu johtoportaassa, vaan elisalaiset ovat fiksuja, ja ymmärtävät itse miten ja missä omaa työtä voi tehdä järkevimmin ja tehokkaimmin. Paikkariippumaton työskentely tuo joustavuutta ja palvelee työntekijöiden henkilökohtaisia tarpeita ja hyvinvointia. Henkilöstön tyytyväisyys onkin noussut ja sairaspoissaolot vähentyneet.
Elisalaisten paikkariippumattomaan työskentelyyn pätee normaali työaikalaki, kellokortteja ei käytetä ja erillisiä etätyösopimuksia solmitaan vain yksittäistapauksissa, esimerkiksi silloin kun työntekijä lähtee tekemään töitä vaikkapa Espanjaan tai Thaimaahan.
Helenan mukaan uuden työn edistämisessä on oleellista, ettei ketään pakoteta työskentelemään etänä. Myös konttorille voi edelleen tulla kahdeksasta neljään, jos se sopii omiin tarpeisiin parhaiten. Harvempi kuitenkaan tekee niin.
”Ihmiset alkavat nähdä paikkariippumattoman työn hyödyt aika nopeasti uudistuksen edetessä. Ensimmäiset onnistuneet virtuaaliset palaverit, saavutettu ajansäästö, vältetyt ruuhkat ja paikkariippumatonta työtä tekevät työkaverit saavat aikaan itseään vahvistavan positiivisen kierteen”, hän kuvailee.
Tähtäimessä uusi tuottavuusloikka
Elisan työskentelytapojen uudistus siirtyy pian seuraavaan vaiheeseen, kun koko organisaatio saa syksyllä 2017 käyttöönsä uusia, tiimityötä tehostavia ratkaisuja. Tavoitteena on tukea entistä paremmin myös organisaation rajat rikkovaa yhteistyötä. HR:llä on edelleen iso rooli uuden työn jatkuvassa kehittämisessä.
”Pilvessä sijaitsevat virtuaaliset tiimityötilat tukevat yhteydenpitoa ja antavat paremmat mahdollisuudet jakaa ja työstää materiaalia. Tavoitteenamme on tässäkin päästä osoittamaan työntekijöillemme heidän omaan työskentelyynsä suoraan kohdistuvat hyödyt. Yrityksen tasolla tarjolla on potentiaalinen uusi tuottavuusloikka. Myös nyt Elisan johto pääsee näyttämään esimerkkiä”, Helena hymyilee.
Elisan uusi työ numeroina
- Noin 2000 elisalaisista kuuluu etätyöskentelyn piiriin
- 77 etäpäivää/henkilö/vuosi
- 227 500 virtuaalikokousta/vuosi
- Säästöt matkustuksessa ja toimitilakuluissa 10 MEUR/vuosi
- Päästösäästöt 4416 tCO2/vuosi.
Tutustu Elisan etätyön ratkaisuihin.
Katso webinaaritallenne Elisan paikkariippumattomasta työstä HR-näkökulmasta:
Lue myös
Jaana Vuori: yrityksillä vielä otettavaa tuottavuuden parantamisessa
Yritysguru vinkkaa: Microsoft Teams on etätyön paras apu
Kaikki artikkelit