VR halusi tuoda tekoälyn osaksi työntekijöiden arkea tehostaakseen työskentelyä ja vapauttaakseen työntekijöiden aikaa rutiinitehtävistä. Tekoälyn hyödyntäminen vaatii kuitenkin muutakin kuin lisenssit. Elisa auttoi varmistamaan, että tekoälyapuri jalkautui luontevasti osaksi työntekijöiden toimintatapoja ja sen käyttöön sitouduttiin.
Lue, miten hallittu käyttöönottoprojekti tuki työntekijöiden sitoutumista tekoälyn hyödyntämiseen ja poimi VR:n kokemuksista vinkit uuden toimintamallin jalkauttamiseen osaksi työntekijöiden arkea.
VR:n tekoälyn hyödyntämisen pilotissa vapautettiin yli sadan toimihenkilön työaikaa rutiinitehtävistä
VR halusi tuoda tuottavan tekoälyn työntekijöiden arkeen, jotta sen käytön kynnys olisi matalampi ja tekoälystä tulisi luontainen osa työskentelyä. Ratkaisuksi valikoitui Microsoft Copilot, sillä se oli helppo tapa tukea toimistotyötä jo tutuissa Microsoftin työkaluissa.
VR:llä on tunnistettu Teamsin ja Office-sovellusten käytön lisääntyneen pysyvällä tavalla pandemian myötä. Tekoälyapurin avulla työskentelyä voidaan tehostaa ja vapauttaa aikaa rutiinitehtävistä.
Vaikka kyseessä on valmis ratkaisu, sen tuominen osaksi arkea vaatii laajempaa muutosta.
“Uuden työkalun käyttöönottaminen on kohtalaisen iso ja paljon töitä vaativa asia. Se vaatii uusien työskentelytapojen oppimista ja sille kannattaa antaa aikaa kehittyä. Tämä ei ole sellainen, että ostetaan vain lisenssit ja otetaan käyttöön vaan tarvitsee tukea, kannustusta ja mietintää, että miten tehdään.” – Jani Myllymäki, vt. CDO, VR
Pilottivaiheeseen otettiin mukaan noin sata VR:n työntekijää, jotka halusivat tutustua tekoälyn mahdollisuuksiin. Työntekijöitä valittiin mukaan eri toiminnoista, jotta hyötyjä päästäisiin todentamaan mahdollisimman laajasti.
Työntekijät hyödynsivät Microsoft Copilotia työhönsä itse valitsemallaan tavalla. Tyypillisimmät käyttökohteet löytyivät jokapäiväisistä tehtävistä. Työntekijät ovat pitäneet kokeilua hyödyllisenä ja raportoineet ajan vapautuneen erityisesti
- päivittäisestä viestinnästä Teamsissa ja sähköpostissa
- rutiinitehtävistä kuten palaverimuistiinpanojen kirjaamisesta
- tekstimuotoisten dokumenttien muotoilusta ja tuotannosta
- tiedon etsimisestä ja löytämisestä.
Pilotissa onnistuttiin, koska siihen sitoutettiin kaikkein uteliaimmat käyttäjät
“Työntekijöitä ei tarvinnut hirveästi kannustaa mukaan, halukkuutta oli todella paljon. Ennemminkin oli niin päin, että halukkaita oli enemmän kun pystyttiin ottamaan mukaan. Into oli suurta”, Myllymäki kertoo.
Innostuneimpien käyttäjien valitseminen mukaan kokeiluryhmään onkin VR:n kokemuksen mukaan osoittautunut hyväksi päätökseksi. IT:n ei tarvitse puskea muutosta läpi, kun käyttäjät ovat itse motivoituneita oppimaan uutta ja osallistumaan koulutuksiin. Myös Elisan asiantuntijoiden näkemyksen mukaan olemassa oleva kiinnostus kannattaa hyödyntää.
Elisan asiantuntijat pitivät pilottiryhmälle koulutuksia tekoälystä ja Copilotin käytöstä. Koulutuksilla haluttiin varmistaa, että jokainen työntekijä tietää perusteet:
- miten tietotyöläisen työntekoa voidaan tehostaa tekoälyllä
- miten kehotteet eli promptaaminen toimii käytännössä
- mikä Microsoft 365 Copilot on ja miten sitä voidaan hyödyntää erityisesti suosituimmissa työkaluissa.
