Kokousten merkitys uudessa modernissa työskentelytavassa on kasvanut. Koronan jälkeen tapahtunut muutos on tullut jäädäkseen.
Tutkimusten mukaan toimistoilla työskentelee vähemmän työntekijöitä ja valtaosa kokouksista pidetään hybridisti, jolloin osa työntekijöistä on neuvotteluhuoneessa ja osa tulee kokoukseen kotitoimistoista.
Muutoksen myötä kokousten määrä on kasvanut ja monet kärsivät ns. ”kokousähkystä”. Päivä täyttyy virtuaalikokouksista toinen toisensa perään. Tähän ongelmaan Microsoftin Teams Premium tarjoaa helpotusta tuomalla ns. älykkään yhteenvedon, jolloin tekoäly auttaa kokoamaan kokouksen tärkeät asiat.
Tämä muutos asettaa myös teknologialle vaatimuksia. Microsoft on tuonut markkinoille Teams Premiumin, joka tarjoaa uusia ominaisuuksia kokousten pitämiseen tietoturvallisesti ja tyylikkäästi. Koska kokousten määrä ja pituus on kasvanut ja niihin käytetään paljon aikaa, myös riski tietovuodoille on kasvanut.
Kaikkien kokousten ei myöskään tarvitse olla samanlaisia, vaan voidaan pitää erilaisia kokouksia ja hyödyntää olemassa olevia ja uusia työkaluja, joita Teams Premium tuo käytettäväksi. Uusien työkalujen ansiosta yritysten ei enää välttämättä tarvitse hankkia kolmannen osapuolen tuotteita.
Yrityksen brändi
Yksi uudistus on ”brändäys”, jonka avulla yritys voi laittaa kokouksiin oman taustakuvansa ja logonsa. Järjestelmänvalvoja voi laittaa logon automaattisesti kokouksiin, jolloin logo näkyy kaikilla ja kaikissa kokouksissa. Tämä nostaa yrityksen brändiä ja luotettavuutta. Brändin esittely tapaamisissa on erityisen tärkeää, jotta yritys voi rakentaa mainettaan ja säilyä asiakkaiden mielessä.
Älykäs yhteenveto
Microsoft Teamsin muistiinpanot uudistuu kaikilla Teams-käyttäjillä. Teams Premium tuo mukaan myös tekoälyn, jonka avulla tallenteesta ja yhteenveto-välilehdestä voidaan jälkikäteen käydä katsomassa kuka on puhunut, tai esimerkiksi käydä kuuntelemassa vain tietyn osallistujan puheenvuoro.
Aikajanalta voidaan myös katsoa, milloin näyttöä on jaettu ja jos jonkun henkilön nimi – ns. @maininnat – on mainittu. Tekoäly auttaa myös poimimaan mahdollisia muistiinpanoja ja tehtäviä, joita kokouksessa on päätetty. Automaattisesti luodut merkinnät auttavat kokouksen jälkeen siirtymään tärkeään kohtaan eikä koko videota tarvitse katsoa kokonaan. Yhteenvedosta löytyy myös transkriptio, jonka avulla voidaan palata kokouksessa puhuttuun sisältöön tai kääntää se eri kielille.
Käännöstyökalut
Kaikissa Teams-kokouksissa on ollut käytössä tekoälypohjainen live-käännöstyökalu. Heinäkuun alussa käännöstyökalu siirtyi ainoastaan Teams Premium -käyttäjille. Käännöstyökalun avulla puhuttu kieli voidaan tekstityksen avulla kääntää haluttuun kieleen.
Tämä on erittäin käyttökelpoinen monikulttuurisessa työyhteisössä ja sitä käyttämällä jokainen voi ymmärtää paremmin kokouksessa käsiteltäviä asioita. Käännöskieliä on tällä hetkellä 40 eri kieltä. Lisäksi saadaan transkriptio eli puhe on kirjoitettu tekstiksi.
