Matka kokoukseen 220 kilometriä vai kaksi minuuttia?

Videoviestinnästä on tullut luonteva osa kahden kuntayhteisön arkea Pohjanmaalla. Uudesta joustavuudesta hyötyvät sekä työnantaja että työntekijät. Virtuaalinen läsnäolo toimii niin kokouksissa, koulutuksessa kuin konsultaatiossakin. Tuloksena on tehostunut työskentely ja selvät säästöt matka-ajassa.

 

Kuntatason yhteistyön tiivistyminen ja toiminnan tehostamisen tarpeet vaikuttavat monen kunnan toimintatapoihin. Digitaalisuus on tuonut kuntatyöntekijöiden arkeen uusia joustavia viestinnän ja työnteon tapoja – ja säästöjä kunnille. Pohjanmaalla kaksi kuntayhteisöä otti Elisa Videran toimittamat videoneuvottelupalvelut kiinteäksi osaksi työskentelytapaansa.

Matka-aika muuttui työajaksi

Järvi-Pohjanmaalla toimiva Järvinet Oy tarjoaa ICT-palveluja yhdeksälle kuntasektorin asiakkaalle, joihin kuuluvat Alajärven ja Kauhavan kaupungit, Evijärven, Kuortaneen, Lappajärven, Soinin ja Vimpelin kunnat sekä Järviseudun koulutuskuntayhtymä ja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen.

Kokoustaminen ja koulutukset ovat kiinteä osa kunnissa erilaisissa tehtävissä työskentelevien virkamiesten työtä. Kuntayhtymissä välimatkat ovat usein pitkiä ja paljon arvokasta aikaa kuluu tien päällä tai raiteilla. Yhä useampi pystyy kuitenkin pysymään työpaikallaan videoviestinnän ansiosta. Moni asia hoituu nyt suoraan omalta työpisteeltä tai vieressä olevasta videoneuvottelutilasta.

”Videoneuvottelupalveluilla haluttiin tehostaa työntekoa. Toisella paikkakunnalla tapahtuvan kokoustamisen ja kouluttautumisen tilalle otettiin käyttöön työtapa, jolla matka-aika muuttuu työajaksi. Matkustamisen sijaan ensisijainen vaihtoehtomme on nyt videoviestintä”, kertoo toimitusjohtaja Matti Honkakoski Järvinet Oy:stä.

Videoviestintä on tuonut isoja muutoksia erityisesti terveydenhuollon työntekoon. Esimerkiksi lääkäri voi nyt helposti konsultoida toista terveydenhuollon yksikköä videon välityksellä. Kunnat hyödyntävät videoviestintää myös tarjoamalla asukkaille etäpalvelupisteitä, joista voi ottaa yhteyden yhden ympäristön kautta useisiin eri viranomaisiin, kuten Kelaan, Poliisiin ja TE-palveluihin. Oppilaitokset puolestaan hyödyntävät videoneuvottelua esimerkiksi kielten etäopetukseen.

”Videoneuvottelu auttaa kuntia taklaamaan hajasijoituksen ongelmaa. Pienelläkin volyymilla näkee selvät säästöt: kuukauden aikana yksittäinen työntekijä voi saada helposti kahden työpäivän tunnit käyttöönsä. Järjestelmän käyttönotto maksaa itsensä todella nopeasti takaisin, ja sen jälkeen alkaa säästö”, Honkakoski kuvailee.

Matalan kynnyksen käyttöönotto

Suupohjan Seutupalvelukeskus tarjoaa palveluja kahdeksalle kuntatoimijalle, joihin kuuluvat Kauhajoen kaupunki, Teuvan, Isojoen, Karijoen ja Karvian kunnat, Suupohjan koulutuskuntayhtymä, Suupohjan elinkeinotoimen kuntayhtymä (SEK) sekä Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä.

Myös näissä kunnissa kokoustamisen suuri määrä ja pitkät välimatkat herättivät kiinnostuksen videoneuvottelupalveluiden käyttöönottoon.

”Matkan päällä oleva työntekijä on poissa työtehtävistään ja hänelle pitää mahdollisesti hankkia sijainen. Videoneuvottelun ansiosta esimerkiksi terveyskeskuksessa neuvottelutilaan siirtyminen kestää nyt kaksi minuuttia, mutta autolla edestakaiseen matkaan Isojoelta Seinäjoelle menisi 3–4 tuntia. Ja siihen päälle vielä kokouksen kesto”, järjestelmäasiantuntija Sami Sjöblom Suupohjan Seutupalvelukeskuksesta konkretisoi.

Terveiset Pohjanmaalta: kolme vinkkiä videoneuvottelun käyttöönottoon

 

  1. Johdon tulee seisoa muutosprosessin takana. Käytön hyödyt täytyy kertoa työntekijöille. Alkuvaiheessa kannattaa panostaa perusteelliseen käytön opastukseen ja etikettiin.
  1. Järjestelmän on oltava helppokäyttöinen ja laadukas niin kuvan kuin äänenkin osalta. Hyvät tietoliikenneyhteydet takaavat täydellisen toiminnan. Neuvottelutilat kannattaa järjestää videoneuvotteluun sopiviksi.
  1. Säästöt syntyvät käyttämällä. Mitä useampi käyttäjä, sitä suuremmat säästöt. Kynnys videoviestinnän käyttöönottoon ei ole iso, koska ihmisillä on nykyään hyvät digitaaliset perusvalmiudet.