Koulutuksista kiitosta saa myös käytännönläheiset esimerkit ja harjoitukset, joita jokainen pääsi kokeilemaan käytännössä. Elisan asiantuntijoiden suositus Copilotin käyttöönotossa onkin lähteä liikkeelle käyttökohteista, joista suurin osa tietotyöläisistä hyötyy ja jotka säästävät aikaa työpäivästä. Koulutuksista saadaan suurin hyöty, kun niiden sisältö linkittyy suoraan omaan arkeen ja ympäristöön.
Koulutuksissa käytiin yhteisesti läpi esimerkiksi miten tekoäly voi muotoilla kokouksen muistiinpanot, rakentaa PowerPoint-esityksen, kirjoittaa hyvän sähköpostin tai hakea unohtuneet ja huomaamatta jääneet viestit Teamsissa tai sähköpostissa.
Pilotissa mukana olevien työntekijöiden sitoutuminen tekoälyn hyödyntämiseen varmistettiin koulutusten lisäksi jakamalla oppeja ja onnistumisia viikoittaisissa aamukahvitilaisuuksissa. Niissä työntekijät pääsivät vaihtamaan ajatuksia keskenään ja kysymään lisää vinkkejä Elisan asiantuntijoilta. Into uuden oppimiseen ja kehittämiseen pysyi yllä ja auttoi juurruttamaan uusia toimintamalleja osaksi arkea.
Näillä askelilla VR varmistaa, että tekoälyn käyttö syvenee organisaatiossa
Onnistunut Copilot-pilotti toi arvokasta oppia tekoälyn hyödyntämiseen jatkossa. Käyttöönottoprojektin läpivienti eteni suunnitelmallisesti, kun VR ja Elisa muodostivat sille yhdessä selkeän rungon ja rakenteen.
- Hankkeen ohjausryhmä muodostettiin VR:n ja Elisan avainhenkilöistä.
- Ohjausryhmä vastasi pilotin edistämisestä.
- Pilotti rajattiin selkeästi valittuun aikajaksoon. Jakso koostui koulutuksista ja yhteisistä tilaisuuksista. Näiden jälkeen pilotti päättyy.
- Teknisten raporttien ja käyttäjäkyselyiden tulokset kirjattiin tarkasti ylös.
- Kerätty tieto hyödynnetään pilotin mahdollisen laajentamisen ja Copilotin käytön jatkamisen arvioinnissa VR:llä.
“Käyttäjät tykkäsivät koulutuksesta. Seuraavaksi keräämme palautetta pilotista ja selvitämme, kuinka paljon Copilotia käytetään ja mikä on järkevä polku eteenpäin”, Myllymäki kertoo.
Pilotin kautta tekoäly on tullut työntekijöille tutuksi, jonka uskotaan madaltavan kynnystä tekoälytoimintojen hyödyntämiseen jatkossa. Toisaalta kokemus helpottaa myös uusien käyttökohteiden ideointia. Elisa kannustaakin lähtemään tekoälyn kanssa liikkeelle perusteiden haltuunottamisesta ennen liiketoimintakohtaisiin käyttökohteisiin siirtymistä.
Elisa tukee hallitussa käyttöönotossa ja tekoälyn hyödyntämiseen sitouttamisessa
Tekoälyn hyödyntäminen osana liiketoimintaa vaatii suunnitelmallisuutta. Olipa kyseessä valmiin ratkaisun käyttöönotto tai organisaatiolle räätälöity kokonaisuus, Elisan asiantuntijat ovat tukenasi teknisestä toteutuksesta jalkautukseen.
Autamme organisaatiotasi tunnistamaan, missä tekoäly tuo liiketoimintaanne suurimman hyödyn. Tutustu tekoälypalveluihimme ja laita meille viesti, kun haluat vaihtaa ajatuksia aiheesta.
Lue myös
Mietityttääkö Copilot ja sen tietoturva – tietojen luokittelu varmistaa turvallisen käytön
Palvelupyyntöjen rikastaminen tekoälyllä – näin tekoäly hoitaa taustatyöt
Tekoäly asiakaspolulla ei näy asiakkaalle mutta sen puute huomataan
Kaikki artikkelit