Vantaalta löytyy pian Virkamies 2.0

Vantaalaiset koululaiset saivat viime syksynä käyttöönsä 16 000 tablettitietokonetta oppikirjoja korvaamaan. Seuraavaksi Vantaan kaupunki vie Elisan tuella virkamiehet pilveen ja tarjoaa ensimmäisenä isona suomalaiskaupunkina koko henkilöstölle toimisto- ja viestintätyökalut, jotka mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman työnteon. Tavoitteena on saada tuottavuuskäyrät uuteen nousuun.

Suomalainen koululainen on istunut viimeiset 100 vuotta pulpetissa työvälineinään kynä ja paperi. Kotona hän kuitenkin viettää aikaa tabletti sylissään bittimaailman pauloissa. Vantaan kaupunki tarttui viime syksynä muutoksen mahdollisuuteen ja toi vapaa-ajalta tutun päätelaitteen koulutyöhön. Seuraavaksi modernin työnteon ratkaisut tuodaan kaupungin 11 000 työntekijän käyttöön. Kyseessä on kokonaisvaltainen työkulttuurin muutos.

”Haluamme murtautua ulos perinteisestä mallista, jossa virastotalosta löytyy jokaiselle oma lukollinen työhuone kaapistoineen tai kiinteä työpiste. Uudenlaista ajattelua on nyt kokeiltu kouluissa ja tulokset ovat olleet innostavia. Seuraavaksi tavoitteena on rohkaista virkamieskuntaa luomaan uudelleen jokaisen oma tapa tehdä töitä”, kertoo Vantaan kaupungin tietohallintopäällikkö Hannu-Pekka Polttila.

Vantaan kaupungin tavoitteena on olla julkishallinnon modernein työympäristö, josta myös yritykset voivat ottaa mallia. Työkulttuurin muutos on osa isompaa strategista kehityspolkua. Päämääränä on palvella kaupungin asukkaita jatkuvasti paremmin ja antaa lisää vastinetta veronmaksajien rahoille.

”Riskimme ei ole liian nopea eteneminen, vaan liiallinen hitaus. Vantaalla on 1000 miljoonaa euroa velkaa: nykyisiä haasteita ei voida ratkaista tekemällä pieniä muutoksia vanhaan tapaan tehdä töitä. Mikäli tuottavuuskäyrää halutaan todella muuttaa uuteen suuntaan, on ratkaisujen oltava radikaaleja.”

Liikkuva työnteko tuo joustavuutta

Paikkariippumattoman työn tarjoamiin hyötyihin on tarkoitus päästä kiinni muun muassa toimitilasäästöjen kautta. Kiinteiden työpisteiden määrä vähenee jatkossa merkittävästi, kun koko henkilöstöllä on liikkuvan työn mahdollistavat työvälineet käytössään. Matkustamiseen käytetty aika vähenee virtuaalisen läsnäolon ansiosta. Pilvessä jaettavat työtilat tukevat yhteisöllisemmän työskentelytavan rakentamista.

”Uskomme, että henkilökohtaisten tarpeiden mukaan joustava työnteko kasvattaa myös työtyytyväisyyttä ja motivaatiota”, Hannu-Pekka sanoo.

Uusi työkulttuuri syntyy tekemisen kautta

Uuden työkulttuurin jalkauttaminen isoon monialaiseen julkishallinnon organisaatioon on kunnianhimoinen tehtävä. Esimerkiksi terveystoimen, pelastuslaitoksen, koulutoimen ja keskushallinnon toimintatavat ja mahdollisuudet hyödyntää uusia työskentelytapoja ovat hyvin erilaiset. Kuntaorganisaation pitkät perinteet tehdä asiat tietyllä tavalla yhdistettynä hiveneen byrokratiaa nostavat haastekerrointa.

Vantaalla on kuitenkin vahva usko muutoksen onnistumiseen – kaupungin keskushallinnossa alkuvuoden aikana toteutettu onnistunut pilotti vahvistaa tätä. Hannu-Pekka kiittää Vantaan kaupungin matalaa organisaatiorakennetta ja oman väen innostunutta asennetta.

”Jokainen saa käyttöönsä laadukkaat työvälineet. Sen jälkeen heitämme haasteen muutoksen varsinaisille tekijöille. Ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa uudistaa työtä. Jokaisen yhteisön ja työntekijän täytyy löytää itselle sopiva malli tehdä toisin”, hän sanoo.

Työkulttuurin uudistamista tuetaan määrätietoisella muutosjohtamisella sekä vahvalla sisäisellä sitouttamisella, markkinoinnilla ja koulutuksella. Iso muutos vaatii myös hieman luovaa hulluuttakin onnistuakseen. Uudet työvälineet ja ratkaisut ovat Vantaan kaupungin koko virkamieskunnan käytössä tämän vuoden loppuun mennessä.

”Haluan ajatella, että olemme osa Oy Suomi Ab:n uutta menestystä. Jos jokainen ottaa asiakseen kokeilla vaikka yhtä uutta asiaa kuukaudessa, saamme yhdessä aikaan ison muutoksen.”