Työtapaturma saattaa sattua kenelle vain – työskentelitpä sitten avolouhoksella tai avokonttorissa. Työtapaturmavakuutus on osa suomalaisten sosiaaliturvaa: laki määrää, että työntekijät on vakuutettava turmien varalta.
Se määrää myös, että velvollisuuden noudattamista on valvottava. Valvonnasta vastaa Työtapaturmavakuutuskeskus (TVK).
Suomessa on yli 350 000 yritystä. Miten on mahdollista valvoa, onko jokainen yli 1200 euroa vuodessa palkkaa maksanut yritys hoitanut työtapaturmavakuutuksensa kuntoon? Tämä lakisääteinen tehtävä on kuitenkin annettu Tapaturmavakuutuskeskukselle.
Vakuuttamisvelvollisuutensa laiminlyöneet työnantajat tunnistetaan rekisterien perusteella. Tämän jälkeen käynnistyy varsinainen laiminlyöntitapausten käsittelyprosessi, jota hallinnoidaan Haavi-tietojärjestelmän avulla.
Haavi auttaa TVK:n henkilöstöä hallinnoimaan valvontatapauksia vaiheittain etenevässä käsittelyprosessissa, ja automatisoi siihen liittyviä rutiineja. Haavia hallinnoivan TVK:n informaatio- ja valvontayksikön vetovastuussa on Mika Tynkkynen.
”Asiantuntijaorganisaatiomme arki toimii pitkälti tietojärjestelmien varassa – pienikin häiriö vaikuttaisi kaikkien toimintaan ratkaisevasti. Toiminnan ja yhteiskunnan vikasietoisuus on vähentynyt viime vuosina selvästi: pitkiin vasteaikoihin vain ei ole varaa.”
”Tämä korostuu etenkin, kun kyseessä ovat sosiaaliturvaan kuuluvat asiat, joissa on kyse lakisääteisistä velvoitteista ja kansalaisten oikeusturvasta”, Mika kuvailee TVK:n digitaalista toimintaympäristöä.
Laiminlyönnin tutkinta on monivaiheinen prosessi
Aiemmin TVK:ssa käsiteltiin työtapaturmavakuutusten laiminlyöntejä, jotka tulivat ilmi, kun viranomaiset ilmoittivat havainnoistaan, tai laiminlyönti paljastui tapaturman yhteydessä.
Vuoden 2016 alussa voimaan tulleen lakimuutoksen myötä TVK velvoitettiin aloittamaan työnantajien aktiivinen valvonta ja laiminlyöntitapauksien käsittely. Laiminlyönnistä aiheutuvat sanktiot määrää Valtiokonttori TVK:n esitysten perusteella.
”Jo yksittäiseen tapaukseen liittyy valtava määrä käsiteltäviä dokumentteja ja erilaisia kuulemiskierroksia. Jos laiminlyöntitapauksia käsiteltiin aiemmin maksimissaan 500 vuodessa, aktiivisen valvonnan myötä niitä tiedettiin tulevan käsittelyyn tuhansia monimutkaistuvassa prosessissa. Oli selvä, että valvontaan tarvittiin tietojärjestelmä, joka pitää valvontaprosessin kasassa”, Mika kertoo.
Suunnittelu startattiin tyhjästä
Koko valvontatoimintoa ja sitä tukevan järjestelmän vaatimuksia lähdettiin suunnittelemaan käytännössä puhtaalta pöydältä. TVK:n kumppaniksi järjestelmän toteuttamiseen valikoitui Elisan IT-yksikkö, jonka kanssa oli tehty yhteistyössä jo kaksi muuta järjestelmää. Toinen niistä on vakuutusrekisteri, joka valmistui juuri ennen Haavi-projektin aloittamista, ja toimii Haavin toiminnan perustana.
”Haasteemme oli, ettei valvontatietojärjestelmälle ollut olemassa esikuvaa, ja valvontaprosessin tarpeet olivat ainutlaatuiset. Olen ollut vuosien varrella aika monenlaisessa hankkeessa mukana, ja tähän mennessä parhaiten toteutettu määrittelytyö on nyt tehty tässä projektissa Elisan kanssa. Oli yhteinen intressimme määritellä mahdollisimman hyvin, mitä olemme Haavi-järjestelmältä hakemassa.”
