Pilvipalvelut tapahtumajärjestäjän työkalupakissa vapauttavat työn tekemisen ja takaavat tapahtumien onnistuneen järjestämisen.
Yrittäjä Minna Witting keikkuu veneessä Tankarin majakkasaaren lähellä. Samaan aikaan kollega Pirjo Kivistö istuu Italiassa Colosseumin rappusilla ja suunnittelee Wittingin kanssa syksyn tapahtumaa.
Kaksikon yrityksen Event Liven työpäivät eivät ole paikasta kiinni.
Tapahtumajärjestäjälle on samantekevää, missä he ovat fyysisesti, kunhan työvälineet ja yhteydet toimivat. Kun kännykässä on mobiiliyhteydet ja päätelaitteissa Microsoft Office 365 -toimistopaketti, kaikki aineisto siirtyy pilveen helposti ja vaivattomasti.
Microsoft 365 -sovellus vapauttaa työn tekemisen paikasta ja ajasta riippumattomaksi.
“Emmehän me järjestä tapahtumia muutenkaan omalla toimistollamme, vaan tapaamme asiakkaitamme ja järjestämme seminaareja, yritysjuhlia ja erilaisia tapahtumia ympäri Suomen. Siksi ei ole väliä, vaikka teemme töitä matkan päältä ja istu muutenkaan Minnan kanssa saman katon alla”, Pirjo Kivistö sanoo.
Reaaliaikainen tiedostonjako rauhoittaa sähköpostin
Vuoden verran toiminut Event Live Oy on tehokaksikon yhteinen yritys, jolla on toimistot Pohjanmaalla ja Helsingissä.
“Elisa on kulkenut rinnalla alusta asti. Saimme käyttöömme aivan huikean paketin. Office 365 -toimistopaketin ja One Drive -pilvipalvelun ansiosta suunnitelmien ja tapahtumadokumenttien tallentaminen ja jakaminen onnistuu vaivatta juuri oikeiden ihmisten kesken reaaliaikaisesti.”
“Ja virtuaalipuhelinvaihteen ansiosta se vastaa puhelimeen, joka kerkiää”, Pirjo Kivistö sanoo. Virtuaalipuhelinvaihde ketjuttaa puhelut ennalta sovitun järjestyksen mukaisesti. Jos ensimmäisessä matkapuhelimessa ei vastata, puhelu siirtyy soimaan automaattisesti seuraavassa.
Even Liven organisaatio on pieni, mutta se järjestää erilaisia yritystilaisuuksia isosti. Heillä on käytössään kymmenien ihmisten laaja yhteistyöverkosto eri alojen esiintyjistä tuotantopuolen osaajiin ja visualisteihin asti.
Aiemmin sähköposti saattoi täyttyä hetkessä projekteihin liittyvistä viesteistä, mutta nyt tiedot siirtyvät kätevästi pilveen. Ja kaikilla tapahtuman järjestämiseen osallistuvilla on ajantasainen ja oikea tieto projektista.
Apua tietomäärän järjestämiseen
Pitkä kokemus tapahtumien järjestämisestä on tuonut Kivistölle ja Wittingille valtavan tiedostomäärän lisäksi suuren hiljaisen tiedon varaston heidän omaan päähänsä. He haluaisivat saada nämä yhdistettyä helposti ammennettavaan ja hyödynnettävään digitaaliseen muotoon.
“Sitäpaitsi tieto olisi hyvä olla myös työntekijöittemme ja asiakkaittemmenkin hyödynnettävissä. Meidänkin aikamme säästyy, kun ei tarvitsisi kaivella tietoja muistin kätköistä. Meidän tehtävämme on pysyä ajan hermolla oman alamme trendeistä. Elisalla osataan kertoa, mitä ja miten meidän kannattaa hyödyntää uusimpia digitaalisia työvälineitä”, Kivistö ja Witting sanovat.
Event Liven palvelut Elisalta
Lue myös:
CRM-käyttöönotto hoitui Savoniassa sujuvasti
Kaikki artikkelit