Kehittyneet verkkoseminaarit ja virtuaalitapahtumat
Voit käyttää verkkoseminaareja myös ilman, että sinulla on Teams Premium -lisenssi – samalla lailla kuin aikaisemminkin – mutta Premium tuo uusia lisäominaisuuksia, joista on hyötyä verkkoseminaareissa.
Voit tehdä rekisteröintilomakkeen ja lisätä sinne erilaisia teemoja ja logon. Voit myös määritellä seminaarin osallistujamäärän. Jos osallistujia on enemmän, voi ilmoittautua odotuslistalle. Rekisteröintiä ja odotuslistaa voit hallita itse ja hyväksyä osallistujan. Lisäksi voit lähettää osallistujille muistutusviestejä.
Verkkoseminaarin asetuksissa voi myös hallita mitä osallistujat voivat nähdä osallistuessaan seminaariin. Seminaarin vetäjille on mahdollista ottaa käyttöön ns. green room, jossa puhujat voivat ennen seminaarin alkua suunnitella ja laittaa kaiken valmiiksi ennen kuin osallistujat saapuvat seminaariin.
Virtuaalitapahtuma-kokoustyypin ideana on, että vierailijan olisi helppo liittyä kokouksiin tietoturvallisesti kutsuttuna. Kutsua tehtäessä voidaan vieraan nimi lisätä kutsuun ja vierailija voi liittyä kokoukseen selaimella.
Edistynyt kokoussuojaus
Tietoturva on tärkeä osa kokouksia varsinkin, kun kokousten määrä on noussut ratkaisevasti. Teams Premiumissa voidaan ottaa käyttöön ns. päästä–päähän salaus, joka käyttää Teamsin tehokkaimpia salausominaisuuksia. Myös kokousmallit eli templatet liittyvät tietoturvaan ja niiden avulla järjestelmänvalvojat voivat tehdä erilaisia kokousmalleja.
Esimerkiksi, jos halutaan kokousmalli ”erittäin salainen”, voi järjestelmänvalvoja luoda tällaisen mallin. Tällöin kokousta varattaessa voidaan varata ”erittäin salainen” -kokousmalli, jonka tietoturvaominaisuudet ovat kovinta luokkaa. Loppukäyttäjän ei tarvitse itse tehdä kokousasetuksissa muutoksia, vaan kokouksesta on automaattisesti luotu mahdollisimman tietoturvallinen.
Teams Premium -lisenssin käyttäjien kokouksissa on mahdollista ottaa käyttöön vesileimat. Vesileimat ehkäisevät tietovuotoja. Premiumissa voidaan lisäksi ottaa myös muita digitaalisia suojauskeinoja: tallennusoikeuden rajoittaminen ja muut kokousasetukset, joiden avulla voidaan lisäsuojata keskustelujen yksityisyyttä.
Microsoft 365 E5 -asiakkaat, joilla on kehittyneimmät suojausvaatimukset, voivat hyödyntää olemassa olevia Microsoft Purview Information Protectionin luottamuksellisuustunnisteita oleellisten kokousasetusten automaattisessa käytössä.
Se helpottaa suojattujen kokousten järjestämistä edelleen: valitset vain jonkin luottamuksellisuustunnisteista, joita olet käyttänyt aiemmin Microsoft 365:ssä, ja anna automatiikan huolehtia lopusta. Yhteensopivuuden järjestelmänvalvojat voivat muokata olemassa olevia tunnisteita Tietoturva- ja yhteensopivuuskeskuksessa ja määrittää kokousasetukset, joita käytetään, kun tunnistetta käytetään kokouksessa.
Lue myös
Elisa Microsoftin vuoden 2023 kumppani Suomessa
Elisa ja Microsoft tuovat tekoälyn tukemaan liiketoimintaa
Solutions Partner for Microsoft Cloud -tunnustus Elisalle
Elisan vahva Azure-osaaminen tuo etuja asiakkaalle
Kaikki artikkelitKirjoittanut
