Microsoft 365 Copilot: Näin otat tekoälyn hyödyt käyttöön

Moni yritys takertelee edelleen tekoälyn konkreettisessa hyödyntämisessä. Miten yhdistää Microsoft 365 Copilot tuottavaksi osaksi yrityksen liiketoimintaa ja työntekijöiden työprosessia?

“Tekoäly on työnkulun optimoinnin työkalu. Se vaikuttaa siihen, miten työtä tehdään: mitä työvaiheita voidaan automatisoida tekoälyn tehtäväksi ja mihin työntekijä itse keskittyy”, tiivistää Janne Toivoniemi, Elisan Software Developer.

Hän itse käyttää Copilotia esimerkiksi esitysmateriaalien valmistamisen assistenttina, omien tekstien oikolukijana ja dokumentaation tarkistajana.

“Saan Copilotin avulla huomattavasti aiempaa enemmän aikaiseksi ja siten pystyn keskittymään paremmin asiakastapaamisiin”, hän sanoo.

Millä askelilla yritys saa otettua Copilotin tuottavaan käyttöön osaksi yrityksen arkista toimintaa? Toivoniemi on keskittynyt tekoälyn hyödyntämiseen liiketoiminnassa. Hän antaa neljä vinkkiä, joka sopivat niin pienille kuin isoille pk-yrityksille.

1. Tietoturvallinen käyttötapa luo perustan tekoälyn tuottavalle käytölle

Yksi suurimmista haasteista on se, että moni työntekijä on tottunut käyttämään ilmaisia, kuluttajille suunnattuja tekoälymalleja. Yrityskäytössä tämä on merkittävä riski: ilmaisversioissa kaikki syötetty data voi päätyä kielimallin koulutusmateriaaliksi, mikä altistaa yrityksen tietosuojariskeille.

“Copilot ja erityisesti sen käyttö yritystunnuksilla tuo mukanaan yritystason tietosuojan. Maksullisen lisenssin suurin etu on se, ettei dataa käytetä mallin kouluttamiseen ja tekoäly toimii suoraan yrityksen oman datan kanssa ja toimisto-ohjelmistojen sisällä”, Toivoniemi kertoo.

M365 Business Premium -lisenssiin kuuluvilla tietoturvatyökaluilla yrityksen datan voi luokitella siten, että Copilot hyödyntää vain sellaista tietoa, johon sillä on pääsyoikeus. Näin tekoäly ei voi vahingossa näyttää käyttäjälleen sellaisia sensitiivisiä tietoja, johon hänellä ei pitäisi olla pääsyä.

2. Kouluta yrityksen työntekijät ottamaan Copilot työkaveriksi

Jotta Copilotin hyödyt saadaan irti, henkilökunta tarvitsee aikaa ja mahdollisuuksia opiskella tekoälyn käyttöä. Copilotia kannattaakin ajatella kykenevänä "coworker-kumppanina", joka voi tehdä sille annettuja tehtäviä ihmisen puolesta.

“Copilotin mukana tulee sisäänrakennettuna kaksi agenttia, etsijä ja tutkija. Tällaisten työn tekoa tehostavien coworker-agenttien määrä tulee kasvamaan, ja niitä yritys voi rakentaa myös itse”, Toivoniemi kertoo.

Tekoälyn käytössä kannattaa luoda jatkuvan oppimisen malli. Esimerkkinä tästä ovat Toivoniemen pitämät viikottaiset tekoälyn aamukahvivartit, joissa voidaan kysyä asiantuntijalta tai jakaa onnistumisia.

3. Mieti työtehtävät, jotka voidaan automatisoida tekoälyn tehtäväksi

Tekoäly on parhaimmillaan datan käsittelyssä ja toistuvissa rutiineissa. Se ei korvaa ihmistä, mutta vapauttaa aikaa yrityksen kasvattamiseen ja luovaan työhön.

“Yrityksessä kannattaakin kuvata työprosessien eri vaiheet ja päättää, mitkä niistä voitaisiin automatisoida tekoälyn avulla. Sekin havainto, että jotain työvaihetta ei voi automatisoida, on arvokas. Silloin tiedetään, mikä työ asiantuntijan kannattaa tehdä”, Toivoniemi pohtii.

Toivoniemi kertoo esimerkkeinä konkreettisia käyttötapauksia yrityksen eri toimintoihin:

Myynnissä Copilot auttaa myyntitapaamiseen valmistautumisessa tiivistämällä esimerkiksi kymmenen eri asiakastiedoston tiedot yhdeksi esitykseksi.
Ohjelmistokehityksessä Copilot voi poimia Teams-palaverin transkriptiosta ohjelmistospeksit ja luoda niiden perusteella prototyypin asiakkaalle validoitavaksi.
Markkinoinnissa copywriterin työ muuttuu tekstin kirjoittajasta ideoijaksi ja editoriksi, mikä parantaa markkinointitekstien laatua ja nopeutta.
Taloushallinnossa Copilot auttaa suurten datamäärien ja dokumentaatioiden analysoinnissa, raportoinnissa ja yhteenvetojen luomisessa.

4. Luo tekoäly-yhteisö ja jaa parhaat käytännöt yrityksen sisällä

Innovointi syntyy usein työntekijöiden kesken. Kun yrityksen varhaisen vaiheen käyttäjät muodostavat yhteisön, hiljainen tieto parhaista kehotteista ja työtavoista saadaan kaikkien käyttöön.

Yrityksen kannattaa perustaa oma tekoälyn osaamiskeskus, esimerkiksi SharePoint-sivusto, jonne kerätään parhaat promptit ja ohjeet.

“Osaamiskeskukset ovat osoittautuneet erinomaiseksi tavaksi juurruttaa tekoäly osaksi yrityskulttuuria”, Toivoniemi vinkkaa.

Elisan Copilot-koulutukset auttavat tekoälyloikassa

Kun tavoitteena on työn tehostaminen ja laadun parantaminen, Microsoft 365 Copilot on investointi, joka maksaa itsensä nopeasti takaisin.

“Copilotin 30 euron kuukausimaksu on pieni hinta, jos sen avulla tarjouspyyntöjen voittoprosentti nousee tai asiantuntijan sähköpostiviidakkoon käyttämä aika puolittuu”, Toivoniemi laskee.

Elisan asiakkaana saat käyttöösi lisenssienhallintaportaalin, jonka kautta voit myös osallistua syventäviin Copilot-koulutuksiin. Koulutusten avulla varmistat, että yrityksesi ja sen työtekijät saavat tekoälystä irti täyden kilpailuedun turvallisesti ja Elisan asiantuntijoiden tukemana. Portaalissa hallinnoit Microsoft 365 -lisenssejäsi helposti ja näet kustannukset selkeästi.

Tutustu tarkemmin ja ota tekoäly osaksi arkea: Copilot for Microsoft 365