Pilvipalvelut mahdollistavat töiden tekemisen kännykän kautta toiselta puolelta Suomea. Ajasta ja paikasta riippumattomaan työhön ei kuitenkaan siirrytä yhdessä yössä, vaan kyseessä on koko yrityksen kulttuurinmuutos.
”Oman työn hallinta on entistä helpompaa. Taustalla on joustavuus: automatkalla voi kuunnella infotilaisuutta ja kotoa osallistua tiimin ideointiin”, toteaa Advenin markkinointi- ja viestintäjohtaja Mia Sipilä-Heikura.
Adven on teollisuudelle energia- ja vesiratkaisuja tarjoava yritys, joka toimii Suomessa, Ruotsissa ja Virossa. Yritys aloitti modernin työn muutosprojektin yhdessä Elisan kanssa tämän vuoden alussa.
”Tämä projekti on tuonut itsellenikin taas uusia oivalluksia siitä, miten voin parhaiten järjestellä työni”, tuumaa Mia.
Mian mukaan projektin perimmäisenä syynä oli tarve parantaa tiedonkulkua: tiedonkulun on oltava saumatonta ja ajantasaista etenkin silloin, kun työtä tehdään ympäri Suomea ja myös useassa eri maassa. ”Tajusimme nopeasti, ettei pelkän sisäinen intran kehittäminen riitä viestinnän ja tiedonkulun pullonkaulojen purkamiseen.”, kertoo Mia.
Opetuksesta liikkeelle
Moderniin työkulttuuriin siirtymisen ensimmäinen askel oli Advenilla otettu jo aikaisemmin yrityksen siirtyessä Elisan avustuksella Microsoft (Office) 365 -pilvipalveluun. Mian mukaan muutosprojektin käynnistyessä kyse oli lähinnä siitä, että pilvipalveluista saadaan kaikki hyöty irti.
Osa Office 365 -työvälineistä, esimerkiksi Skype for Business ja Outlook, olivat jo entuudestaan työntekijöiden käytössä. Mian mukaan kuitenkin myös tuttujen työkalujen hyödyntämistä haluttiin tehostaa. Niinpä työvälineiden lisäksi Elisalta otettiin mukaan myös käyttöönottopalvelut, kuten käytön konsultointi ja koulutukset.
”Lähdimme koulutus edellä liikkeelle: järjestimme heti alkuun useita koulutuksia, jotka myös tallennettiin myöhempää käyttöä varten. Elisan kaltainen osaava kumppani on ollut erittäin tärkeä etenkin tässä koulutusvaiheessa. Jo tuttujen työkalujen lisäksi koulutimme henkilöstön muun muassa uuden tiimityöskentelyä helpottavan Groups-sovelluksen käyttöön. Koimme, että kaikista 365-palveluista se tarjosi meille juuri nyt eniten mahdollisuuksia”, kertoo Mia.
Mian mukaan työntekijät heittäytyivät jopa yllättävän innokkaasti mukaan uudistukseen.
”Koulutukseen tultaessa ihmiset olivat jo kokeilleet sovelluksia ja tutustuneet niiden eri ominaisuuksiin etukäteen. Tämä oli mahtavaa, sillä koulutuksissa päästiin pureutumaan suoraan niihin kysymyksiin, jotka vielä askarruttivat ihmisiä.”
Työntekijöiden kuunteleminen koettiin Advenilla tärkeäksi osaksi projektin ensimmäisiä askelia. Koulutuksissa esimerkiksi haastettiin eri tiimejä miettimään, miten sovelluksista olisi juuri heidän työskentelylleen suurin hyöty.
Muutos vie aikansa
Koulutus ja työkalujen käyttöönotto tapahtui noin puolessa vuodessa. Mian mukaan todelliset muutokset eivät kuitenkaan tapahdu silmänräpäyksessä.
”Ei kannata edes olettaa, että yritys on siirtynyt ajasta ja paikasta riippumattomaan työhön samaan aikaan kun muutosprojekti on viety loppuun. Kyseessä on paljon laajempi kulttuurinmuutos, joka vie aikansa. Se vaatii sitä, että toimintatavat ja myös asenteet muuttuvat pysyvästi”, pohtii Mia.
Mian mukaan kaikkein nopeimmin muutokset saadaan liikkeelle lempeän pakon ja esimerkkien avulla. ”Palavereita kannattaa järjestää joskus vain Skypessä niin, että ihmisten on oikeastaan pakko opetella käyttämään työkalua. Tämän rinnalla ihmisiä koulutetaan ja tuetaan, kun he tarvitsevat apua.”
Adveninilla projektin seuraavat askeleet liittyvät Yammer-työkalun käyttöönottoon sekä kaikkien työkalujen ja sitä kautta myös kulttuurin entistä syvällisempään omaksumiseen.
Tavoitteena työtyytyväisyys
”Meillä on 160 työntekijää ympäri Suomea, joista suurin osa tekee liikkuvaa työtä laitoksillamme. Heille on tärkeää, että töitä pystyy hoitamaan myös mobiililaitteilla paikasta riippumatta”, kertoo Mia.
Aikaisemman kokemuksensa perusteella Mia odottaa projektin näkyvän pidemmällä aikavälillä myös liiketoiminnassa.
”Toiminta tehostuu, kun esimerkiksi matka-ajoissa säästetään eikä työntekijöillä kulu aikaa neuvottelutilojen etsimiseen ja varailuun. Uskon kuitenkin, että kaikkein suurin hyöty on ihmisten työtyytyväisyyden parantuminen. Nämä kaikki heijastuvat myös liiketoiminnan tulokseen.”
Mian 5 neuvoa modernin työn muutosprojektiin
- Erilaisia sovelluksia ja työkaluja on saatavilla paljon. Ei kuitenkaan kannata ahnehtia, vaan valita huolella, mihin työkaluihin kannattaa ensin keskittyä. Tätä valintaa voi sitten myöhemmin laajentaa.
- Satsatkaa koulutukseen ja oppien jakamiseen. Henkilökunnan tyytyväisyyttä uudistukseen tulisi pitää yhtenä tärkeimpänä mittarina onnistumiselle.
- Tarjotkaa tukea myös matkan varrella, mutta nopeuttakaa muutosta lempeän pakon kautta.
- Muistakaa jo alussa ottaa huomioon mobiilikäyttö. Paikasta ja ajasta riippumattoman työn mahdollistaminen kännyköiden avulla on nykyään elintärkeää.
- Jättäkää tilaa ihmisten omille oivalluksille ja antakaa tiimien pohtia, miten he voivat parhaiten hyödyntää eri työkaluja.
Kaikki artikkelit