8 tapaa parantaa yrittäjän tietoturvaa

Tietoturva ei tarkoita pelkkiä palomuureja ja kryptausta vaan kyse on myös inhimillisistä valinnoista. Kun valitset tiedolle alusta asti oikeat säilytyspaikat, takaat, että yrityksesi tiedot ovat turvassa ja tallessa myös yrityksen kasvaessa.

1. Älä jätä tietoa ihmisen pään varaan.
Etenkin yhden tai muutaman henkilön yrityksissä paljon tietoa jää helposti keskustelun tai oman muistin varaan. Kaikkien yritystä koskevien tietojen dokumentointi on kuitenkin hyvä ottaa tavaksi alusta asti, ettei tärkeä tieto katoa ihmisten mukana tai unohdu.

2. Luovu muistitikuista.
Muistitikku, kuten ulkoinen kovalevykin voi hajota tai hävitä. Yhdysvaltalaisen tutkimuksen mukaan miltei 50 prosenttia IT-alan ammattilaisista arvioi yrityksensä kadottaneen luottamuksellista tietoa USB-muistitikkujen mukana. Kun tikku katoaa, vaarana on paitsi tärkeän tiedon katoaminen, myös sen päätyminen vääriin käsiin. Muistitikut voivat lisäksi levittää viruksia, jos niitä käytetään useissa koneissa.

3. Käytä verkkoa tiedon varastointiin.
Verkossa sijaitseviin pilvipalveluihin voi varastoida turvallisesti suuria määriä tietoa. Pilvipalveluiden tietoturvaa kehitetään jatkuvasti, ja kun palvelut päivittyvät automaattisesti, käytössäsi on aina uusin ja turvallisin versio.

4. Jaa ja käytä tiedostoja pilvipalvelussa.
Pilvessä tiedostot pysyvät tallessa ja kaikkien työntekijöiden ulottuvilla. Kun tärkeät tiedostot on ladattu verkkoon, ne ovat käytettävissä kaikilla eri laitteilla ja eri paikoissa vaikka yhtä aikaa. Voit esimerkiksi pyytää työkaveriasi päivittämään tuoreimmat hintatiedot presentaatioon sillä välin, kun itse istut autossa kohti esityspaikkaa. Pilvessä on aina tuorein versio tiedostosta.

5. Valitse yrityksille tarkoitettu pilvipalvelu.
Kun otat käyttöösi yrityskäyttöön tarkoitetun pilvipalvelun, varmistat, että yritystäsi koskevat tiedot pysyvät yhdessä paikassa eivätkä sekoitu omien tai muiden työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen kanssa.

6. Huomioi kahvilatyöskentelyn inhimilliset riskit.
Jos teet töitä kahviloissa, mieti etukäteen, mitä tietoja haluat ympäristösi kanssa jakaa. Mieti, voitko soittaa asiakkaille muiden kuullen ja onko työtilaksi parempi valita nurkkaus kuin lasiseinän edusta. Et voi koskaan tietää, onko vieressäsi istuva kahvilatyöläinen esimerkiksi kilpailevan yrityksen työntekijä. Lue täältä Viestintäviraston julkaisu tietoturvallisesta etätyöstä.

7. Salasanojen vaihtaminen ei ole yliarvostettua.
Jos salasanat ovat vaikeita keksiä, käytä verkosta löytyviä salasanageneraattoreita, jotka luovat sinulle valmiiksi vahvoja salasanoja. Kun tallennat salasanat yhteen pilvipalvelussa säilytettävään dokumenttiin, sinun ei tarvitse muistaa kuin yksi salasana, jolla pääset dokumenttiin käsiksi. Jos sinulla on alaisia, sovi heidän kanssaan salasanojen säännöllisestä vaihtamisesta esimerkiksi kolmen kuukauden välein.

8. Laitteiden suojaaminen pääsykoodeilla on varmin turva varkaita vastaan.
Kun laitteet kulkevat mukana, on tärkeää miettiä, mitä niille tapahtuu, jos ne varastetaan tai jos ne unohtuvat jonnekin. Lukitse puhelimesi ja tietokoneesi pääsykoodeilla. Jos tietokonettasi käyttävät muut työntekijät tai perheenjäsenet, luo heille laitteisiin omat käyttäjätilit.

Tutustu uuteen yrittäjille tarkoitettuun Elisa Boxi -mobiililiittymäpakettiin, johon sisältyy lähes rajaton, tietoturvallinen Microsoft OneDrive for Business -tallennustila.