Funtsimistöissä

Minulla on kolme kirjahyllyä kahdessa eri kaupungissa. Sillä lailla olen vanhan liiton miehiä, että tarvitsen töitteni tekemiseen kirjahyllyn. Vieläpä sellaisen, jossa on kirjoja. Kirjoitan niitä ammatikseni itsekin. Tietokirjoja, oppikirjoja, vähän muitakin kirjoja.

Kaksi kirjahyllyistäni on Helsingissä, toinen kotona ja toinen työhuoneella. Kolmas kirjahylly on Turussa, Suomen vanhimmassa virastossa. Teen osapäivähommia Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulissa. Se perustettiin vuonna 1276.

Minun työni tietokirjailijana, piispan kätyrinä, kouluttajana ja työnohjaajana on enimmäkseen funtsimista.

Siinä on se hyvä puoli, että voi makailla laiskan näköisenä ajatuksissaan ja sanoa mahdollisille ihmettelijöille, että mun pitää funtsia. Ja se huono puoli siinä on, että pitää funtsia.

Vaikka meillä olisi millaiset härpäkkeet käytössämme, ne eivät ajattele meidän puolestamme. Se täytyy tehdä itse. Sen eteen pitää nähdä vaivaa, ja usein se on tuskastuttavan hidasta.

Tämä on syytä muistaa kaiken yhteydenpitoa ja tiedonhankintaa helpottavan ja nopeuttavan tekniikan keskellä: ajatteleminen on hidasta. Se ottaa oman aikansa.

***

Semmoinen piirre kaikissa noissa eri tyyppisissä funtsimistöissä on, että kokonaan yksin se funtsiminen tapahtuu ani harvoin. On pidettävä palavereja.

Sana “palaver” on alkujaan englannin merimiesslangia ja että sen kantana on portugalin kielen tinkimistä ja kaupankäyntiä merkitsevä “palavra”. Joissakin länsiafrikkalaisissa kielissä sitä käytetään merkityksessä “olla tekemisissä eurooppalaisten kanssa”.

Alun perin palaverilla tarkoitettiin siis tinkivää vuorovaikutusta toisten kanssa. Siis nimenomaan, toisten, toisenlaisten: eurooppalaiset afrikkalaisten ja päinvastoin. Palaverin tarkoituksena mitä ilmeisimmin oli saada puhuttua itselle edullinen diili toisten tappioksi.

Tästähän ei meidän palavereissamme nykyään ole kyse, eihän?

Sellaisissa töissä, joitten sujumiseen vaikuttaa useampi kuin yksi ihminen, on toisinaan välttämätöntä kokoontua yhteen funtsimaan, miten kannattaisi toimia.

Mutta vain toisinaan. Aina joskus ihmettelen nykyisessä työkulttuurissa vallitsevaa vankkumatonta uskoa palaveeraamisen autuuttavaan vaikutukseen.

Vuosikymmeniä kestäneen palaveristiurani aikana olen perstuntumalta päätynyt kolmeen teesiin siitä, millainen on hyvä palaveri.

1. Hyvä palaveri kestää korkeintaan kolme varttia

Ja kolme varttiakin on jo tosi paljon. Kaksikymmentäviisi minuuttia on optimi. Silloin jää hyvä olo siitä, ettei mennyt edes puolta tuntia ja saatiin silti aikaan vaikka mitä. Ajan kunnioittaminen kuuluu hyvään palaverikulttuuriin. Palaveri alkaa täsmälleen sovittuna aikana ja päättyy viimeistään sovittuna aikana. Ja kun palaverin päättymisaika on kaikkien tiedossa, puheenvuorot pysyvät napakoina. Jos eivät pysy, puheenjohtaja keskeyttää pitkät jorinat.

2. Hyvä palaveri on suunniteltu ja johdettu

Jonkun on pidettävä roti, siis toimittava palaverin puheenjohtajana. Hänen on otettava roolinsa ja toimittava sen mukaisesti. Jokainen saapuu palaveriin valmistautuneena, tietäen mistä on kyse ja mistä on tarkoitus sopia. Puheenjohtajan täytyy saada koko porukka osallistumaan. Palaverin tarkoitus ei ole pelkkä tiedon jakaminen, sillä tiedon voi ihan hyvin jakaa kutsumatta porukkaa paikalle.

3.  Kun ollaan palaverissa, ollaan palaverissa

Palaverissa ei hoideta mitään muita asioita kuin palaveriin liittyviä. Unohtakaa multitasking palaverin ajaksi ja keskittykää pelkästään palaveeraamiseen. Palaverin jälkeen jokainen osallistuja tietää, mitä on sovittu ja mikä on kenenkin homma.

***

Kenellekään on tuskin yllätys, että nykyään palaverissa ei kaikkien tarvitse olla samassa neukkarissa. Olen hämmästyksekseni huomannut, että videopalaverit sujuvat napakammin kuin konventionaaliset keksinsyöntipalaverit. Tyypit tulevat videopalaveriin selvästi paremmin valmistautuneina kuin pöydänympäryspalavereihin keskimäärin.

Videopalaveeraaminen on monin verroin intensiivisempää. Juuri siksi pidän videopalavereista. Ne ovat usein lyhyempiä ja tehokkaampia. Niissä jaaritellaan vähemmän.

Vaikka ajattelu on hidasta, palaverit voivat olla nopeita. Ja siinä tulee tekniikka avuksi.

Videopalaverin sujuvuus koskee erityisesti sellaisia palaveriporukoita, jotka ovat ensin tavanneet toisensa ns. luonnossa. Koneen välityksellä tapahtuva yhteydenpito ei sittenkään korvaa naamakkain tapaamista — kuten ei internet korvaa kirjahyllyä. Ainakaan meidän vanhan liiton tyyppien kirjahyllyjä.

Jaakko Heinimäki on suomalainen tietokirjailija, kolumnisti ja pappi. Hän on kirjoittanut muun muassa pyhimyslegendoista, kuolemansynneistä sekä uskonnon ja huumorin suhteesta.