IT-palveluiden ulkoistaminen voi tuoda yritykselle useita hyötyjä aina alemmista kustannuksista liiketoiminnan tehostamiseen.
”Parhaimmillaan IT-palvelut ovat lähes näkymättömiä, jolloin ne eivät vie yritykseltä aikaa. Ulkoistuskumppanilta voi saada myös ajankohtaisen ja laajan näkemyksen IT-asioihin. Aktiivinen toimittaja tietää, mitä IT-markkinoilla tapahtuu nyt ja tulevaisuudessa, ja tämän näkemyksen asiakas saa omaan käyttönsä”, toteaa Elisan IT-Liiketoimintayksikön johtava konsultti Esa Viljava.
Esa on työskennellyt ulkoistusliiketoiminnan parissa lähes koko uransa. Hänen tehtäviinsä on kuulunut ulkoistettujen palveluiden sekä tuotannon ja asiakkuuksien johtaminen, myyminen ja konsultointi. Esan mukaan IT-palveluiden suurimmat hyödyt näkyvät asiakkaalla kustannuksissa ja laadussa. Yritysten käyttöön vapautuu myös arvokasta aikaa, jolloin voidaan keskittyä liiketoiminnan muihin tavoitteisiin.
”Tavoitteenani on aina löytää jokaiselle asiakkaalle soveltuvimmat ratkaisut ja paras polku IT-ulkoistuksen toteuttamiseen, jotta hyödyt ovat mahdollisimman suuret. Jos itse emme ole paras tarjoaja kaikkiin asiakkaan tarpeisiin, niin laajasta kumppanikentästämme löytyy usein alansa parhaita toimijoita”, tiivistää Esa.
Mikäli IT-palveluiden ulkoistaminen tai nykyisen toimittajan vaihtaminen kuuluvat yrityksesi tulevaisuuteen, kannattaa vilkaista Esan kokoamat kuusi vinkkiä:
1. Kokonaisuus on aina parempi kuin palaset
Ensimmäinen ongelma, johon yritys törmää IT-ulkoistusta aloitellessaan, on kysymys siitä, mitä palveluita ulkoistukseen kannattaa sisällyttää. Tärkeintä on miettiä koko prosessin toimivuutta ja muodostaa palveluista loogisia kokonaisuuksia. Vastuu palveluista tulisi myös pyrkiä saamaan yhteen paikkaan, jolloin raportointi ja palvelunhallinta olisivat saman katon alla.
Palvelut voi jakaa esimerkiksi työasema- ja loppukäyttäjäpalveluihin, konesali- ja käyttöpalveluihin, asiantuntijapalveluihin, sovellusulkoistukseen ja kehitykseen sekä lähiverkko- ja palomuuripalveluihin. Näistä kannattaa muodostaa vähintäänkin useamman osa-alueen kattavia kilpailutuskokonaisuuksia.
Usein on järkevää tehdä loogisia ketjutuksia, kuten loppukäyttäjä- ja käyttöpalvelut, sekä näiden palvelukehitys, jolloin hyödynnetään yhden tarjoajan prosessitehokkuus loppukäyttäjästä konesaliin saakka. Palveluita ei tulisi pilkkoa liian pieniin osiin, jotta IT-palveluiden hallinta ja johtaminen olisi mahdollisimman helppoa puolin ja toisin.
2. Tavoitteet niin huomiselle kuin nykyhetkellekin
IT-ulkoistusprojektille kannattaa miettiä selkeät tavoitteet. Usein nämä tavoitteet ovat kuitenkin aloitushetkellä vielä liian kaukaisia, jolloin mukaan kannattaa tuoda konkretiaa määrittelemällä erikseen nykyhetki sekä pidemmän aikavälin tahtotila. Seuraavaksi voi luonnostella aikataulut ja määrittää koko projektille tavoitekartan.
Ensimmäisenä tavoitteena voi esimerkiksi olla kumppanikentän kartoittaminen. Hyvä kumppani auttaa pidemmällä aikavälillä tarjoamalla yritykselle erilaisia ratkaisumalleja, joilla asiakkaan liiketoiminnan päämäärät voidaan muuntaa myös ICT:n tavoitteiksi.
Kattavalla valmistautumisella ja omien tavoitteiden kirkastamisella voidaan helpottaa ja nopeuttaa koko hanketta huomattavasti.
