Videopalaverit, some-kanavat, pikaviestit ja meilit – sähköinen viestintä viuhuu työelämässä. Monikanavaista kommunikointia voidaan tukea selkeillä pelisäännöillä. Digimaailmassa pätevät samat periaatteet kuin perinteisessäkin viestinnässä. Viestin vastaanottaja on aina toinen ihminen, joka tulee kohdata kohteliaasti.
Filosofian tohtori ja media-alan johtotehtävissä pitkään toiminut yrittäjä Mirva Saukkola suosittelee yrityksille digitaalisen viestinnän pelisääntöjen laatimista. Tämä helpottaa uusien viestintävälineiden käyttöönottoa ja tukee työelämän yhteistyötä. Saukkolan vasta julkaistu kirja Etiketti käsittelee nykyajan käyttäytymistilanteita ja -tapoja sekä antaa vinkkejä teknologian käyttöön arjen tilanteissa.
Tarpeeseen tulevat esimerkiksi ohjeistukset onnistuneeseen videoviestintään, kohteliaaseen sähköpostikulttuuriin sekä selkeään sosiaalisen median kanavissa toimimiseen. ”Työelämän viestintäetiketin päivittäminen on erityisen tärkeää, koska yhteydenpidossa käytetään yhä monipuolisemmin erilaisia viestintävälineitä ja -kanavia. Yhteisten pelisääntöjen avulla kaikki toimivat yrityksen edun mukaisesti”, Saukkola sanoo.
Kohteliaisuuden ei tarvitse olla jäykkyyttä
Suomalainen elää melko epämuodollisessa digitaalisessa kulttuurissa, jossa hymynaamat, emojit ja lyhenteet lentelevät helposti. Saukkolan mukaan etenkin yrityksen ulkopuolelle viestittäessä tyylin on hyvä olla muodollisempaa ja esimerkiksi liiallisiin henkilökohtaisuuksiin menemistä tai suuria tunteiden purkauksia tulisi välttää. Jäykkää viestimisen ei silti tarvitse olla, onnistunutta kanssakäymistä höystää positiivisuus ja ripaus lämpöä.
”Amerikkalainen työelämän viestintä ovat toimiva esimerkki hyvästä toisen huomioimisen kulttuurista. Voisimme ottaa mallia heidän tavastaan vastata viesteihin nopeasti ja kohteliaisuudet sujuvasti halliten”, Saukkola toteaa.
Viestintävälineet muuttuvat, ihmiset eivät
Ulkomailla pitkään työskennelleen Saukkolan mukaan suomalaiset ovat ottaneet uudet teknologiset ratkaisut käyttöön eturintamassa. Hän peilaa toimintaamme myös italialaisiin, jotka yhä arvostavat paperille painettua viestintää – kirjeitä.
”Vaikka käsin kirjoitettu viestintä on siirtynyt pitkälle sähköiseen muotoon, ovat ihmiset kuitenkin muuttuneet hyvin vähän. Hyvien tapojen mukaiseen kirjalliseen viestimiseen kuuluu muun muassa nimellä puhuttelu, kuulumisten kysely sekä toivotukset. Tämä kaikki luo positiivista mielikuvaa ihmisestä ja yrityksestä ja toimii tärkeässä roolissa myös digitaalisen kanssakäymisen sillanrakentajana”, hän kuvailee.
Käytännön vinkit työelämän netiketin hallintaan
Videoviestintä
- Valmistautuminen. Saavu linjoille ajoissa. Tarkista, että tekniikka toimii ja esitysmateriaalisi on kunnossa.
- Puhuminen, kuuntelu ja katsekontakti. Esittele itsesi palaverin alkaessa. Puhu rauhallisesti ja normaalilla äänellä. Kuuntele muiden puheenvuorot loppuun, älä keskeytä. Muista katsoa kameraan kun puhut, vain siten kohtaat yleisösi silmästä silmään.
- Mikrofonin vaientaminen. Kun joku toinen presentoi pidempään, on hyvä laittaa mikki mutelle. Näin minimoidaan häiriöäänet. Muista palauttaa äänet, kun puhut taas.
- Aktiivinen osallistuminen. Muista, että kuvasi välittyy kaikille videopalaveriin osallistujille kaiken aikaa. On kohteliasta huolehtia oman tarkkaavaisuuden säilyttämisestä.
Sähköposti
- Muista kohteliaan kanssakäymisen rakenne: puhuttelu, kuulumiset ja toivotukset.
- Vastaa sähköpostiin 24 tunnin sisällä. Jos et voi vastata kaikkiin sähköpostissa esitettyihin kysymyksiin, kerro että palaat asiaan mahdollisimman pian. Välitä tarvittaessa tietoa eteenpäin.
- Jos olet pidemmän aikaa pois työn äärestä, käytä poissaoloviestiä.
Muista, että haastavimmat viestintätilanteet eivät sovellu sähköpostitse ratkottavaksi.
Sosiaalinen media
- Yritys on yritys myös sosiaalisessa mediassa.
- Tee ero työminän ja yksityisminän välillä. LinkedIn on tyypillisesti työelämän ja Facebook vapaa-ajan kanava.
- Noudata yrityksesi sosiaalisen median ohjeistusta.
Kaikki artikkelit