Yksi henkilö tekee ainakin kymmenen työt
Haavi valmistui pitkälle suunnitelmien mukaan kahdeksassa kuukaudessa vuoden 2016 aikana. Järjestelmä on ehdoton perusedellytys laajamittaiselle valvonnalle ja sen myötä paljastuvien, jopa tuhansien tapausten käsittelylle.
Valvonnan lähtökohtana on TVK:n hallinnoiman vakuutusrekisterin ja verohallinnon rekisteritietojen vertailut eli laajamittaiset valvonta-ajot, joissa ajetaan näitä rekisteritietoja ristiin.
Ensimmäisessä, kesällä 2016 toteutetussa valvonta-ajossa epäilyjä löytyikin peräti 40 000. Moni niistä osoittautui kuitenkin turhaksi: kyseessä oli esimerkiksi väärin ilmoitetut yrittäjän omat palkat.
”Tietojärjestelmässä tärkeintä on laadukas ja järkevä työn tekeminen. Haavi on selkeä järjestelmä, joka vähentää prosessista inhimillisten virheiden mahdollisuuksia. Se mahdollistaa tarvittaessa myös joustavan töiden siirron tekijältä toiselle.
Nyt Haavia käyttää yksi päätoiminen käsittelijä – jos työ tehtäisiin manuaalisesti, se vaatisi vähintään 10 työntekijää. Ilman Haavia laiminlyönteihin puuttumisen kynnys täytyisikin nostaa paljon korkeammalle”, Mika toteaa.
Laiminlyönnit vähenemään päin
Haavi on siis tärkeä osa TVK:n toteuttamaa valvontaa ja siten samalla tärkeä osa kansallista harmaan talouden torjuntaa. Monella eri tasolla tapahtuva sinnikäs työ harmaata taloutta vastaan, mukaan lukien tilaajavastuulaki, on alkanut tuottaa tulosta.
Aiemmin työtapaturmavakuutuksen laiminlyöntejä tuli vastaan isommissakin yrityksissä – nyt ne ovat jo harvinaisia, ja ongelma tuleekin vastaan pääasiassa pienissä yrityksissä.
Mikalla on takanaan melko monta tietojärjestelmä- ja sovelluskehityshanketta. Kysytään vielä kokeneelta konkarilta mikä on onnistuneen lopputuloksen salaisuus?
Hänen mukaansa kolme tärkeintä näkökulmaa ovat:
- Huolellinen määrittely. Tilaajan on mietittävä tarkoin jo tarjouspyyntövaiheessa, mitä ollaan ostamassa. Kun määrittelyn tekee kunnolla, säästyy projektin aikana paljon aikaa ja rahaa.
- Realistinen riskienhallintasuunnitelma. Palveluntuottajalta on vaadittava uskottavaa kuvausta projektin toteutuksesta ja resursseista. Kriittisten tietojärjestelmien kanssa ei ole mahdollista ottaa riskejä.
- Laadullinen tieto päätöksenteon tukena. Päätöksiä ei kannata tehdä pelkästään numeroiden perusteella. Myös kumppaniin liittyvillä laadullisilla tekijöillä, kumppanin tuntemuksella ja jopa intuitiolla on merkitystä.
Haavi-valvontatietojärjestelmän rakentaminen ei jääne viimeiseksi TVK:n ja Elisan yhteisprojektiksi.
”Kokemusperäisesti sitä aina odottaa, että jotain tapahtuu. Tässä ongelmia tuli vastaan hämmästyttävän vähän – ja pienistä vastoinkäymisistäkin päästiin hyvällä fiiliksellä eteenpäin. Elisalla on hyviä tyyppejä, joiden kanssa on mukava tehdä yhteistyötä. Asiat sujuvat ammattimaisesti”, Mika Tynkkynen kiittää.
Tutustu: Elisan sovelluspalvelut
Lue myös
Näkökulma: Sovelluskehityksen ostamisen vaikeudesta
DevOps on ketteryyden uusi määritelmä
Tulevaisuuden ICT tarvitsee vahvoja kumppanuuksia
Sovelluskehitystä Microsoftin ja Elisan valmiskomponenteilla: case Porokolari-sovellus
Kaikki artikkelit