3. Pyydä tarvittaessa kolmas osapuoli apuun
Mikäli yritys ulkoistaa IT-palvelunsa ensimmäistä kertaa, kannattaa harkita pystyykö yritys viemään koko projektin itse läpi. Jo pelkkä tarjouspyyntövaihe voi kestää isoimmissa ulkoistuksissa useamman kuukauden. Tällöin kannattaakin pohtia, olisiko kolmannesta osapuolesta apua konsultoinnissa ja myös itse IT-ulkoistusprojektin johtamisessa.
Kilpailutuskonsultti voi auttaa kilpailutuksen lainsäädännöllisissä kysymyksissä, tavoitteen konkretisoinnissa sekä erilaisten ostamismallien ja markkinatuntemuksen muodossa. Useat konsulttiyritykset tarjoavat myös omia materiaalipohjiaan esimerkiksi kilpailutuksen ja sopimusneuvotteluiden tueksi, jotta asiakkaan ei tarvitse lähteä kaikessa tyhjästä liikkeelle.
Osaavan ostajan avulla esimerkiksi tarjouksista saadaan vertailukelpoisia ja toimittajien ratkaisut osuvat paremmin asiakkaan tarpeisiin, kun tarjouspyynnön määritykset on tehty huolella.
4. Hyvä tarjouspyyntö on läpinäkyvä
Tarjouspyyntöä tehdessä kannattaa aina olla rehellinen eikä kaunistella tilannetta. Jos oma ympäristö on jo aikansa elänyt, niin se kannattaa tuoda esiin heti alussa. Kun ulkoistuksen kohde kuvataan realistisesti, toimittaja osaa ehdottaa juuri tähän tilanteeseen sopivia ratkaisuja eikä tee vääriä tulkintoja tai ala liian varovaiseksi ehdotuksissaan.
Tämän lisäksi hyvässä tarjouspyynnössä kannattaa olla suunnitelmallinen ja pyytää tarkkaan kuvattuja asioita jokaiselta toimijalta, jotta kaikki tarjoukset ovat myöhemmin keskenään vertailukelpoisia. Julkisissa hankinnoissa korostuu vielä erikseen hankintojen lainsäädännölliset vaatimukset, jotka edellyttävät tietynlaista läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaista kohtelua.
5. Kumppani tulevaisuuteen
Kun on aika valita ulkoistuskumppani, valinnan perusteena kannattaa painottaa laadullisia tekijöitä ja juuri omalle yritykselle soveltuvaa toimittajaa. Kokonaisedullisimman tarjouksen ei tulisi tarkoittaa pelkästään halvinta hintaa vaan hinnan, laadun ja palveluiden sisällön parasta keskinäistä suhdetta.
Lisäksi on tärkeää ajatella kumppanuutta laajemmin kun vain nykyisten palveluiden ulkoistamisen näkökulmasta. Jo nyt on useita digitalisaation trendejä kuten pilvipalvelut, datan kerääminen ja tietoturvallisuus, jotka vaativat myös IT-palveluilta reaktiota. Soveltuuko kumppani myös tulevaisuudessa yrityksenne tarpeisiin? Paras kumppani skaalautuu nopeastikin muuttuvien tarpeiden mukaisesti, esimerkiksi yrityksen laajentumisen, kansainvälistymisen tai uusien toimintamallien ja strategisten painopisteiden myötä.
6. Arjessa täytyy luottaa
Kun käytännön arki on lähtenyt pyörimään, ihanteellisessa tilanteessa osapuolten välillä vallitsee luottamus. Yrityksen on tärkeä huolehtia, että palveluista vastaa henkilöitä, jotka toimivat linkkinä ulkoistuskumppanin, liiketoiminnan ja loppuasiakkaan välillä.
ICT-palvelut kannattaa keskittää yhdelle pääkumppanille, joka voi hallita asiakkaan puolesta koko toimittajaverkostoa ja toimia kaikkien yhteydenottopisteenä. Keskittämällä palveluiden hallinnan ja johtamisen asiakas vapauttaa itselleen aikaa palveluideansa kehittämiseen.
Ulkoistuskumppanin tehtävänä taas on huolehtia, että he ovat asiakkaan jatkuvasti kehittyvän arjen tukena. Luottamus tuo sujuvuutta ja nopeutta, mikä on elintärkeää tähdätessä nykyaikaisiin ja lähes näkymättömiin IT-palveluihin.
Lue lisää Elisan IT-palveluista.
Lue myös
IT-palveluiden trendit 2017 – yhteiset tavoitteet tekevät kumppanista liiketoiminnan mahdollistajan
Kaikki artikkelit