M365: yksi lasku riittää ja kirjanpito kiittää

Kuukausiveloitteinen Microsoft 365 -toimistopaketti helpottaa tilitoimiston omaa kirjanpitoa. Sujuvat toimistosovellukset tukevat kirjanpitäjiä asiakasyritysten auttamisessa

Kirjanpitoalalla digitaalisuus lyö vahvasti läpi. Tilipitotoimistolle tämä tarkoittaa sitä, että ohjelmien on toimittava luottavasti ja niiden päivittämisen on oltava helppoa. Vuoden alussa tilitoimisto CD-Yhtiöt päätti tilata Microsoft 365 -paketin kuukausiveloitteisena palveluna Elisalta.

”Emme halua laskuttaa asiakasta koneiden kanssa tappelemisesta, vaan tehokkaasta työajasta”, CD-Yhtiöiden toimitusjohtaja Sami Olli sanoo.

Suurin osa Helsingin Herttoniemessä toimivan CD-yhtiöiden asiakkaista on pääkaupunkiseudulla toimivia pk-yrityksiä, mutta kasvava digitaalisuus mahdollistaa myös muualla toimivien asiakkaiden palvelemisen. 14-henkeä työllistävä perheyhtiö tarjoaa monipuolista taloushallinnon palvelua, mutta samalla säilyttää pienyrityksen henkilökohtaisen otteen.

”Äitini aloitti yrityksen 40 vuotta sitten kotimme vaatehuoneessa. Sen jälkeen olemme kasvaneet tasaisesti ja maltillisesti”, toisen polven yrittäjä sanoo.

Kuukausipalvelu yksinkertaisti tilitoimiston oman kirjanpidon

Aikaisemmin CD-Yhtiöt hankki Microsoft 365 -paketin suoraan Microsoftilta. Teknisesti tapa toimi, mutta alan ammattilaisina Olli kumppaneineen osasi katsoa asiaa myös tilinpidon näkökulmasta.

”Jouduimme maksamaan lisenssit luottokortilla ja tekemään useita eri erittelyitä omaan kirjanpitoomme. Nyt saamme kaiken yhdellä laskulla kerran kuussa, mikä yksinkertaistaa ja helpottaa omaa kirjanpitoamme.”

Microsoftin virallisena myyjänä toimiva Elisa oli CD-Yhtiöille luonteva vaihtoehto. Yrityksellä oli jo ennestään Elisan kautta automatisoitu puhelinvaihde Ring, sekä internet- ja puhelinliittymiä.

Mahdollisuus hankkia myös Microsoft 365 -paketti yhdeltä ja samalta luukulta nousi esiin Ollin keskustellessa tutun Elisan yritysmyyjän kanssa. Etukäteen Ollia huoletti asennus, mutta se kävi helposti Elisalta saatujen ohjeiden avulla. Myös Yritysgurun tuki ja etäasennus olisivat olleet mahdollisia.

”Aikaisemmin piti säilytellä laatikoita, asennuslevyjä ja sarjanumeroita tarkastuksen varalta. Nyt myös kaikki tieto lisensseistä on yhdessä paikassa.”

Toimivat ohjelmat tukevat muuttuvaa työtä

CD-yhtiöiden toiminnan aikana koko kirjanpitoala on muuttunut. Suuri murros on viimeisen kymmenen vuoden aikana tapahtunut digitalisoituminen. Vanhan ajan kuittien kirjaus on siirtynyt asiakkaan digitaalisiin järjestelmiin. Se on vähentänyt kirjanpitäjän manuaalista työtä ja vienyt työnkuvaa konsulttimaisempaan suuntaan.

”Digitaalista palvelua on kehitettävä jatkuvasti entistä sujuvammaksi ja tehokkaammaksi, jotta kilpailussa pärjää. Samalla henkilökohtaisuudesta on pidettävä huoli, sillä moni asiakas tarvitsee nimenomaan tukea liiketoimintansa suunnitteluun, eivätkä läheskään kaikki yrittäjät ole paperia hylänneet.”

Kirjanpitoalalla työn kova ydin tehdään erikostuneilla taloushallinnon ohjelmilla. Pilvipohjaisilla Microsoft 365 -sovelluksilla puolestaan on tärkeä rooli yhteydenpidossa niin firman sisällä kuin asiakkaiden suuntaankin. Ahkerassa käytössä ovat Excel, Word, Powerpoint, Outlook, SharePoint ja Teams.

”Tämä kevät on lisännyt erityisesti Teamsin käyttöä, jonka rooli on laajentunut yhteydenpitokanavasta myös myynnin työkaluksi.”

SharePoint pitää muutokset järjestyksessä

Tilitoimiston digitaalisen työnkuvan voi tiivistää niin, että taloushallinnon ohjelma laskee, Microsoft 365 kertoo. Se on osa työnkuvan muutosta, Olli sanoo.

”Kaikki yrittäjät eivät halua tai välttämättä edes osaa lukea automaattisesti syntyvää tilinpäätöstä. Toimisto-ohjelmia käytämme paljon siihen, että kirjanpitäjä etsii asiakkaan puolesta ydinkohdat, ja tiivistää ne helposti luettavaan sanalliseen muotoon ja viestii ne asiakkaalle.”

Toinen tärkeäksi sovellukseksi Microsoft 365 -paketista on osoittautunut SharePoint. Sen avulla CD-Yhtiöiden väki jakaa niin sisäisiä dokumenttejaan kuin asiakkaidenkin kanssa yhteisiä asiakirjojaan. Olliin vaikutuksen on tehnyt erityisesti SharePointin helppous.

”Se selkeyttää työtä, kun asiakirjojen eri versiot eivät risteile sähköpostissa edestakaisin. Asiakirjan jakaminen linkillä on myös asiakkaalle helppo ja tietoturvaa kasvattava tapa toimia, ja tarvittaessa asiakkaan dokumenteille voi luoda oman säilytystilan.”

->Microsoft 365 tehostaa yrityksen viestintää ja tiimityötä